Jak Seyfor z entuzjazmem przeszedł na jedno narzędzie do HelpDesk i zarządzania projektami
IT
Wrzesień 2022
Zlin, Czechy
40
Ekspresowe aplikacje, Incadea i OneCore
Czeski najszybciej rozwijający się dostawca rozwiązań IT w Europie Seyfor (wcześniej Solitea) zaczął używać Easy Redmine w swoich oddziałach Incadea i One Core, a także w Money ERP. Głównym wyzwaniem dla tych firm, które mają ponad 260 tysięcy klientów na całym świecie, było połączenie systemów zarządzania projektami i Help Desk w jeden system w ciągu 8 miesięcy i zaoszczędzenie pieniędzy na licencjach. Ostatecznie cała firma, łącznie z CEO, była aktywnie zaangażowana we wdrożenie, co zaowocowało entuzjastycznym przyjęciem narzędzia i prawdziwą personalizacją.
Przed przejściem na Easy Redmine
Do zarządzania projektami i pomocy technicznej działy Seyfor wykorzystywały kombinację wielu różnych narzędzi (takich jak Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI i system Help Desk OTRS). Codzienna praca pracowników była zbyt zagracona. Seyfor potrzebny jeden system który łączy w sobie wszystko, co nowoczesne funkcje zarządzania projektami i wsparcia.
Nasze zadanie i wyzwania
Oczekiwania do spełnienia:
- Jedno oprogramowanie do wszystkich działań (zarządzanie projektami, Help Desk, finanse,...)
- Zadania i planowanie połączeń (szacowanie)
- Connection DevOps i zadania deweloperskie
- zadanie śledzenia
- Raportowanie
Oczekiwania biznesowe do spełnienia:
- Oszczędzaj na kosztach korzystania z większej liczby licencji na oprogramowanie
- Przejrzystość dla pracowników, wszystkie procesy i narzędzia w jednym systemie
- Migracja 80 klientów ze starego helpdesku
- Przeprowadź migrację dużego projektu Business Lease z poprzedniego systemu do Easy Redmine
wymagania:
- Zaawansowane raportowanie
- Narzędzia planowania
- Integracja DevOps
- Help Desk
Wdrażajmy!
Kluczem jest entuzjazm
Seyfor to firma informatyczna, dostawca systemów księgowych, z których korzystali ich entuzjazm i umiejętności konfigurowania Easy Redmine do ich potrzeb. Kluczowym momentem było to, że znaleźliśmy wewnętrzny „ambasador” Easy Redmine - Head of Support, CEO, czy kierownicy projektów i to on stworzył projekt na zamówienie. W efekcie wspólnie z naszą pomocą stworzyli idealnie dopasowane oprogramowanie.
Łukasz Mezirka
Stanęliśmy przed ciekawym wyzwaniem w postaci wdrożenia Easy Redmine, dzięki któremu chcieliśmy połączyć wszystkie nasze działania w jeden system. Zrobiliśmy to wszystko! W imieniu całego naszego zespołu wdrożeniowego chciałbym podziękować Panu Petrowi Vávra, który był bardzo pomocny i ułatwił przejście z oryginalnych systemów na Easy Redmine. Naprawdę doceniam jego szybkość reakcji i umiejętność sugerowania różnych sposobów rozwiązania naszych procesów. Mam nadzieję, że my i nasze sugestie były źródłem inspiracji do ulepszenia Easy Redmine. Myślę, że w trakcie całego wdrożenia nawiązaliśmy bardzo ważną dla nas wartość, partnerstwo, w oparciu o które liczymy na dalszą współpracę z Easy Software.
Ustawienia
Seyfor postanowił wszystko dopracować: niestandardowy projekt, logowanie SSO (jeden z pierwszych klientów, którzy z niego korzystali) za pomocą integracji Microsoft Azure i wielu pulpitów nawigacyjnych do śledzenia rentowności i monitorowania kosztów dla HelpDesk, wdrożenia lub wskaźnika sukcesu szacunków godzin projektu.
Trochę przygotowano konfigurację, taką jak projekt niestandardowy przez aktywnego CEO, któremu podobał się cały proces. Nie jest to standardowa sytuacja, ale pokazuje, że kiedy firma zajmuje się wdrożeniem i adaptacją narzędzia, każdy w firmie może się zaangażować.
Najważniejszą funkcją był HelpDesk gdzie zostały ustawione indywidualne metryki SLA dla każdego klienta – własny portal dla zapytań klientów (zamiast e-maili). Wcześniej klient miał inne narzędzie, ale musiał przejść na jedno narzędzie. SLA ustalamy indywidualnie dla każdego klienta zgodnie z priorytetami zgłoszeń.
Ich codzienną pracą jest również porównywanie szacunków z rzeczywistością tak samo jak w innych firmach IT pracujących w SCRUM. Rentowność jest kluczowa. Oni mają wiele pulpitów nawigacyjnych wyświetlających finanse raporty z prac i realizacji wsparcia dla każdego klienta.
Trening
Kluczowi interesariusze (jak dyrektor generalny i kierownik obsługi klienta) byli zaangażowany w proces wdrażania, naprawdę zajęli się przygotowaniami i wdrożeniem i podekscytowali resztę firmy.
Nawet w sytuacji, gdy obsługa klienta korzystała z poprzedniego systemu Help Desk, który im odpowiadał i było to konieczne pokazać im w wystarczającym stopniu zalety zjednoczenia narzędzia.
A wyniki?
Wdrożenie Easy Redmine przyniosło:
- Możliwość raporty konfiguracji dostosowywać się do potrzeb zarządzania
- Łatwe i Szybkie wyszukiwanie w narzędziu
- Pulpity (w tym wykresy) dla swoich klientów
- Ujednolicone raportowanie czasu w jednym systemie
Najczęściej używane funkcje
Budżet na jeden projekt
Metryki umowy SLA HelpDesk
WBS dla projektów
Skonfigurowane raporty
Kim jest Seyfor
Czech najszybciej rozwijającym się dostawcą rozwiązań IT w Europie Seyfor (Solitea) oferuje rozwiązania ERP, projekty infrastruktury IT i systemy niestandardowe wraz z 34 programami i aplikacjami. W holdingu tym znajduje się wiele firm i 1600 pracowników dzielących się doświadczeniem, wiedzą i kulturą od ponad roku 260 tysięcy klientów na całym świecie.
Seyfor obejmował jednostki biznesowe Express Apps (aplikacja dla firm pożyczkowych oparta na Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (wysoce elastyczny i łatwo konfigurowalny system zaprojektowany specjalnie na potrzeby dealerów samochodowych) czy OneCore (specjalistyczne rozwiązanie dla oprogramowania Lease Management dla dużych firm świadczących usługi finansowe).
