Easy DMS - system zarządzania dokumentami

DMS
dokument
workflow

Jak pracować z Easy DMS - systemem zarządzania dokumentami

Informacje dla administratorów IT można znaleźć na stronie GitHub.
Pakiet dla rodzajowego Redmine jest dostępny do pobrania tutaj.

Co jest łatwe DMS
Jakie są główne cechy Easy DMS
Jak skonfigurować wtyczkę
Jak utworzyć pola niestandardowe
Jak skonfigurować tagowania dokumentu
Jak skonfigurować role i uprawnienia
Jak aktywować Łatwy DMS nad projektem
Jak skonfigurować obieg Approval
Jak pracować z modułem Łatwy DMS
Jak wyświetlić działania związane z Easy DMS
Jak skonfigurować protokół WebDAV
Rozwiązywanie problemów z WebDAV

 

Co jest łatwe DMS

Easy DMS to system zarządzania dokumentami służący do śledzenia, zarządzania i przechowywania dokumentów oraz zmniejszania ilości papieru. Jest w stanie prowadzić rejestr różnych wersji utworzonych i zmodyfikowanych przez różnych użytkowników (śledzenie historii). Easy DMS jest dostępny jako oddzielna wtyczka do Easy Redmine. Ma na celu rozszerzenie obecnego modułu Dokumenty Easy Redmine. Easy DMS jest wyposażony w funkcję WebDAV, dzięki czemu możesz zarządzać swoimi dokumentami bezpośrednio z menedżera plików (takiego jak Eksplorator Windows) oprócz standardowego dostępu do sieci. Easy DMS jest przeznaczony dla wszystkich użytkowników, którzy muszą pracować z dokumentami.

 

Jakie są główne cechy Easy DMS

  • struktura katalogów
  • wersjonowanie dokumentów Historia / rewizji
  • Powiadomienia e-mail do katalogów i / lub dokumentów
  • zamek dokument
  • Multi (drag / drop w zależności od przeglądarki) upload / download
  • Wielu pobrania poprzez zip
  • Bezpośrednie powiązanie dokumentu lub dokument nie może wysyłać za pośrednictwem poczty elektronicznej
  • Konfigurowalny workflow zatwierdzenie dokumentu
  • Dokument inspekcji dostępu
  • Integracja z paszy działalności Łatwy w Redmine
  • Wiki makra do szybkiego łączenia zawartości
  • Pełen dostęp odczytu / zapisu funkcjonalność WebDAV
  • Opcjonalnie dokument treść pełny wyszukiwania
  • Dokumenty i pliki linki symboliczne
  • dokument tagging
  • Kosz na śmieci

 

Jak skonfigurować wtyczkę

Możesz skonfigurować wtyczkę w Więcej > Administracja > Wtyczki. Konfiguracja wtyczki jest dostępna po kliknięciu Konfiguruj.

Dostępne są następujące opcje (domyślna wartość w nawiasach kwadratowych):

  • Maksymalne pobieranie plików [0] Ogranicza maksymalną liczbę plików pobieranych w formacie ZIP lub wysyłanych pocztą e-mail. 0 oznacza nieograniczoną liczbę.
  • Maksymalny rozmiar załącznika wiadomości e-mail [0] Ogranicza maksymalny rozmiar pliku, który można wysłać pocztą e-mail. 0 oznacza nieograniczoną liczbę. Liczba jest w MB.
  • Katalog przechowywania plików [/ files / dmsf] Gdzie przesłane pliki będą fizycznie przechowywane.
  • Usunięcie pliku fizycznego [Nie] Czy pliki są fizycznie usuwane po ich usunięciu w interfejsie internetowym.
  • Domyślne powiadomienie o pliku [Wyłączone] Umożliwia ustawienie powiadomień dla każdego projektu.
  • Wyświetlaj powiadomionych odbiorców [Wyłączone] Po aktywowaniu użytkownik zostanie poinformowany o wszystkich odbiorcach właśnie wysłanego powiadomienia e-mail.
  • Format tytułu [''] - Format tytułu używany podczas pobierania dokumentu.
  • Działaj jako dołączane [Nie] - Ta funkcja umożliwia dołączanie dokumentów do zadań. Formularz nowego / edycji zadania zawiera obszar Przeciągnij i upuść do przesyłania dokumentów.

    Następujący wybór „Preferencje projektu” pojawi się w ustawieniach projektu na karcie DMS tylko wtedy, gdy powyższe pole wyboru jest zaznaczone w konfiguracji wtyczki.
  • Kolumny - Możesz wybrać, które kolumny będą widoczne w głównym widoku dokumentu. (Wszystkie pola niestandardowe są dostępne jako kolumny)
  • Od - Adres e-mail, z którego wysyłane są wiadomości e-mail z dokumentami.
  • Odpowiedź do - Adres e-mail dla pola odpowiedzi na wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną.
  • Tylko łącza - Wyślij linki tylko zamiast dokumentów.
  • Przechowuj dokumenty zablokowane - dokumenty zostaną zablokowane po zatwierdzeniu.
  • WebDAV [Aktywny] Po włączeniu WebDAV można znaleźć na http: //.../dmsf/webdav/ [identyfikator projektu]
  • Strategia Webdav [Tylko do odczytu] Umożliwia administratorowi określenie, czy WebDAV jest platformą tylko do odczytu lub do odczytu i zapisu dla użytkowników końcowych.
  • Katalog zawierający bazy danych Xapian [files / dmsf_index] Lokalizacja bazy danych przeszukiwania pełnotekstowego Xapian.
  • Stemming Language [język angielski] Język używany do tłumaczenia.
  • Strategia macierzysta [Pytanie brak] Kontroluje sposób, w jaki analizator składni zapytań zastosuje algorytm rozstrzygania. Wartością domyślną jest STEM_NONE. Możliwe wartości to:
    • STEM_NONE: Nie wykonywać żadnych wynikających.
    • STEM_SOME: Szukaj wynikała form względem wyjątkiem tych, które zaczynają się wielką literą, czy są przestrzegane przez niektórych znaków, lub stosuje się do podmiotów, które potrzebują informacji pozycyjnej. Wynikała terminy są prefiksem „Z”.
    • STEM_ALL: Szukaj wynikała formach wszystkich słów (uwaga: nie „Z” dodaje prefiks).
    • Należy zauważyć, że algorytm wynikający jest stosowana tylko do słów w polach probabilistycznych - wartość logiczna terminy filtry nigdy nie wynikało.

 

Jak utworzyć pola niestandardowe

Do dokumentów i folderów można zastosować pola niestandardowe. W Easy Redmine Administration znajduje się niestandardowe pole pozycji. Jeśli wybrano Nowe pole niestandardowe z paska narzędzi poleceń, dostępny jest nowy typ Easy DMS. Następnie istnieje wspólny formularz Nowe niestandardowe pole, w którym można określić nowe niestandardowe parametry pola.

 

Jak skonfigurować tagowania dokumentu

Aby korzystać z funkcji tagowania dokumentów, dodajmy nowe pole niestandardowe DMS o nazwie Tag jako listę z możliwymi wartościami określonymi zgodnie z Twoimi wymaganiami.

Po zapisaniu pola niestandardowego znajduje się ono w trybie edycji podczas przesyłania nowego dokumentu lub nowej wersji. Po prostu wybierz odpowiednią wartość tagu i zapisz.

 

Jak skonfigurować role i uprawnienia

Role i uprawnienia można skonfigurować w obszarze Więcej> Administracja> Role i uprawnienia. Dostępne uprawnienia związane z Easy DMS są następujące:

  • Zobacz DMS dostępy wersji plików
  • Zobacz wersjami plików DMS
  • przeglądaj dokumenty
  • Preferencje użytkownika Zakładka DMS jest włączona w ustawieniach projektu
  • Przeglądaj dokumenty Dokumenty można pobierać, wysyłać pocztą elektroniczną, kopiować i przenosić. Przepływ pracy z zatwierdzeniem jest dostępny.
  • Manipulowanie folderami Foldery można tworzyć, usuwać, edytować, blokować, odblokowywać. Powiadomienia e-mail można włączać i wyłączać.
  • Manipulowanie plikami Dokumenty można przesyłać, blokować, odblokowywać. Powiadomienia e-mail można włączać i wyłączać. Przepływy pracy zatwierdzania mogą być stosowane. Dowiązania symboliczne można tworzyć / usuwać.
  • Usuń dokumenty Pozwala na wejście do kosza i usuwanie / przywracanie dokumentów.
  • Wymuś odblokowanie pliku Członek może odblokować dokument zablokowany przez kogoś innego.
  • Zatwierdzenie pliku Włączanie / wyłączanie zatwierdzania przepływu pracy zatwierdzania dokumentów.
  • Zarządzaj przepływami pracy Karta Przepływ pracy z zatwierdzeniem jest włączona w ustawieniach projektu. Członkowie mogą definiować przepływy pracy zatwierdzania projektu.

 

Jak aktywować Łatwy DMS nad projektem

Zamawiam udostępnienie Easy DMS na projekcie, konieczne jest zaznaczenie odpowiedniego modułu w zakładce Moduły. Aby to zrobić, przejdź do ustawień> Moduły danego projektu> zaznacz pole wyboru „Easy DMS” i kliknij Zapisz. Zaraz po tym w górnym menu danego projektu pojawią się zakładki Łatwe DMS i Przepływy pracy zatwierdzania, jak pokazano poniżej. Każdy członek projektu z odpowiednimi uprawnieniami może ustawić powiadomienia e-mail dotyczące dokumentów DMS i folderów projektu.

 

Jak skonfigurować obieg Approval

To ustawienie umożliwia kierownikom projektów definiowanie przepływów pracy zatwierdzania. Funkcja przepływu zatwierdzania jako część Easy DMS umożliwia użytkownikom tworzenie łańcucha zatwierdzania do zatwierdzania dokumentów. Przepływ pracy zatwierdzania jest definiowany przez nazwę logiczną oraz przez przypisanych użytkowników - osoby zatwierdzające w określonej kolejności o określonej zależności. Każdy przepływ pracy zatwierdzania składa się z co najmniej jednego kroku zatwierdzania. Każdy krok zatwierdzania obejmuje jedną lub więcej osób zatwierdzających i ich zależności. Oznacza to, że możemy przypisać nowemu użytkownikowi zależność AND lub OR. Aby przejść do następnego etapu zatwierdzania, wymagane jest zatwierdzenie przez jedną lub wszystkie osoby zatwierdzające. Dzięki temu możemy w ten sposób zdefiniować szeregowy lub równoległy przepływ pracy.

Przepływy pracy zatwierdzania można konfigurować zarówno na poziomie globalnym, jak i na poziomie projektu. Ustawienia poziomu globalnego są dostępne w Więcej> Administracja> Przepływy pracy Zatwierdzanie. Tutaj można zdefiniować globalne przepływy pracy zatwierdzania dostępne we wszystkich projektach, jak pokazano poniżej. Ustawienia na poziomie projektu są dostępne w odpowiedniej zakładce w konkretnym projekcie z aktywnym modułem Easy DMS, jak wyjaśniono wcześniej.

Aby utworzyć nowy proces zatwierdzania, kliknij odpowiedni przycisk w prawym górnym rogu. Następnie należy wprowadzić nazwę nowego przepływu pracy zatwierdzania. Jeśli masz już utworzone przepływy pracy zatwierdzania, możesz skopiować jeden z nich do nowego, wybierając go z menu rozwijanego „Kopiuj przepływ pracy z”.

Kiedy wszystko jest wypełnione, kliknij przycisk Utwórz. Właśnie utworzony przepływ pracy pojawia się na liście przepływów pracy. Aby zmienić nazwę przepływu pracy lub zdefiniować kroki przepływu pracy, kliknij nazwę przepływu pracy. Następnie pojawi się formularz aktualizacji przepływu pracy. W górnej części formularza możesz zaktualizować nazwę przepływu pracy. Edytuj tam nazwę i kliknij przycisk Zapisz.

 

Za pomocą przycisku Nowy krok możesz wybrać jedno lub więcej zatwierdzeń i klikając przycisk ORAZ lub LUB, dodasz nowy etap zatwierdzania do końca lub wybierając istniejący krok z listy do istniejącego kroku.

Przykłady

Dodanie nowego etapu z jednym zatwierdzającej

  1. Wybierz użytkownika z listy.
  2. Wartość kroku pozostaje na wartości domyślnej Nowy krok.
  3. Dodaj nowy krok zatwierdzenia, klikając przycisk ADD.

Dodanie nowego etapu z więcej niż jednej osoby zatwierdzającej

  1. Wybierz dwa lub nawet więcej użytkowników z listy.
  2. Wartość kroku pozostaje na wartości domyślnej Nowy krok.
  3. Dodaj nowy krok, klikając przycisk ORAZ lub LUB, w zależności od relacji osób zatwierdzających w kroku.

Dodanie następnego zatwierdzającego do istniejącego kroku

  1. Wybierz użytkownika z listy.
  2. Zmień wartość kroku na liczbę kroków wychodzących.
  3. Dodaj nowy krok, klikając przyciski ORAZ lub LUB, w zależności od relacji nowego zatwierdzającego w kroku.

Później wychodzące kroki zatwierdzania można usunąć lub zmienić ich kolejność, klikając odpowiednie ikony obok zatwierdzeń kroków. Pamiętaj, że przepływ pracy jest zatwierdzany tylko po spełnieniu każdego kroku. Na przykład, jeśli masz jeden krok z dwoma zatwierdzającymi z operatorem LUB, wymagana jest tylko jedna akceptacja. Wręcz przeciwnie, jeśli masz dwa kroki z jednym zatwierdzającym na każdy krok, wymagane są dwa zatwierdzenia.

Ogranicza zatwierdzenie workflow

Usuwanie już używany zatwierdzenia przepływu pracy powoduje, że dokumenty, których pozostają w ostatnim stanie zatwierdzenia: przypisany Oczekiwanie na zatwierdzenie, zatwierdzenia lub odrzucenia, ale jest to niemożliwe, aby kontynuować w niewykończonym pracy. Dziennik zatwierdzenie jest niedostępny. Dokumenty z niedokończonym obiegu pozostanie zablokowana. W celu ponownego wykorzystania przepływu pracy lub w inny sposób aktualizacji dokumentu, konieczne jest, aby odblokować dokument, a następnie utworzyć nową wersję dokumentu albo przesyłając nową wersję dokumentu lub poprzez utworzenie nowej rewizji w szczegóły dokumentu.

W przypadku usuwania jednego z etapów określonego przepływu pracy, dokumenty podlegające usterce pozostają w ostatnim stanie dopuszczenia: Przypisany, Oczekiwanie na zatwierdzenie, zatwierdzony lub odrzucony. Jeśli są niedokończone etapy homologacji, możliwe jest, aby w dalszym ciągu w łańcuchu zatwierdzania. Brakujące krok jest pomijany. Jeśli dokument jest w stanie czeka na zatwierdzenie i po prostu usuwa krok był ostatni etap zatwierdzania, dokument pozostaje w stanie czeka na zatwierdzenie i to jest niemożliwe, aby kontynuować w zatwierdzaniu.

W przypadku dodawania lub zmiany kolejności jeden lub więcej etapów zatwierdzania do określonego przepływu pracy, dokumenty podlegające usterce pozostają w ostatnim stanie dopuszczenia: Przypisany, Oczekiwanie na zatwierdzenie, zaakceptowana lub odrzucona. Dodawane kroki nie są włączone do już przydzielonych przepływów pracy, a zatem nie mają wpływu na przypisanych workflow zatwierdzania. Zaktualizowana workflow znajduje odzwierciedlenie w dokumentach z obiegu przypisany po aktualizacji.

 

Jak pracować z modułem Łatwy DMS

dokumenty

Moduł Dokumenty pozwala przechowywać całą dokumentację związaną z projektem w jednym miejscu, posortować w foldery. Możesz włączyć moduł Dokumenty, przechodząc do karty Ustawienia → Moduły projektu. Zaznacz pole wyboru przed pozycją DMS, która jest funkcją Document Management System.

Na ekranie znajdują się dwa główne obszary: drzewo folderów i plików w górnej części ekranu, a obszar do przesyłania plików w dolnej części ekranu.

zarządzanie dokumentami

Dokumenty przechowywane są w folderach, które powinny mieć taką strukturę, która zapewni łatwą orientację w temacie. Struktura katalogów DMS obsługuje funkcję „przeciągnij i upuść” dla łatwego i szybkiego przeciągania dokumentów z jednego folderu do drugiego lub z jednego podfolderu do innego folderu nadrzędnego.

Nowy folder

Możesz utworzyć nowy folder, klikając przycisk „Utwórz folder” w prawym górnym rogu. Spowoduje to przejście do następującego ekranu:

Nowy folder zostanie utworzony jako podfolder w bieżącej lokalizacji w drzewie folderów. Wprowadź tytuł nowego folderu. Możesz dodać opis folderu przy użyciu różnych typów formatowania tekstu, takich jak nagłówki, listy, łącza do stron internetowych, dokumenty itp. Na koniec możesz wybrać role użytkownika, które będą miały dostęp tylko do tego folderu. Jeśli jesteś zadowolony z ustawień, kliknij przycisk Zapisz.

Nowy folder można również utworzyć, kopiując istniejący folder. Wyświetl listę folderów i wybierz folder do skopiowania. W prawym menu (lub klikając prawym przyciskiem myszy) tego folderu wybierz Kopiuj / Przenieś.

Wybierz projekt docelowy i folder docelowy. Kliknij przycisk Kopiuj.

Uprawnienia do folderów

W formularzu nowego folderu lub później w formularzu edycji możesz określić dodatkowe uprawnienia do folderu. Wybierając role i członków, możesz kontrolować dostęp do folderu.

Lista folderów

Każdy wiersz listy folderów zawiera:

  • nazwa folderu
  • data powstania, autor
  • Folder edit narzędzia
  • możliwość skasować folder
  • Flaga powiadomienie

Narzędzie do edycji używa tego samego formularza, który jest używany do tworzenia nowego folderu. Tutaj możesz zmienić tytuł i opis folderu. Możesz sortować foldery w kolejności alfabetycznej lub odwróconej kolejności alfabetycznej. Osiąga się to poprzez kliknięcie znaku strzałki na prawo od nazwy kolumny (nieposortowana, kolejność alfabetyczna, odwrócona kolejność alfabetyczna).

Narzędzia do zarządzania dokumentami

Kliknięcie prawym przyciskiem myszy określonego dokumentu w folderze DMS powoduje wyświetlenie menu kontekstowego z następującymi opcjami: Edytuj, Kopiuj / Przenieś, Połącz z, Zablokuj, Włącz powiadomienia, Przydział, Pobierz, E-mail, Edytuj zawartość, Usuń. Aby edytować dokument online w czasie rzeczywistym, konieczne jest zainstalowanie pakietu Microsoft Office, ponieważ funkcja ta nie jest kompatybilna z innymi aplikacjami biurowymi (w tym LibreOffice).

Filtracja

Jeśli nie masz pewności, jaka jest nazwa folderu, możesz spróbować zastosować słowo kluczowe. Przejdź do pola Filtr znajdującego się w prawym górnym rogu i zacznij wpisywać słowo kluczowe.

zostaną wyświetlone tylko te foldery z tytułami, które zawierają daną sekwencję liter. Jak można kontynuować pisanie, mniej foldery pozostają.

Tagging

Jest predefiniowaną listę tagów. Jeśli wybierzesz znacznik z listy, nie będą wyświetlane dokumenty i foldery oznaczone tylko tego tagu. Aby wyczyścić filtr znacznika i wyświetlić wszystkie dokumenty i foldery ponownie po prostu wybrać pustą pozycję na liście.

Pobierz

Powiedzmy, że chcesz pobrać całą zawartość folderu o nazwie „Szkolenie”. Zaznacz pole wyboru przed tytułem folderu, a następnie kliknij przycisk Pobierz (można go wywołać prawym przyciskiem myszy lub nad menu na końcu wiersza folderu): Cała zawartość folderu zostanie spakowana w jeden plik i zapisane na dysku twardym.

E-mail

Możesz przesłać treść folderu do swojego partnera. Zaznacz pole wyboru przed tytułem folderu, a następnie kliknij przycisk E-mail. Cała zawartość folderu zostanie spakowana do jednego pliku. Zostaniesz poproszony o wypełnienie adresu e-mail odbiorcy, temat i możesz dodać fragment tekstu wyjaśniający, co wysyłasz. Spakowane pliki są dołączane automatycznie. Należy jednak zachować ostrożność przy wysyłaniu całej zawartości folderu, ponieważ jego rozmiar może przekroczyć limity wiadomości e-mail, a wiadomość e-mail może nie zostać dostarczona!

Przed wysłaniem możesz sprawdzić załącznik, klikając łącze URL Dokuments.zip. Jeśli pole wyboru Tylko łącza jest zaznaczone, łącza URL załączonych dokumentów zostaną zamiast tego dołączone do treści wiadomości e-mail.

Usuwanie folderu

Możesz usunąć folder, klikając przycisk Usuń w prawym menu (lub klikając prawym przyciskiem myszy). Aby usunąć więcej folderów jednocześnie, zaznacz pola wyboru przed tytułami folderów, a następnie kliknij przycisk Usuń w menu kontekstowym (klikając prawym przyciskiem myszy). Możliwe jest również usunięcie folderu z dokumentami, czyli niepustego folderu. Możliwe jest również usunięcie folderu z dokumentami, czyli niepustego folderu.

Dodaj dokumenty

Kiedy już swoją strukturę folderów skonfigurować można rozpocząć wypełnianie go z plikami. Można, oczywiście, dodać nowy folder w dowolnym momencie później.

Nowe materiały można dodać w dwóch sposobów:

  1. używając metody przeciągnij i upuść - przeciągasz i upuszczasz pliki, które chcesz dodać do obszaru o nazwie Prześlij; tylko dla plików o rozmiarze <100 MB; nie działa w przeglądarce Internet Explorer, otwiera dokument zamiast dodać go do listy
  2. kliknij przycisk „Nowy plik” znajdujący się w prawym górnym rogu, a następnie wyszukaj plik

Zobaczysz listę wszystkich gotowych do-dodawanych plików. Każda linia zawiera:

  • nazwa pliku
  • status
  • rozmiar pliku
  • możliwość, aby usunąć plik z listy

Możesz dodać do 20 plików podczas jednego przesyłania. W przypadku plików przez 2GB musisz mieć przeglądarkę 64b. Jeśli nie masz przeglądarki 64b, użyj narzędzia do archiwizacji, takiego jak ZIP lub RAR i skompresuj, a następnie podziel oryginał na mniejsze archiwa przed przesłaniem. Gdy wszystkie pliki są gotowe do przesłania do folderu, kliknij przycisk Rozpocznij przesyłanie. Zobaczysz zmianę statusu przesyłania. W razie potrzeby możesz zatrzymać przesyłanie, klikając przycisk Zatrzymaj przesyłanie.

Można dostosować wielkość obszaru przez przeciągnięcie dolną linię w górę iw dół.

Gdy pliki zostaną załadowane, pojawi się ekran podobny:

Tutaj możesz zmienić tytuł pliku, dodać opis i komentarz oraz przypisać odpowiednią wersję. Możesz także wybrać odpowiedni tag z predefiniowanej listy. Gdy będziesz zadowolony, kliknij przycisk Zatwierdź. Jeśli dokument o tej samej nazwie pliku już istnieje w bieżącym folderze, automatycznie zostanie zaoferowana nowa wersja dokumentu.

Nieprawidłowe znaki w nazwach dokumentów: „\ [\] \ / \ \ \? ": <> #% \ * '

Maksymalny rozmiar załącznika dokumentu jest ograniczony poprzez ustawienie maksymalnego rozmiaru załącznika w menu Więcej »Administracja» Ustawienia »Pliki» Maksymalny rozmiar załącznika.

Dokumenty linki

Nie jest możliwe, aby utworzyć łącze do innego dokumentu lub folderu z tego samego lub innego folderu w tym samym lub innym projekcie. Linki zachowują się tak, jakby działa bezpośrednio na dokumencie docelowym lub folderu. Oznacza to na przykład, że jeśli pobrać lub wysłać link, odwołanie plik jest wysyłany do użytkownika.

Jeśli dokument docelowy zostanie usunięty lub przeniesiony użytkownik będzie ostrzegać o istniejących powiązań i te linki będą automatycznie usuwane.

Tworzenie łącza w bieżącej lokalizacji do innego pliku lub folderu

Na pasku narzędzi polecenia znajduje się polecenie "Link od" w formularzu szczegółów dokumentu lub folderu. Po kliknięciu tej ikony pojawi się nowy formularz Nowy link do dokumentu. Użytkownik powinien wybrać projekt źródłowy, folder i opcjonalnie dokument jako cel tworzonego właśnie łącza.

Wewnętrzne

Pozostawić do tworzenia linków do obiektów DMS.

Zewnętrzny

Pozostawić do tworzenia linków do obiektu zewnętrznego za pomocą swojego adresu URL.

Tworzenie łącza z bieżącego pliku lub folderu do innego folderu

Pojawi się nowe polecenie "Link do" na pasku narzędzi poleceń w widoku głównym. Po kliknięciu tej ikony pojawi się nowy formularz Nowy link do dokumentu. Użytkownik powinien wybrać projekt docelowy i folder, w którym zlokalizowany będzie właśnie tworzony link.

Wykaz dokumentów

Pliki są dodawane do folderu:

Zobaczysz tytuły i nazwy plików, ich rozmiar, datę ostatniej modyfikacji, wersję, stan przepływu pracy oraz kto je dodał (autor). Ponadto możesz blokować lub usuwać pliki. Przeniesienie dokumentu tworzy nową wersję, której autorem jest użytkownik, który przeniósł dokument. Dlatego autor dokumentu jest zmieniany na bieżącego użytkownika zgodnie z ostatnią wersją.

Symbole i ich znaczenie:

    szczegóły pliku

    blokuj, aby zapobiec zmianom dla innych członków

    odblokuj, aby umożliwić zmiany innym członkom

    usunąć plik

    powiadomienia nieaktywne: aktywuj (tylko menedżer projektu lub administrator)

    powiadomienia aktywne: dezaktywuj (tylko kierownik projektu lub administrator)

    proces zatwierdzania

szczegóły dokumentu

Jeśli klikniesz symbolem, można dostać się do strony ze szczegółowymi informacjami na temat pliku.

Widzisz historię pliku, jego wersje i pracy. Można pobrać starsze wersje klikając odpowiedni znak. Możesz pokazać / ukryć wpisy dotyczące pobierania i wiadomości e-mail, klikając ikonę. Możesz usunąć konkretną wersję, klikając ikonę. Plik można skopiować lub przenieść do innego folderu lub nawet projektu, klikając ikonę. Następnie należy wybrać folder docelowy i projekt. Plik jest kopiowany lub przenoszony przez kliknięcie odpowiedniego przycisku Kopiuj lub Przenieś.

Jako kierownik projektu można również zobaczyć statystyki dotyczące kto, kiedy i ile razy został pobrany poszczególne wersje.

Możesz dodać nową wersję, klikając znak plus + obok tytułu Nowa wersja u góry strony. Pojawi się następujący ekran:

Można zmienić tytuł, opis i dodać nowy komentarz. Jeśli dodać nowy plik (New Content), nowa wersja zostanie automatycznie przypisany do niego. Może to być drobne wersja (jeśli poprzednia wersja była x.1, nowa wersja będzie x.2; zwykle niewielkich zmian w dokumencie) lub główną wersję (jeśli poprzednia wersja była 1.x, The nowa wersja będzie 2.0; zazwyczaj na rozległych zmian w dokumencie).

Po zakończeniu wszystkich ustawień dokumentu kliknij przycisk Utwórz i zostanie dodana nowa wersja.

Powiadomienia

Menedżer projektu lub Administrator może włączyć / wyłączyć powiadomienia dla każdego folderu dokumentu lub dokumentu. Jeśli flaga powiadomienia jest włączona, wiadomość e-mail z powiadomieniem jest wysyłana do wszystkich odbiorców wiadomości e-mail po zmianie stanu dokumentu (utworzenie, zmiana, zatwierdzenie). Odbiorcy wiadomości e-mail są pobierani z listy członków projektu. Uwzględniane są ustawienia powiadomień e-mail poszczególnych użytkowników.

Jeśli flaga powiadomienia jest ustawiona na folderze, powiadomienia e-mail są wysyłane, jeśli stan dokumentu ulegnie zmianie w pod-hierarchii folderu.

Proszę pamiętać, że wszystkie powiadomienia e-mail powiązane z Easy DMS są wysyłane zarówno dla planowanych przedsięwzięć i projektów w realizacji. Wręcz przeciwnie, powiadomienia e-mail powiązane z innymi podmiotami w łatwych Redmine nie są wysyłane dla planowanych projektów.

Istnieje kilka sposobów włączania / wyłączania powiadomień e-mail od DMS:

  1. Ustawienia wtyczek - W ustawieniach wtyczki możesz określić, czy powiadomienia są włączone czy wyłączone dla nowo utworzonych katalogów. Jest to opcja „Domyślne powiadomienia o pliku”, którą można ustawić na Aktywowane X Dezaktywowane.
  2. Ustawienia projektu - W ustawieniach projektu znajduje się zakładka Dokumenty, a wewnątrz znajduje się opcja Powiadomienia: Domyślne (bez zmian) X Aktywowane (chcę otrzymywać powiadomienia nawet wtedy, gdy są wyłączone) X Dezaktywowane (nie chcę otrzymywać powiadomień nawet wtedy, gdy są włączone). Jest to ustawienie dla aktualnie zalogowanego członka projektu.
  3. Ustawienia książki adresowej - Dla każdego katalogu znajduje się ikona aktywacji, odpowiednio dezaktywująca powiadomienia.
  4. Ustawienia dokumentu - Dla każdego dokumentu znajduje się ikona aktywacji, odpowiednio dezaktywująca powiadomienia.
  5. Ustawienia użytkownika - W profilu użytkownika każdy może ustawić powiadomienia, które chce otrzymywać.

Zatwierdzenie workflow

Stan przepływu pracy zatwierdzania jest wskazywany przez stan przepływu pracy w kolumnie Przepływ pracy. Stan początkowy to Brak, po przypisaniu przepływu pracy zatwierdzania stan zmienia się na Przypisany.

Aby rozpocząć już przypisany proces zatwierdzania, kliknij przycisk Start w menu kontekstowym.

W przypadku stanu przepływu pracy nie są wyświetlane obok zatwierdzających.

Proces workflow zatwierdzenie

Sam proces jest wyraźnie opisany na schemacie poniżej.

A teraz krok po kroku:

1. Przypisz istniejący przepływ pracy zatwierdzania do wybranego dokumentu, klikając ikonę:    

Następnie pojawi się formularz zadawania prac:

Wszystkie przepływy pracy projektu i globalnego zatwierdzania są wybierane. Wybierz przepływ pracy i kliknij przycisk Prześlij. Wybrany przepływ pracy jest przypisany do dokumentu.

2. W następnym kroku przydzielony przepływ pracy należy uruchomić, klikając ikonę:    

3. Po uruchomieniu przepływu pracy od wszystkich osób zatwierdzających na poszczególnych etapach oczekuje się zatwierdzenia. Dokument jest zablokowany, aby zapobiec wszystkim zmianom.

Jeśli jesteś jedną z osób zatwierdzających bieżącego etapu homologacji, ikona jest click-stanie i można zrobić zatwierdzenia przez kliknięcie na niego. Następnie pojawi się formularz zatwierdzenia:

Dostępne są tutaj trzy opcje: zatwierdzanie, odrzucanie lub delegowanie bieżącego kroku zatwierdzania. W przypadku odrzucenia lub delegacji, jesteś zobowiązany do skomentowania go w polu tekstowym "Twoja uwaga ...". Tylko członkowie projektu mogą zostać delegowani. Twoja decyzja zostanie potwierdzona przez kliknięcie przycisku Prześlij.

4. Jeśli właśnie zatwierdziłeś dokument i jesteś ostatnią osobą w łańcuchu zatwierdzeń. Dokument został zatwierdzony w wyniku Twojej zgody. Status zostanie zmieniony na „Zatwierdzony”.

5. Jeśli właśnie odrzuciłeś dokument. Łańcuch zatwierdzania jest natychmiast kończony, a dokument jest w stanie Odrzucony.

6. Jeśli zatwierdzi go, a ty nie jesteś ostatni zatwierdzająca lub przekazać swoją zgodę na kogoś innego, zatwierdzenie obieg trwa.

Zaloguj

Wszystkie atesty workflow są przechowywane i dostępne są w oknie dziennika. Można otworzyć okno klikając tekst stanu przepływu pracy:

Powiadomienia e-mailowe

Powiadomienia e-mail są wysyłane zgodnie z tabelą w następujący sposób:

wydarzenie

Odbiornik (i)

Workflow zatwierdzenie zostanie uruchomiony

Wszystkie zatwierdzające pierwszym kroku

Etap zatwierdzania workflow jest zakończona

Wszystkie osoby zatwierdzające następnego kroku i workflow właściciela

Dokument został zatwierdzony

Wszyscy członkowie projektu

Dokument został odrzucony

Wszyscy uczestnicy workflow i właściciel workflow

Etap zatwierdzania została delegowana

delegat

Termin został osiągnięty

Wszystkie osoby zatwierdzające w danym etapie, które nie zostały jeszcze zatwierdzone. Powiadomienia te są Odesłano każdy dzień roboczy.

Kosz na śmieci

Jeśli dokumenty lub foldery są usuwane przez użytkownika, są one przenoszone do kosza tylko w rzeczywistości i mogą być ponownie przywrócone lub ostatecznie usunięte z kosza za pomocą uprawnienia Usuń dokumenty. Kosz jest dostępny z głównego menu DMS. Interfejs użytkownika kosza jest bardzo podobny do widoku dokumentów, z wyjątkiem ikon poleceń. Nowe ikony poleceń do przywrócenia i usunięcia folderu lub dokumentu znajdują się obok usuniętych folderów dokumentów. Po usunięciu dokumentu lub folderu z kosza nie ma odwrotu!

ustawienia osobiste

Każdy członek projektu może dostosować zachowanie modułu DMS w następujący sposób:

Istnieją dwie opcje:

Powiadomienia - Aktywowany (domyślnie), Dezaktywowany - Jeśli wyłączony, nie będziesz otrzymywać żadnych powiadomień e-mail związanych z dokumentami i odwrotnie.

Format tytułu - Nazwy plików pobranych dokumentów można sformatować za pomocą następujących tagów:

% T - tytuł dokumentu

% D - data, kiedy dokument został przesłany

% V - wersja dokumentacji

% I - numer identyfikacyjny dokumentu

% R - numer wersji dokumentu

Szybkie łącza - Jeśli ta opcja jest wybrana, podczas tworzenia łącza dokumentu oczekuje się wprowadzenia identyfikatora dokumentu zamiast wyboru dokumentu z listy wyboru.

Działaj jako dołączalny

            Pliki i dokumenty - Możesz załączyć pliki i dokumenty do problemów.

            Akta - Możesz dołączać pliki tylko do problemów.

Ta funkcja daje możliwość dołączania dokumentów do zadań. Formularz nowego / edycji zadania zawiera obszar Przeciągnij i upuść do przesyłania dokumentów. Możliwe jest również powiązanie istniejących dokumentów za pomocą przycisku Link z. Załączone dokumenty są przechowywane w folderach systemowych widocznych z interfejsu użytkownika w zależności od uprawnień.

 

Jak wyświetlić działania związane z Easy DMS

Wszystkie zmiany związane z rewizji plików są rejestrowane jako działalność.

 

Jak skonfigurować protokół WebDAV

Moduł dokument projektu mogą być montowane jako folder internetowej. W zamontowanym folderze dostępna jest kompletny dokument, a następnie struktura folderów. Gdy użytkownik wykonuje operację, takich jak download / upload dokumentu lub utworzenie nowego folderu jest automatycznie rejestrowane w DMS i ma taki sam efekt jak operacja zostanie zrobione w interfejsie internetowej DMS.

W celu zamontowania dokumentów projektowych w systemie MS Windows otwarte dokumenty, kliknij prawym przyciskiem myszy pozycję Computer w drzewie i wybrać do montażu dysku sieciowego. Wypełnij URL modułu dokumentów projektowych w następującym formacie:

https://[your domain]/dmsf/webdav/[project identifier]

W kolejnym kroku zostaniesz poproszony o zalogowanie się i w przypadku pomyślnego logowania pojawia się nowy folder z dokumentów projektowych.

 

Rozwiązywanie problemów z WebDAV

Pomimo faktu, że protokół WebDAV jest standardem używanym do uzyskiwania dostępu do lokalizacji sieciowych, klient może napotkać kilka problemów, szczególnie w systemie MS Windows. Oto kilka wskazówek, jak radzić sobie z błędami pojawiającymi się podczas mapowania dysku sieciowego przez WebDAV.

Microsoft Windows

Jest to uzależnione od tego, na jakim poziomie aktualizacji jesteś w systemie Windows. Należy zapoznać się ten artykuł po więcej informacji.

Okna 10, 8.1, 8 i 7

Windows 10, 8.1 i 8 używają usług WebClient do łączenia się z serwerami WebDAV, domyślnie usługa WebClient jest wyłączona, więc musimy ją włączyć, a także zmienić usługę, aby uruchamiała się automatycznie po uruchomieniu Microsoft Windows:

Następnie Uruchom go i zmienić typ uruchamiania na Automatycznie:

Korzystanie z CMD

Sprawdź, czy usługa WebClient jest uruchomiona i ustaw na "Uruchom automatycznie". W wierszu polecenia można uruchomić usługę WebClient Services, wpisując

początek webclient netto

Musisz uruchomić program cmd.exe z podwyższonymi uprawnieniami, jeśli masz włączony UAC. BasicAuthLevel

Wypróbuj Easy Redmine w 30-dniowym bezpłatnym okresie próbnym

Pełne funkcje, ochrona SSL, codzienne kopie zapasowe w Twojej geolokalizacji