Zarządzanie zasobami i Redmine – co powinieneś wiedzieć jako początkujący

Inne czynniki wpływające na proces dostosowania zasobów to czas trwania i wymagania każdego projektu. To znaczy że alokacja zasobów zależy od charakteru i rodzaju projektów. Mając na uwadze te czynniki, menedżerowie muszą przewidzieć, jakich zasobów wymaga zadanie. W tym celu menedżer powinien posiadać również odpowiednie umiejętności identyfikowania kosztów i dostępności zasobów. Oprócz tych umiejętności doświadczony i kompetentny menedżer usprawnia proces zarządzania zasobami za pomocą wydajnego narzędzia, takiego jak: Redmine.

Jak Redmine wspiera zespoły zarządzania zasobami?

Redmine zawiera wiele funkcji, które pozwalają menedżerom zrównoważyć swoje zasoby. Narzędzie umożliwia zespołom oszacowanie, jakie materiały eksploatacyjne są niezbędne do realizacji projektu. Efektywny zarządzanie zasobami oszczędza czas, koszty i poprawia produktywność, która przekłada się na wzrost biznesu. Dlatego kompetentny menedżer nigdy nie pójdzie na kompromis z alokacją środków. Niektóre korzyści z używania Redmine do zarządzania zasobami to:

1. Zwiększ zaangażowanie pracowników

Zarządzanie zasobami wymaga stałej komunikacji między pracownikami. Dlatego menedżerowie podejmują działania mające na celu zmniejszenie barier komunikacyjnych. Kiedy pracownicy swobodnie kontaktują się z przełożonymi zespołów, mogą: dzielić się pomysłami i komunikować, jak ograniczone zasoby powodują problemy. Mogą również wyjaśnić efekty, np. pracownicy nie będą w stanie ukończyć projektu na czas.

W tym przypadku, Redmine działa jako oprogramowanie do planowania i pomaga zidentyfikować alokację zasobów na zadania. Co więcej, eliminuje ryzyko niewystarczających i nadmiernie kwalifikowanych zasobów. Oba przypadki negatywnie wpływają na produktywność i zakłócają operacje biznesowe. Powodem, dla którego wielu właścicieli firm ufa Redmine w zarządzaniu zasobami, jest to, że oferuje odpowiedzialność podczas rozwijania umiejętności pracowników.

Zarządzanie zasobami w Easy Redmine

2. Niedobór zasobów adresowych

Firmy nieustannie ewoluują wraz z nowymi projektami i zadaniami. Jednak gdy pracownicy nie są w stanie spełnić wymagań projektu przy pomocy danych zasobów, muszą się komunikować. Potrzebują scentralizowanego systemu zgłaszania braków kierownictwu. Czasami przydzielone zasoby nie są zgodne z wymaganiami projektu. W takim przypadku pracownicy muszą natychmiast rozwiązać problem z kierownikami i zakończyć projekt przed terminem.

Ponieważ Redmine może promować komunikację wewnętrzną, wielu właścicieli firm przechodzi na to oprogramowanie o otwartym kodzie źródłowym. Możliwości dostosowywania sprawiają, że to narzędzie jest wiodącą opcją do ustalania priorytetów alokacji zasobów i promowania lepszej komunikacji.

3. Przewiduj finanse projektu

Kierownicy projektów powinni prognoza finansowa projektu przy dystrybucji zasobów do swoich pracowników. Muszą z wyprzedzeniem podejmować działania zapobiegawcze i kontrolować koszty projektu, co jest możliwe dzięki generowaniu konkretnych spostrzeżeń. Te spostrzeżenia obejmują koszty ogólne, przychody, koszty i marże projektowe. Biorąc pod uwagę te spostrzeżenia, menedżerowie mogą poprawić rentowność, zmniejszając koszty potrzebne do ukończenia projektu.

Integracja zarządzanie zasobami narzędzia takie jak Redmine pomagają liderom zespołów przewidywać i kontrolować koszty projektu w czasie rzeczywistym. Ponadto zespoły mogą integrować różne aplikacje innych firm i analizować lukę między pojemnością zasobów a zapotrzebowaniem.

4. Promuj przejrzystość

Przede wszystkim przejrzystość promuje zaufanie między zespołami i kierownictwem. Ponadto zwiększa morale i produktywność pracowników. Pamiętaj, że priorytetowe traktowanie szczęścia pracowników zachęci ich do osiągania lepszych wyników. Nie tylko to, przejrzystość alokacji zasobów może zwiększyć produktywność. Kiedy pracownicy mogą sprawdzać przydzielone zasoby podczas pracy nad projektem, mogą tworzyć lepsze strategie. Potrafią stworzyć realistyczne cele i ukończyć projekt na czas.

Integrując Redmine z Twoją firmą, menedżerowie mogą udostępniać pracownikom pełne informacje o projekcie. Dzięki temu pracownicy efektywnie zarządzają zasobami. Ponadto, jeśli pracownik pracujący nad projektem stwierdzi, że zasoby są niewystarczające, może porozmawiać z menedżerami. Kiedy członkowie zespołu przewidują wystarczającą ilość aktywów i funduszy, unikają problemów w połowie drogi. Skutkuje to płynniejszymi operacjami biznesowymi i zmniejsza ryzyko pomyłek.

5. Wizualizuj większy obraz

Redmine jako narzędzie do zarządzania projektami pomaga firmom organizować, zarządzać i realizować projekty na czas. Zarządzanie zasobami jest integralną częścią zarządzania projektami i menedżerowie nie powinni się z tym pomylić. Redmine ma wiele funkcji, takich jak wykresy zasobów i raporty, filtry i śledzenie czasu. Narzędzia te pomagają menedżerom wizualizować projekt na różnych poziomach przy użyciu wcześniejszych raportów i przewidywać szacunkowe zasoby. Firmy nie mogą przeznaczać losowych środków na różne projekty. Muszą wziąć pod uwagę każdy czynnik mający wpływ na zasoby.

Pulpit nawigacyjny zasobów w Easy Redmine

6. Maksymalne wykorzystanie zasobów

Wykorzystanie zasobów polega na maksymalnym wykorzystaniu zasobów. Jest formuła, która pomaga menedżerom zidentyfikować faktyczne wykorzystanie zasobów. Jest to procent czasu pracy zasobów w określonym okresie. Jednak dzięki Redmine przełożeni mogą zautomatyzować maksymalne wykorzystanie i udostępniać informacje zespołowi. Ponadto role i ograniczenia pozwalają kierownictwu na dostarczanie informacji odpowiednim członkom zespołu. Zachęca to do zachowania poufności projektu przy zachowaniu przejrzystości.

Funkcje zarządzania zasobami oferowane przez Redmine

Niektóre funkcje korzystania z Redmine do zarządzania zasobami obejmują:

• Raporty dzienne, tygodniowe i miesięczne według przydzielonych zasobów
• Funkcje przeciągnij i upuść w celu aktualizacji zadań i przypisania
• Integracja z frekwencją, np. świętami państwowymi i planowanymi urlopami, które wpływają na zdolność do pracy
• Integracja z kalendarzem np. zaplanowane spotkania według obciążenia
• Opcje planowania z zespołami i trackerami
• Raporty zasobów dla przejrzystej wizualizacji. Wykresy pomagają w alokacji zasobów w oparciu o możliwości pracownika.

Wnioski

Redmine to wielofunkcyjne narzędzie do zarządzania projektami z funkcjami, takimi jak zarządzanie czasem, śledzenie problemów i zarządzanie zasobami. Narzędzie zachęca pracowników do obsługi pracy przy jednoczesnym nadaniu priorytetu produktywności. Tymczasem menedżerowie mogą planować zadania i przydzielać zasoby w zależności od projektu. Zespoły mogą przeglądać, modyfikować i zarządzać projektami zgodnie ze zdefiniowanymi rolami i ograniczeniami.