Czy jesteś gotowy na te 7 trendów w zarządzaniu projektami w 2023 roku?

1. Zarządzanie w pełni zdalnymi zespołami

Praca zdalna nie jest nowym trendem, ale na pewno będzie zostań z nami na rok 2023 – nawet duże zespoły przechodzą ostatnio na 100% zdalne. Dla kierownictwa oznacza to dodatkowe planowanie i upewnienie się, że wszyscy są zsynchronizowani.

Jak się przygotować:

• Korzystaj z narzędzi stworzonych do synchronizacji zespołów. Narzędzia takie jak łatwy Redmine– rozwiązanie na najwyższym poziomie dla zdalnego PM. 
• Słuchaj potrzeb swojego zespołu. Zapytaj osoby, jak wolą pracować, co im odpowiada, a co nie.
• Zaufaj swoim zespołom, to ich zmotywuje. nie bądź mikromenedżer.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak utrzymać produktywność pracowników zdalnych? Czytaj więcej tutaj. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak zdalnie zarządzać zespołem? Przeczytaj więcej tutaj.

2. Hybrydowe podejście do zarządzania projektami

Chcielibyśmy, aby istniało jedno podejście do zarządzania projektami, które działa dla wszystkich projektów i zespołów, ale tak nie jest. Obecnie, kierownicy projektów muszą być elastyczni i w stanie wybierz najlepszą metodologię. Aby wybrać właściwą, będą musieli wziąć pod uwagę ilość pracy, cechy i zasoby, pamiętając jednocześnie, że nie ma potrzeby trzymania się tylko jednej metody zarządzania projektami. Ale dopóki podejście działa i daje właściwe wyniki, to nie ma znaczenia, który wybierzesz. 

Jak się przygotować:

• Bądź analityczny. Czy jesteś pewien, że metodyka zarządzania projektami w użyciu naprawdę pasuje do Twojego projektu? 
• Poznaj potrzeby wszystkich członków zespołu i odpowiednio dostosuj swoje zwinne podejście.
• Bądź elastyczny i odważny. Dostosuj swoje zwinne podejście do potrzeb wszystkich członków zespołu.
• Uzyskaj poradę. Jeśli czujesz, że potrzebujesz pomocy, nie wstydź się i znajdź doświadczonego mentora, który pomoże Ci w krawiectwie.
• Przekaż swoją zwinną wiedzę innym zespołom, takim jak zespoły operacyjne i inne osoby, które mogą się z niej uczyć i czerpać z niej korzyści.
• Zawsze myśl o udanej dostawie. To jest główny cel, nie ma znaczenia, czy osiągniesz to, używając zwinności, niezwinności, czy kombinacji obu.

„W łatwym oprogramowaniu łączymy metodyNa przykład, w rozwoju naszej strony internetowej. Ponieważ współpracujemy z zewnętrzną agencją programistyczną, która działa zwinnie i ma cechy zespołu scrumowego, ale też nim jest ograniczona miesięcznym budżetem i umową SLA, znaleźliśmy sposób na pracę z kamieniami milowymi i harmonogramem, ale nadal reagować w zwinny sposób. Co miesiąc ustalamy listę wniosków, które zawierają szacunkowe godziny pracy, a następnie podczas cotygodniowego przeglądu dostosowujemy plan i priorytety w oparciu o rezultaty. Więc ostatecznie dostarczamy najcenniejsze usprawnienia na ten miesiąc, trzymając się zasobów”.

Jan Pavera, właściciel produktu, Easy Software

3. Zaawansowane rozwiązania do zarządzania projektami

Aby uzyskać wysokowydajny projekt, potrzebujesz skutecznych narzędzi do zarządzania projektami. Zaawansowane narzędzia pomoże Ci planuj, planuj, komunikuj, i co najważniejsze, pomyślnie dostarczyć. Jak dokładnie zaawansowane narzędzia wpłyną na fazy Twojego projektu?

Planowanie – Wykorzystuje dane z poprzednich projektów w celu usprawnienia planowania.

Planowanie i śledzenie czasu – Śledzi czas spędzony na zadaniach i zarządza zaplanowanymi spotkaniami, terminami, kamieniami milowymi i nie tylko. 

Śledzenie postępów – Śledzi postęp projektów i pomaga sprawdzić, czy potrzebujesz więcej zasobów.

Komunikacja i współpraca – Umożliwia to wymianę kluczowych informacji z zespołami, klientami i interesariuszami.

Budżety i terminy – Ułatwia dostarczanie w ramach wymaganego budżetu. 

Jak się przygotować: 

• Zdobądź jedno narzędzie, które zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania projektami — od wydajnego planowania projektu, harmonogramowania i śledzenia czasu po płynną współpracę i śledzenie postępów. Easy Redmine oferuje to wszystko.
• Dowiedz się jak najwięcej o swoim narzędziu, aby w pełni wykorzystać jego potencjał. Dzięki Easy Redmine możesz dowiedzieć się wszystkiego za pośrednictwem naszego Centrum szkoleniowe.

4. Optymalizacja i produktywność

Czas na mniejsze efektywne zespoły przyszedl. Zespoły, które liczyły 20 osób, będą teraz po prostu zespołami 8-osobowymi. Dlatego kierownicy projektów muszą nauczyć się przejście od koordynowania dużych grup do zarządzania mniejszymi zespołami i efektywnie wykorzystywać swój czas. Ale nie martw się! Nie powinno to oznaczać, że wszyscy będą pracować więcej, chodzi o maksymalne wykorzystanie każdego kroku przy użyciu narzędzi, które pomogą Ci to zrobić.

Jak się przygotować: 

• Pozbądź się rozpraszaczy zespołu. Zadaj sobie pytanie, czy wszystkie zaplanowane spotkania są naprawdę potrzebne? Jeśli tak, zastanów się nad skróceniem ich i zwiększeniem wydajności, aby zespoły mogły skupić się na swoich zadaniach.
• Pomyśl o dynamice zespołu. Jak dobrze członkowie twojego zespołu współpracują ze sobą? Staraj się stworzyć mały, wydajny zespół. 
• Pracuj z inteligentnymi narzędziami do zarządzania projektami, które pomogą Ci zwiększyć wydajność.

„W Easy Software, do poprawić efektywność regularnych spotkań, prowadzimy warsztaty, na których cały zespół wyjaśnia cel spotkania, co chce z niego wynieść i jak się tam dostać. Na przykład, skróciliśmy przegląd sprintu z ponad 45 minut do 30, bo wspólnie zdaliśmy sobie sprawę, że tylko zbieramy tutaj opinie i że to nie jest przestrzeń, w której szukamy rozwiązań. Polecam regularne przeprowadzanie tego przeglądu spotkań w każdej firmie na przykład zidentyfikować, które spotkania nie przynoszą już wartości i po prostu zajmują czas, lub uświadomić każdemu członkowi zespołu, dlaczego gdzieś spędza czas”.

Anita Bubeníčková, mistrz Agile, łatwe oprogramowanie

5. Sztuczna inteligencja i automatyzacja

Procesy z wielu różnych branż są już zautomatyzowane – teraz sztuczna inteligencja powoli, ale z pewnością pomoże także kierownikom projektów. Celem jest wykorzystanie tych technologii w celu zaoszczędzenia czasu, zwiększenia wydajności i podejmowania lepszych decyzji. W czym AI i automatyzacja nam pomogą?

Automatyzacja zadań – Niektóre zadania, takie jak wprowadzanie danych i analiza, będą wykonywane przez sztuczną inteligencję, aby zaoszczędzić Twój czas. 

Alokacja zasobów – Sztuczna inteligencja może zoptymalizować alokację zasobów, aby pomóc Ci skutecznie i terminowo realizować projekty.

Analityka predykcyjna – Sztuczna inteligencja będzie analizować dane i przewidywać ryzyka i wyzwania związane z projektami.

Wsparcie w podejmowaniu decyzji – Analizując dane i udzielając rekomendacji, sztuczna inteligencja może pomóc kierownikom projektów w podejmowaniu decyzji. 

Jak się przygotować: 

• Daj szansę technologii i nie bój się z nią eksperymentować.
• Inwestuj w rozwijanie umiejętności, których brakuje AI, takich jak przywództwo, inteligencja emocjonalna, komunikacja osobista (rozwiązywanie konfliktów, budowanie konsensusu i perswazja) oraz kreatywne rozwiązywanie problemów.
• Naucz się wykorzystywać automatyzację planowania lub wizualizacji danych do wykonywania skomplikowanych zadań.

6. Zmiany w Biurze Zarządzania Projektami

As narzędzia stają się coraz inteligentniejsze i automatyzacja działa, Project Management Office może przejść pewne zmiany. Wiele organizacji teraz przyjmuje zwinne metody a PMO muszą je wspierać i ułatwiać. Niektóre prognozy wskazują, że PMO odejdzie od definiowania zespołów i zasobów i będzie musiało skupić się na większej liczbie zadań planowanie strategiczne.

Wygląda na to, że będą musieli zacznij bardziej koncentrować się na pytaniach „jak”., takie jak: jak zoptymalizować procesy, jak uruchomić nowy projekt na czas itp.

Jak się przygotować: 

• Zadaj sobie pytanie, jak możesz zoptymalizować procesy swojego zespołu. Poznaj słabe strony swojej organizacji i pracuj nad ich poprawą.
• Dlaczego nie być o krok do przodu i już teraz zacząć działać strategicznie w ramach PMO?

„Dzięki przejrzystemu śledzeniu projektów, ustalonej strukturze i procesom oraz ujednoliconemu raportowaniu bezpośrednio w Easy Project, my nie trać czasu na spotkania Project Office z niepotrzebnymi i długimi aktualizacjami statusu i możemy spędzić zaoszczędzony czas głównie na projektach które nie działają zgodnie z planem. Możemy patrzeć na nie strategicznie i optymalizować ich postępy, abyśmy mogli skutecznie nimi zarządzać. A w przypadku projektów, które przebiegają zgodnie z planem, jeszcze bardziej świętujemy ich ukończenie”.

Jan Řeřicha, szef PMO, Easy Software

7. Nacisk na umiejętności miękkie i EQ

Ponieważ sztuczna inteligencja i automatyzacja zajmują się teraz aspektem „technicznym”, inteligentni emocjonalnie kierownicy projektów będą cenieni bardziej niż kiedykolwiek. Rozwiązywanie konfliktów, wywieranie wpływu na członków zespołu, skuteczna komunikacja, przywództwo i koordynacja procesów z interesariuszami – jest wiele rzeczy, których AI nie może zrobić i to będzie bardzo ważne w nadchodzących latach. Dlatego tak ważna jest praca i rozwój kompetencji miękkich.

Jak się przygotować: 

• Zawsze znajdź czas na inwestowanie w relacje. Pokaż swojemu zespołowi, że cenisz jego pracę i opinie. 
• Bądź uważny, słuchaj innych, a jeśli widzisz konflikt, mów o nim, zamiast go przeoczyć.
• Pracuj nad swoimi umiejętnościami komunikacji i empatii.

Wnioski

Jak widać, technologie wprowadzają wiele zmian do zarządzania projektami. Tradycyjne podejście nie jest już najskuteczniejsze, a automatyzacja staje się codzienną częścią naszego dnia pracy. Jeśli chcemy osiągnąć sukces, najpierw musimy się dostosować – czytając to już jesteś na dobrej drodze!