SZTAKI przeszedł na Easy Redmine, aby uzyskać profesjonalny zestaw narzędzi wsparcia

Przed przejściem na Easy Redmine

SZTAKI był używając Redmine 4.02 z wtyczkami Redmine UP Helpdesk i CRM. Ale były brak fachowca wsparcie zarządzania projektami narzędzia oraz mobilny interfejs użytkownika.

Przydzial

Firma blisko związana z SZTAKI już używa Easy Redmine do zarządzania projektami. Była praktyka w korzystaniu z oprogramowania, a kierownictwo było skłonne wprowadzić również znajomy system. Najważniejsze wyzwania miały mieć skuteczny współpraca i zdolność do tworzyć niestandardowe przepływy pracy dla określonych rodzajów zadań.

Oczekiwania do spełnienia

• W pełni funkcjonalne zarządzanie projektami dla większej wydajności
• Zdigitalizuj proces archiwizacji firmy (przy użyciu podejścia opartego na przepływie pracy Easy Redmine)
• Migracja i reorganizacja procesów Service Desk, zyskaj rozszerzone funkcje (komunikacja e-mailowa w kwestiach Easy Redmine)
• Profesjonalny zestaw narzędzi wspomagających zarządzanie projektami

wymagania

• Działanie na miejscu
• Obsługa logowania jednokrotnego SAML
• Dostępne publiczne API do celów automatyzacji
• Integracja GitLab

Wdrażajmy

1) Przygotowanie

Podczas wdrożenia klasyczny model konsultacji został zepchnięty na dalszy plan, ponieważ SZTAKI posiadało już praktykę opartą na Redmine oraz zespół złożony z ekspertów technicznych, z których wielu zna się na śledzeniu problemów i podejściach procesowych. Wsparcie było potrzebne tylko w przypadku bardzo konkretnych problemów, zazwyczaj nieudokumentowane funkcje.

Najtrudniejsze zadania:

• Proces instalacji na miejscu — było wiele interakcji z pomocą techniczną i należało zastosować obejścia.
• Proces logowania SAML/SSO – trzeba go było załatać, ponieważ gotowe rozwiązanie nie implementuje całego standardu, tylko jego część
• Udostępnianie użytkowników (związane z logowaniem jednokrotnym) i kwestie migracji — proces fizycznej implementacji (skryptowanie/kodowanie).

 
2) Ustawienia

SZTAKI miał swoje ustawienia z poprzedniej instalacji Redmine i udało im się je przetłumaczyć na nowe środowisko Easy Redmine.

Klient wybrał rozwiązanie serwerowe w oparciu o lokalne przepisy i wewnętrzne wymogi bezpieczeństwa. Serwer został zainstalowany przez pracowników technicznych SZTAKI we własnym zakresie. Jak wspomniano powyżej, personel techniczny Easy Redmine wspierał głównie problemy doraźne.

Ponieważ Redmine i Easy Redmine są zupełnie inne, SZTAKI przetłumaczyli wszystkie swoje moduły śledzące i przepływy pracy na nowy system i stworzył niezbędne projekty, moduły śledzące, stany i niewielką liczbę problemów jako ręczną migrację. Poza tym masowa migracja spraw została przeprowadzona poprzez automatyczną migrację API2API.

Klientowi udało się również stworzyć system provisioningu, który tworzy użytkowników z centralnego systemu zarządzania tożsamością SZTAKI w Easy Redmine z wywołaniami API, dzięki czemu użytkownicy mogą logować się przez SSO.

W trakcie wdrażania zdigitalizowanego procesu archiwizacji SZTAKI wdrożyło również niestandardowe rozwiązanie umożliwiające generowanie unikalnych numerów seryjnych. Działania wspierające były na żądanie podczas całego procesu.

3) Szkolenie

W trakcie wdrażania zdigitalizowanego systemu archiwizacji przeszkoliliśmy kluczowych użytkowników. Było to szkolenie o charakterze konsultacyjnym. Edukowaliśmy ich przechodząc przez bloki tematyczne. Następnie przeszliśmy do przypadków użycia i odpowiedzieliśmy na wszystkie pytania.

4) Testowanie

SZTAKI stworzył środowisko dev/sandbox dla siebie dzięki dostępowi do naszego wsparcia. Odbyło się tutaj testowanie określonych ustawień oraz pierwsza implementacja trackerów i przepływów pracy (ręczne testowanie migracji), w tym implementacja i testowanie niestandardowych rozwiązań, takich jak udostępnianie użytkowników i migracja API2API. Szkolenie zostało przeprowadzone w środowisku produkcyjnym przed migracją i uruchomieniem.

A wyniki?

Wdrożenie Easy Redmine przyniosło: 

• Zdolność do zgłaszać wszystkie problemy HelpDesk do systemu centralnego i śledź je, niczego nie zapominając.
• Możliwość zdefiniowania jedno miejsce na każdy projekt zarządzanych przez SZTAKI oraz z wykorzystaniem narzędzi do zarządzania projektami.
• Z możliwością tworzyć niestandardowe przepływy pracy, możliwa jest teraz digitalizacja procesów biznesowych, którymi wcześniej zarządzano ręcznie.
• Możliwość śledzić cele strategiczne lub regulacyjne z niestandardowymi przepływami pracy, w sposób weryfikowalny, przechowując wszystkie historyczne działania zaufanych, uwierzytelnionych i autoryzowanych użytkowników.