Jak wdrożyć Bazę wiedzy 2.0 w Harmony: Story of Easy Software

Czym jest Baza Wiedzy 2.0

Jest to doskonały sposób na dostęp do wiedzy firmy, zintegrowany z Easy Redmine i zapewnia potężny zestaw narzędzi do organizowania i skalowania dokumentacji, instrukcji, procesów, zarządzania jakością i innych potrzeb w celu utrzymania wiedzy w organizacji.

Czytaj więcej

Jak to stworzyliśmy

• Jakie było wyzwanie: W Easy Software ilość wewnętrznej wiedzy do udostępnienia stała się zbyt złożona dla poprzedniego rozwiązania. Zwykły zestaw artykułów w kategoriach już nie wystarczał.
• Czego potrzebowaliśmy: Szukaliśmy specjalistycznej aplikacji, jak najbardziej powiązanej z Easy Redmine. Zdecydowanie musi to być oprogramowanie typu open source, ponieważ je obsługujemy, a sam Easy Redmine jest oprogramowaniem typu open source.
• Które rozwiązanie wybraliśmy: BlueSpice idealnie pasuje do definicji. Jest to rozwiązanie typu open source, wyspecjalizowane narzędzie wiki, ze złożoną adaptacją i integracją z Easy Redmine.

Jak przebiegała migracja

Mieliśmy już istniejące dane w naszej poprzedniej Bazie wiedzy. Chcieliśmy przenieść dużą część tego do nowego rozwiązania. Zobacz, jakie siedem kroków wykonaliśmy:

1. Wyczyść dane w oryginalnej bazie wiedzy – zacznij przed migracją. Zalecamy sortowanie wszystkich artykułów od daty „ostatniej aktualizacji” i od najstarszych.

• Przekonasz się, że wiele artykułów z góry można po prostu usunąć
• Inne umieściłeś w określonej kategorii o nazwie „do sprawdzenia” – zaktualizujesz je później
• Niektóre można natychmiast zaktualizować
• Reszta może zostać tak jak jest

Jeszcze dwie wskazówki:

• Jeśli będzie więcej osób przeglądanie artykułów, warto je w jakiś sposób otagować lub ustawić niestandardowe pole – na przykład „Zrecenzowano”.
• Sprawdź także tytuły artykułów. Jeśli zawierają problematyczne symbole, mogą powodować problemy podczas migracji. Oto kilka wskazówek na mediawiki.org O Varso Invest tytuły stron i Tytuł prawny Znaki.

Czytaj więcej

2. Zainstaluj Bazę wiedzy 2.0 – techniczne dostarczenie funkcji. Ponieważ działamy na Easy Cloud, zostało to zrobione prawie automatycznie

3. Wykonaj migracje testowe – nie byliśmy pewni wyniku, więc przeprowadziliśmy migrację testową

• Sprawdziliśmy tytuły stron, formatowanie treści (nagłówki, akapity, linki i obrazy) oraz kategorie
• Sprawdziliśmy, jak długo to potrwa (mieliśmy ponad 900 artykułów do migracji)
• Wprowadziliśmy niezbędne zmiany w zawartości oryginalnej Bazy Wiedzy na podstawie naszych ustaleń z migracji testowej
• „Odświeżyliśmy” aplikację Knowledge Base 2.0 – usunęliśmy wszystkie dane

4. Informacje dla naszych użytkowników

• Poinformowaliśmy ich o dacie migracji produkcyjnej = po tym czasie podstawowym źródłem wiedzy jest Baza Wiedzy 2.0. Po tym czasie użytkownicy będą mieli dostęp tylko do odczytu do oryginalnych artykułów (tylko w celach informacyjnych i porównawczych), jak wyglądają teraz i wcześniej
• Przeprowadziliśmy kilka rund szkoleń dla użytkowników i podnoszenia umiejętności administratorów

5. Import produkcji

• Nadszedł dzień, w którym kliknęliśmy przycisk i migracja została uruchomiona
• Po wstępnym sprawdzeniu obniżyliśmy uprawnienia dla wszystkich ról w oryginalnej Bazie wiedzy – do trybu tylko do odczytu

Zobacz proces migracji

6. Wsparcie wewnętrzne

• Wyznaczyliśmy kilku współpracowników oraz kanał w Microsoft Teams, gdzie nasi użytkownicy mogli zadawać dowolne pytania dotyczące funkcjonowania Bazy Wiedzy 2.0
• W środowisku produkcyjnym wykryto pewne problemy po migracji. Ponieważ nadal mieliśmy aktywny oryginalny, byliśmy w stanie odpowiednio rozwiązać każdy problem

7. Wyłącz oryginalną bazę wiedzy

• Po około 6 tygodniach wewnętrzne prośby o wsparcie zniknęły
• Wyłączyliśmy oryginalną bazę wiedzy z naszej aplikacji Easy Redmine
• Zalecamy wykonanie kopii zapasowej przed odinstalowaniem wtyczki

Jak firma zaakceptowała zmianę

Każda zmiana w organizacji trwa trochę czasu, aby zostać w pełni zaakceptowanym. Początki są najtrudniejsze, dlatego musimy nieustannie przypominać naszym użytkownikom o zaletach nowego systemu.

W przypadku Bazy Wiedzy 2.0 i oczywistą jest to, że czegoś nie wiesz, spróbuj najpierw wyszukać (żarówka na pasku bocznym). Efekty zobaczysz nie tylko w postaci tytułu artykułu (jak w oryginalnej Bazie Wiedzy), ale także w rzeczywistej zawartości stron już na pierwszy rzut oka => jest duża szansa, że ​​otrzymasz odpowiedź bez konieczności pójścia gdziekolwiek indziej.

Kiedy użytkownik łatwo i szybko znajduje pożądaną wiedzę od innych, są bardziej skłonni dzielić się swoją wiedzą z innymi, aby odwzajemnić przysługę i uczucie.

Jak przebiegało wdrożenie

Kategorie

Były zaimportowane z oryginalnej bazy wiedzy, który jest świetny. Ale struktury (kategorii i podkategorii) nie można było technicznie zaimportować. Pierwszą rzeczą, którą zrobiliśmy, było przejrzenie kategorii, według których podzielone są strony

Zaczęliśmy od 3 główne „wymiary” kategorii:

• Publiczność – dla kogo strona jest najbardziej przydatna – dozwolone jest wiele opcji, np
• Obroty
• oprogramowania
• Marketing
• Wszyscy
• Typ dokumentu – jaki rodzaj wiedzy jest udostępniany. Docelowo każdy typ będzie miał własny szablon, więc wszystkie będą wyglądały na ustandaryzowane. Najlepsza praktyka mówi, że każda strona powinna mieć tylko jeden typ dokumentu.
• Polityka
• Jak
• Przetwarzanie
• Notatki i nagrania z treningu
• Temat – o czym jest strona Ta struktura może sięgać głębiej, ponieważ w firmie jest wiele tematów. Dodanie strony do kategorii tematycznej jest dobrowolne – nie jest wymagane, jeśli nie istnieje odpowiednia kategoria.
• Produkt
• Podstawowe cechy
• Zarządzanie zasobami
• Help Desk
• Agile board
• Infrastruktura
• Chmura
• serwer
• Rozwiązanie hybrydowe
• Informatyka wewnętrzna
• Zespoły
• Outlook
• sprzęt komputerowy
• Udostępniony sprzęt
• Indywidualny HW

Ponieważ każdy redaktor może tworzyć nowe kategorie, my tworzymy miesięczne rewizje aby nie powstało zbyt wiele niejasnych kategorii jednorazowego użytku, coś w rodzaju uporządkowania struktury, aby nie zwariowała.

Strony nawigacji

Bardzo ważne jest, aby użytkownicy mogli dobrze poruszać się po nowej aplikacji. Naturalnym elementem nawigacji jest tzw Menu główne, który można częściowo dostosować. Przydatną opcją dodatkową jest tzw strona główna, która wita czytelników, linki do artykułu o dobrych praktykach dla Bazy Wiedzy 2.0 oraz linki do stron poświęconych działom w naszej firmie.

Klikając np. na Marketing, użytkownik zostanie przekierowany do indeksu stron Marketingu do przeglądania. Zawiera również dodatkowe informacje, które dotyczą wyłącznie tego działu.

Rozważamy użycie stron nawigacji dla innych kryteriów sortowania (takich jak informacje o produkcie lub ogólne zasady firmy).

Krok po kroku

Po ustawieniu kategorii i stron nawigacyjnych użytkownicy mogą już w nich pracować. Może wydają się trochę chaotyczne od samego początku, dlatego mamy kilka wyznaczonych Administratorzy, którzy czuwają nad utrzymaniem jakiegoś porządku.

Byliśmy przy użyciu Bazy Wiedzy 2.0 już od kilku miesięcy, a my dopiero zaczynamy. Zdajemy sobie sprawę, że daleko nam do idealnego stanu doskonale zorganizowanej i ustandaryzowanej wiki, którą wszyscy użytkownicy (niezależnie od doświadczenia) znają na pamięć.

Wierzymy, że stopniowo powiększamy bazę wiedzy, organicznie, przez zaangażowanych użytkowników w celu lepszego wdrożenia, niż gdybyśmy spędzili miesiące na przygotowywaniu systemu, którego nasi użytkownicy musieliby się dokładnie uczyć, aby go zrozumieć.

Naszą rekomendacją jest ścisłe obserwować, jak użytkownicy z niej korzystasz i rób małe kroczki w kierunku wdrożenia bardziej precyzyjnych konfiguracji organizacyjnych, takich jak szablony stron, zasady typografii itp. Każdemu krokowi, który choć trochę komplikuje korzystanie z Bazy Wiedzy dla dobra Twojej organizacji, powinno towarzyszyć wyjaśnienie jak to przynosi korzyści wszystkim zainteresowanym.

Wnioski

W Easy Software zakończyliśmy proces migracji i wdrożenia, a teraz Twoja kolej. Postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami i czerpiąc inspirację, każda firma może wdrożyć nową bazę wiedzy 2.0, która spełnia ich unikalne potrzeby i zapewnia bezpieczeństwo wiedzy.

Wypróbuj za darmo