Zapewnienie dostarczalności wiadomości e-mail Helpdesk: Jak pokonać wyzwania DMARC

Zaostrzenie weryfikacji adresu e-mail

Jedną z głównych cech Helpdesk (pomoc online) to komunikacja e-mailowa z klientami za pośrednictwem biletów w Easy Redmine. Część dotycząca komunikacji e-mailowej w aplikacjach Easy Cloud jest zarządzana przez serwery SMTP firmy Easy Software. I tu może dojść do konfliktu...

Popularny mechanizm sprawdzania poprawności wiadomości e-mail o nazwie DMARC, jest szeroko wdrażany w wielu firmach i usługach pocztowych (słusznie). Mechanizm ten sprawdza (między innymi), czy przychodząca wiadomość e-mail nie jest sfałszowana. Niektóre funkcje Helpdesku wykorzystują fałszowanie poczty (nie do spamowania, ale do regularnej komunikacji z klientami).

Przykład pokonywania wyzwań DMARC

Aplikacja działa w Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. Ta aplikacja w chmurze korzysta z serwera Easy SMTP do powiadomień e-mail smtp2.easyredmine.com. W aplikacji jest użytkownik, który pracuje jako agent wsparcia - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk jest skonfigurowany w następujący sposób:

Marky zamierza napisać wiadomość do klienta za pośrednictwem Helpdesku. Na podstawie powyższego ustawienia jest on automatycznie wprowadzany jako nadawca.

Odbiorczy serwer e-mail Julii ma weryfikację DMARC. Porównuje serwer SMTP (smtp2.easyredmine.com) i proklamowanego nadawcę poczty (marky.mark@mycompany.com). Ponieważ te dwie domeny są różne, e-mail jest uważany za niebezpieczny, DMARC blokuje pocztę zanim dotrze do Julii (a ona zostaje bez odpowiedzi).

Co to znaczy? Bezpłatne usługi e-mail, takie jak Gmail, mają już włączoną funkcję DMARC. Coraz więcej firm stopniowo wdraża DMARC. W rezultacie niektóre e-maile z Twojego centrum pomocy Easy Redmine w chmurze mogą nie dotrzeć do Twoich klientów.

Jak rozwiązać ten problem w Easy Cloud

Są rozwiązania szybkie i długoterminowe.

1. Najszybciej — zmień ustawienia Helpdesku

Przejdź do Więcej >> Pomoc techniczna >> Ustawienia pomocy technicznej i zmień nadawcę poczty na „Domyślny z powiadomienia e-mail”

Następnie przejdź do Administracja >> Ustawienia >> Powiadomienia e-mail - Adres e-mail do powiadomień (OD). Adres powinien mieć formę @notifications.easysoftware.com. Jeśli zmieniłeś już adres powiadomień na domenę niestandardową, przejdź do następnego rozwiązania.

2. Prosto i stabilnie - skonfiguruj Ramy Polityki Nadawcy (SPF)

Dodawanie przez SPF jest najskuteczniejszym rozwiązaniem pod względem wysiłku i nagrody. Opisaliśmy to już w artykule informującym o tym powiadomienia e-mail z chmury.

Zgodnie z powyższym przykładem możesz dodać do swojego rekordu SPF:

include:spf.mailing.easy.cz

To praktycznie pozwala Easy Cloud SMTP ustawić Twoją domenę jako nadawcę wiadomości e-mail bez bycia podejrzanym. W rezultacie DMARC Twojej klientki Julii (z naszego przykładu) zaakceptuje e-mail od Helpdesk (Marky).

3. Rozwiązanie ostateczne - własny SMTP

Jeśli Twoja aplikacja w chmurze korzysta z Twojego serwera SMTP, nie będzie konfliktu w dozwolonych domenach. Pomocne byłoby zezwolenie na wszystkie z nich, jeśli używasz zestawu wielu domen.

Posiadanie SMTP w Easy Cloud jest możliwe, jednak jest to najbardziej skomplikowane z dostępnych rozwiązań. Może mieć pewne ograniczenia, np. automatyczne dostarczanie aktualizacji aplikacji.

Jak rozwiązać ten problem na rozwiązaniu serwerowym (lokalnie)

Podsumowując, rozwiązanie na Twoim serwerze wymaga już od Ciebie skonfigurowania własnego SMTP. Dlatego najprawdopodobniej już uniknąłeś tego problemu. W takim przypadku możesz zweryfikować swoje rekordy SPF, czy wszystkie odpowiednie domeny są dozwolone.

Wnioski

Ze względu na stale zaostrzające się standardy bezpieczeństwa w sektorze IT, istnieją znaczące implikacje dla aplikacji Easy, szczególnie w komunikacji e-mailowej za pośrednictwem Helpdesku w Easy Redmine Cloud. Jednym z kluczowych aspektów jest zarządzanie komunikacją e-mail w aplikacjach Easy Cloud za pośrednictwem serwerów SMTP firmy Easy Software, co może prowadzić do konfliktów. Firmy i usługi pocztowe coraz częściej wykorzystują kluczowy mechanizm DMARC w celu sprawdzania poprawności wiadomości e-mail i zapobiegania fałszowaniu, zapewniając autentyczność przychodzących wiadomości e-mail. 

Dostępnych jest kilka rozwiązań rozwiązujących problemy z dostarczaniem wiadomości e-mail związanych z DMARC w Easy Cloud. Najszybsza poprawka polega na dostosowaniu ustawień Helpdesk w celu zmiany nadawcy poczty i odpowiedniej konfiguracji adresu e-mail powiadomień. Bardziej stabilnym rozwiązaniem jest wdrożenie Sender Policy Framework (SPF) poprzez aktualizację rekordów SPF w celu uwzględnienia domeny serwera Easy Cloud SMTP, co umożliwi akceptowanie wiadomości e-mail przez systemy DMARC. Aby uzyskać bardziej kompleksowe podejście, użycie własnego serwera SMTP w Easy Cloud może wyeliminować konflikty domen i zapewnić płynne dostarczanie poczty e-mail, aczkolwiek wiąże się to z dodatkową złożonością i potencjalnymi ograniczeniami, takimi jak wyzwania związane z automatycznym dostarczaniem aktualizacji aplikacji.