Kalendarz

Samouczek wideo, #2
Konfiguracja modułu
Harmonogram zadań
użytkownicy
Wydarzenia w kalendarzu
Eksportuj i importuj zdarzenia kalendarza
filtry
Szybki edytor zadań
Role i uprawnienia
sytuacje narożne

Wtyczka kalendarza to kalendarz przeciągania i upuszczania, który pokazuje wszystkie spotkania, zadania do wykonania, planowane zasoby, frekwencję i wpisy czasu spędzonego. Szybko staje się najczęściej używaną wtyczką przez naszych klientów, ponieważ daje ostateczny i natychmiastowy przegląd tego, co dzieje się zarówno zwykłym pracownikom, jak i menedżerom. Kalendarz można dodać do dowolnego pulpitu osobistego, takiego jak strona główna. Aby dodać Kalendarz na swoją stronę główną, stronę projektu lub inną spersonalizowaną stronę, po prostu przejdź do trybu edycji strony (przycisk "Dostosuj tę stronę"), dodaj moduł o nazwie "Kalendarz" i zapisz stronę.

 

Konfiguracja modułu

W konfiguracji modułu masz możliwość przełączania się między rolami osobistymi i menedżerskimi z różnymi uprawnieniami. Wystarczy kliknąć ikonę ołówka w prawym górnym rogu modułu, aby otworzyć okno ustawień. Jeśli jesteś Menedżerem, możesz po prostu wybrać dowolnego użytkownika i przydzielić zadanie za pomocą przeciągania i upuszczania, a tym samym użyć Kalendarza, aby optymalnie alokować zasoby swojego zespołu. Jeśli wybierzesz opcję Osobiste, możesz używać Kalendarza do planowania zadań tylko we własnym kalendarzu, a nie dla innych użytkowników. Ponadto bezpośrednio z tego miejsca możesz edytować zakres wyświetlania (w tym opcję pokazywania/ukrywania weekendów), a także użytkowników i grupy oraz filtry. W opcjach „Sortuj” możesz ustawić kryteria sortowania zadań w lewej kolumnie. Aby zaimportować kalendarz, użyj przycisku „Dodaj kalendarz zewnętrzny” w prawym dolnym rogu.

 

Harmonogram zadań

Lista zadań w lewej kolumnie zawiera wszystkie zadania ważne dla kryteriów filtrowania zdefiniowanych w konfiguracji modułu (lub zastosowanych ręcznie za pomocą tagów filtrów). Możesz po prostu zaplanować zadania w lewej kolumnie, przeciągając je i upuszczając w kalendarzu. Przeciągając zadanie z lewej kolumny do kalendarza, domyślnie zostanie na to zadanie przydzielona 1 godzina. Jeśli zadanie ma krótszy pozostały szacowany czas, domyślnie zostanie przydzielone tylko pół godziny. Kiedy zmienisz swoje oczekiwania dotyczące szacowanego czasu, po prostu przeciągnij dolną część i zmodyfikuj ją według własnego uznania. Legenda pod kalendarzem pozwala na włączenie wyświetlania tylko określonych jednostek w kalendarzu, podczas gdy wyłączone są ukryte.

Aby szybko zmienić szacowany czas zadania, po prostu kliknij liczbę godzin wyświetlaną w prawej kolumnie dla każdego zadania, a następnie wprowadź nową wartość. Opcja zmiany wartości pojawia się tylko wtedy, gdy pole „Szacowany czas” nie jest ustawione jako „tylko do odczytu” w przepływie pracy. Zmiana zostanie natychmiast zapisana. Liczba godzin pokazana w lewej kolumnie to pozostały czas zadania do zaplanowania, tj. Szacowany czas pomniejszony o spędzony czas i już zaplanowane godziny (są one pobierane z ręcznie ustawionych rezerwacji).

Upewnij się, że Twoje zadanie jest zaplanowane między datą rozpoczęcia a terminem. Ten obszar jest oznaczony w Kalendarzu na zielono, a niedostępny obszar jest oznaczony na czerwono po przeciągnięciu zadania i przytrzymaniu. Jeśli upuścisz zadanie w czerwonym obszarze, pojawi się komunikat o błędzie. Godziny poza aktywnym kalendarzem czasu pracy są również uważane za część czerwonego obszaru, dzięki czemu żaden użytkownik nie może mieć zaplanowanych zadań poza jego standardowymi godzinami pracy. Wszelkie działania użytkownika dotyczące zadań są zapisywane automatycznie.

Informacja o czasie trwania widoczna w już zaplanowanych zadaniach (skrzynkach kalendarza) reprezentuje czas trwania zadania w tym konkretnym dniu, który może nie odpowiadać czasowi trwania (szacowanemu czasowi) zadania (ponieważ może być zaplanowane w częściach dla więcej dni). Aby wydłużyć lub skrócić czas trwania zadania w widoku dziennym/tygodniowym kalendarza, po prostu przesuń dolną granicę zadania w górę i w dół za pomocą lewego przycisku myszy. Klikając prawym przyciskiem myszy przydzielone godziny zadania bezpośrednio na osi czasu Kalendarza, pojawia się okno Zadania, które pozwala ręcznie dostosować czas „Rozpoczęcia > Końca” czasu trwania zadania w danym dniu. To wyskakujące okienko jest alternatywą dla prostego przeciągania i upuszczania zadania bezpośrednio na osi czasu, jednak niektórzy użytkownicy mogą zamiast tego preferować taki sposób.

Aby zmienić widok czasu w kalendarzu, użyj odpowiedniej listy rozwijanej tuż nad kalendarzem (dzisiaj, dzień, tydzień, miesiąc, rok, program). W widoku roku w danym momencie mogą być wyświetlane tylko działania jednego użytkownika. Widok Plan zawiera dziennik wszystkich zaplanowanych działań i ich dat.

Równie łatwo możesz również modyfikować atrybuty zadań. Wystarczy kliknąć zadanie w kalendarzu, aby wyświetlić edytor szybkich zadań. Tutaj możesz również zarejestrować spędzony czas, skomentować zadanie lub usunąć zadanie z kalendarza.

Lista zadań, które można przydzielić, nie wyświetla celowo zadań, których szacowany czas został przekroczony przez czas spędzony, co oznacza, że ​​nie mogą podać żadnych godzin, które można przydzielić, a zatem są nieistotne dla Kalendarza. Te zadania są nazywane zadaniami, których nie można przydzielić, a informacje o ich ilości można wyświetlić bezpośrednio pod listą zadań, które można przydzielić.

 

użytkownicy

Po kliknięciu ikony koła zębatego w prawym górnym rogu modułu, tuż nad listą zadań pojawia się rozwijana lista z wyborem użytkowników, umożliwiająca łatwe dodawanie wybranych użytkowników do Kalendarza poprzez kliknięcie w ich nazwy. Wybrani użytkownicy pojawiają się tuż nad kalendarzem w postaci nazwanych przycisków. Pojedyncze kliknięcie przycisku oznacza użytkownika, dzięki czemu można mu przypisać zadania. Podwójne kliknięcie pokaże tylko zadania, spotkania itp. tego konkretnego użytkownika (jak filtr). Aby usunąć użytkownika z zaznaczenia, po prostu kliknij ikonę kosza obok jego nazwy. Aby aktywować konkretnego użytkownika, wystarczy kliknąć przycisk z jego nazwą.

W danym momencie aktywny może być tylko jeden użytkownik (oznaczony zieloną ramką i symbolem „zaznaczenia” obok jego nazwy), co oznacza, że ​​każde zadanie przeciągnięte z lewej kolumny i upuszczone do kalendarza zostanie przypisane i zaplanowane tylko do aktualnie aktywnego użytkownik. Uważaj, aby przed zaplanowaniem zadania aktywny był właściwy użytkownik. W przeciwnym razie zadanie automatycznie zmieniłoby przydział i harmonogram na kalendarz niewłaściwego użytkownika. Bieżącego cesjonariusza można rozpoznać po ikonie użytkownika w polu każdego zadania.

 

Wydarzenia w kalendarzu

Kalendarz zawiera kalendarz spotkań, co oznacza, że ​​możesz łatwo utworzyć nowe spotkanie, a także nowe zadanie, frekwencję lub aktywność bezpośrednio z tego miejsca. Wystarczy kliknąć, przytrzymać i przesunąć lewy przycisk myszy na puste miejsce w kalendarzu (dla aktywności intraday) lub po prostu kliknąć na konkretny dzień w widoku dnia/tygodnia (dla aktywności całodniowej), a następnie zwolnić przycisk i wybrać w wyskakującym okienku, jaki rodzaj encji chcesz utworzyć (spotkanie, zadanie, obecność). Gdy zaplanujesz różne rodzaje encji (np. spotkanie + obecność) dla tego samego przedziału czasowego, spowoduje to powstanie 3 wzajemnie nakładających się pól w widoku kalendarza.

Rekordy obecności w Kalendarzu są widoczne tylko wybiórczo, podobnie jak w Kalendarzu spotkań. Rekordy obecności bez atrybutu „W pracy?” są również widoczne w Kalendarzu, Kalendarzu spotkań i Kalendarzu obecności. Jednak rejestry obecności z atrybutem „W pracy?” są widoczne tylko w Kalendarzu Obecności, ale nie w Kalendarzu ani Kalendarzu Spotkań. Głównym celem tych narzędzi jest raczej planowanie wydarzeń niż przegląd obecności, na którym z drugiej strony koncentruje się Kalendarz Obecności.

 

Eksport i import wydarzeń z kalendarza

Aby wyeksportować wydarzenia lub inne elementy ze swojego Kalendarza do innego kalendarza zgodnego z iCal, po prostu kliknij przycisk „Adres URL eksportu wydarzeń iCal” w prawym dolnym rogu. Spowoduje to otwarcie wyskakującego okienka o nazwie „URL dla Twojego kalendarza” z adresem URL, podobnie jak kod QR zawierający ten sam adres URL w celu szybszego kopiowania i wklejania. Dla każdego adresu URL możesz zdecydować, które podmioty należy uwzględnić w eksporcie, zaznaczając odpowiednie pola wyboru (spotkania i zapisy obecności są zaznaczone domyślnie, tylko zadania są opcjonalne). Następnie po prostu wklej wygenerowany link eksportu do pola importu docelowego kalendarza zgodnego z iCal.

Aby zaimportować zewnętrzny kalendarz zgodny z iCal do kalendarza Easy Redmine, otwórz ustawienia modułu Kalendarz » Kalendarze zewnętrzne » kliknij przycisk „Dodaj kalendarz”. W formularzu należy wpisać nazwę kalendarza oraz link URL do pliku *.ics (link URL można uzyskać od dostawcy zewnętrznego kalendarza zgodnego z iCal).

Aby uzyskać więcej informacji, sprawdź Synchronizacja iCal.

 

filtry

Jeśli chcesz uchylić domyślną widoczność zadań pokazanych w lewej kolumnie, użyj "filtry"menu w tym celu. Menu jest ukryte za ikoną koła zębatego w prawym górnym rogu modułu. Kliknięcie na ikonę dyskietki obok niego przekieruje do opcji zapisania filtru. Filtry można zapisać jako tagi w nagłówek (lewy górny róg), co ułatwia zastosowanie prawego filtra jednym kliknięciem.

 

Szybki edytor zadań

Szybki edytor zadań umożliwia przeglądanie i/lub edycję wszystkich ważnych danych związanych z konkretnym zadaniem w wyskakującym okienku na jednym ekranie, eliminując potrzebę otwierania zadania w osobnej zakładce. Jest to więc jak zwięzły widok wszystkiego, co zwykle można znaleźć pod różnymi zakładkami, kolumnami lub przyciskami normalnego widoku zadań. Co najważniejsze, edytor szybkich zadań jest niezwykle szybki i łatwy w użyciu, a jego głównym celem jest oszczędność czasu podczas wykonywania standardowych zadań. Aby otworzyć edytor szybkiego zadania określonego zadania z Kalendarza, po prostu kliknij samo zadanie.

Poniżej znajduje się wygląd Edytora szybkich zadań. Jak widać, menu paska bocznego zawiera przyciski do szybkiego przechodzenia do wymaganych atrybutów zadań, które chcesz sprawdzić lub edytować, a mianowicie szczegółów, opisu, komentarzy, załączników, spędzonego czasu, współpracowników, tagów, podzadań, zadania nadrzędnego i powiązanych zadań.

Oczywiście, szybki edytor zadań zdecydowanie nie jest pasywnym widokiem, ale jest w pełni interaktywny, więc możesz szybko edytować każdy z tych widocznych atrybutów zadania lub dodać brakujący tekst, klikając po prostu w odpowiednim obszarze na ekranie.

 

Role i uprawnienia

Role i uprawnienia wtyczki są wspólne z tymi z Easy Gantt i Resource Management i można je edytować w Administracja → Role i uprawnienia → wybierz rolę użytkownika → Easy Gantt i zarządzanie zasobami i kalendarz. Ponadto niektóre uprawnienia mogą być definiowane przez ustawienia przepływu pracy, na przykład pola tylko do odczytu nie mogą być zmieniane z poziomu Kalendarza.

Użytkownicy bez uprawnień do przeglądania zadań (można to zmienić w Administracja > Role i uprawnienia > Śledzenie zadań) mogą również zobaczyć moduł Kalendarz, w tym wszelkie zadania na osi czasu, ale nie mogą zobaczyć nazw zadań ani kliknąć, aby zobacz szczegóły zadania. Dla takich użytkowników wszystkie zadania są po prostu anonimowe. Spotkania w Kalendarzu są widoczne dla użytkowników w zależności od dozwolonej widoczności typu użytkownika, który uczestniczy w spotkaniu. Widoczność typów użytkowników można zmienić w Administracja > Typy użytkowników > Opcje widoczności.

 

sytuacje narożne

• Zadania przypisane do grup nie są obsługiwane przez Kalendarz, więc podczas próby ich zaplanowania mogą wystąpić problemy z znikaniem zadań grupowych w Kalendarzu.
• Ustawienie „Zakres wyświetlania” w Kalendarzu i Kalendarzu czasu pracy nie może być ustawione na północ (np. 22:00 - 06:00), w przeciwnym razie żadne dane nie będą wyświetlane.

Jaki wpływ na zachowanie Kalendarza mają osobiste strefy czasowe użytkowników:

• Działalność sprzedażowa (wycofana z wersji 11) - Kiedy czynność sprzedażowa jest tworzona za pomocą Kalendarza, czas czynności musi być wybrany w domyślnej strefie czasowej aplikacji. Jednak po utworzeniu działania sprzedażowego każdy użytkownik widzi je w swojej osobistej strefie czasowej ustawionej w profilu użytkownika. Dlatego jeśli osobista strefa czasowa użytkownika różni się od domyślnej strefy czasowej aplikacji, ten konkretny użytkownik widzi tę samą aktywność w innym czasie. Kiedy działanie sprzedażowe jest tworzone razem ze spotkaniem, zaplanowany czas spotkania jest zawsze wyświetlany w domyślnej strefie czasowej aplikacji dla wszystkich użytkowników, niezależnie od ich osobistych stref czasowych.
• Frekwencja - Gdy rejestr obecności jest tworzony za pomocą Kalendarza, czas obecności należy wybrać w domyślnej strefie czasowej aplikacji. Jednak po utworzeniu rekordu obecności każdy użytkownik widzi go w swojej osobistej strefie czasowej ustawionej w profilu użytkownika. Dlatego jeśli osobista strefa czasowa użytkownika różni się od domyślnej strefy czasowej aplikacji, ten konkretny użytkownik widzi ten sam rekord obecności w innym czasie.
• Spotkanie - Kiedy nowe spotkanie jest tworzone przez Kalendarz, czas spotkania musi być wybrany w domyślnej strefie czasowej aplikacji. Jednak po utworzeniu spotkania każdy użytkownik widzi je w swojej osobistej strefie czasowej ustawionej w profilu użytkownika. Dlatego jeśli osobista strefa czasowa użytkownika różni się od domyślnej strefy czasowej aplikacji, ten konkretny użytkownik widzi to samo spotkanie w innym czasie.
• Zadanie - Zaplanowany czas zadania jest zawsze wyświetlany w domyślnej strefie czasowej aplikacji wszystkim użytkownikom, niezależnie od ich osobistych stref czasowych.