Milyen hibákat kell elkerülni a projekt költségvetés tervezésekor?

A projekt költségvetése kategóriákba szervezi az összes költségbecslést, majd egyetlen dokumentumba Foglalja őket, amely több szakaszban is rendkívül hasznos lehet a projekt során.

Projekt költségvetése az egyik legfontosabb elem bármely költségvetésben, és jogosan van így. Ez a dokumentm egyedül is alapul szolgál több döntéshez, ésfontos szerepet játszhat a projekt sikerének meghatározásában. Emellett ellenőrzési mechanizmsként is szolgál, amelyet rendszeres időközönként használnak a projekt előrehaladásának és költségeinek mérésére és elemzésére.

Projekt költségvetése több információforrást használ, beleértve a munkalebontás szerkezetét, az előzmény információkat, az eredeti költségvetést, a szükséges erőforrásokat, a munkaterhelés időtartamának becsléseit és az elvárt eredményeket.

 

Hogyan készítsünk sikeres projekt költségvetést?

Mivel a projekt költségvetés szerepe rendkívülfontos, ezért kell, hogy a projekt költségvetése pontos legyen és minél közelebb álljon a valósághoz. Több módszer jest van arra, hogy biztosítsuk, hogy sikeres projekt költségvetést készíthessünk.

 

1. Válasszunk megfelelő technikát

Mielőtt elkezdenénk a költségvetés előkészítését, meg kell határoznunk a megfelelő technikát a projekt költségvetéséhez. A projekt típusának, jellegének és céljainak elemzésétől függően analóg becslést, fentről lefelé becslést és / vagy parametryikus becslést választhatunk. Bár az egyik technika jobban működhet egy bizonyos projekt esetében, ugyanez a technika nem biztos, hogy megfelelő egy másik, eltérő jellegű projekt esetében. Ennek megfelelően a projekt költségvetéséhez kiválasztott technikának jól kell illeszkednie a projektünkhöz.

 

2. Fejlesszük ki és határozzuk meg a KPI-kat

Projekt költségvetése csak olyan jó, mint a Kulcsfontosságú Teljesítmény Mutatók (KPI-k). Jól meghatározott KPI-k megkönnyítik a projekt költségvetés elemeinek monitorozását és mérését. Kérhetünk szakértői véleményt a projektünkből és ennek megfelelően fejleszthetünk releváns KPI-kat.

 

3. Használjuk a tényadatokat alapján értékelt, előző projektekben szerzett tapasztalatokat

Az előző költségvetési és elemzési adatok felhasználása és kihasználása jó ötlet lehet a kezdéshez. Nem csak az előző adatokban használt technikákból, elemzésekből és információkból meríthetünk inspirációt, hanem megtudhatjuk, mit ne tegyünk, és milyen hibákat kerüljünk el a jelenlegi projekt költségvetésünkkel ka sztolatban.

 

4. Ne hagyjunk ki részleteket

A költségvetés valósághűbbé és pontosabbá tétele érdekében a releváns részletek és adatok belefoglalása a kulcs. Próbáljuk meg biztosítani, hogy ne hagyjunk ki semmilyen potenciális költséget, és még a legkisebb költségeket to belefoglaljuk, mert ezek jelentős hatással lehetnek az egész költségvetésre a jövőben. Hagyományosan a költségvetésbe több adat / információ belefoglalása növeli annak pontosságát. Azonban Fontos, hogy ne engedjük magunkat elragadtatni, és csak azért ne vegyünk fel minden irreleváns információt, mert van rá lehetőségünk. Az erőforrás- és időkorlátok miatt erős ítélőképességre van szükségünk annak eldöntéséhez, hogy mit kell belefoglalni és mit nem.

 

5. Vizsgáljuk át és bíráljuk felül újra

Akkor is, ha a projekt költségvetése olyan pontos, mint amennyire csak lehet, még mindig csak egy előrejelzés, amelyet a valóság módosíthat. Még akkor is, ha megpróbáljuk figyelembe venni az összes lehetséges tényezőt, a projekt költségvetése szembesülhet néhány elkerülhetetlen és nem várt tényezővel, amely jelentős hatással lehet a projekt költségvetésére. Ennek megfelelően Fontos, hogy gyakran átvizsgáljuk és elemezzük a költségvetést, és ha eltérést észlelünk, jelenteni kell a releváns érintett félnek, hogy elkezdődjön a kiegyenlítési folyamat.

 

Projekt költségvetés tervezésekor elkerülendő hibák

Itt vannak azok a dolgok, amelyeket el kell kerülni a projekt költségvetés tervezése és előkészítése során, hogy valósághű, pontos és végül sikeres legyen.

 

1. Túlzottan támaszkodni a korábbi adatokra

Bár az előző adatok felhasználása jó gyakorlatnak számít, van egy vékony vonal a használata és teljes mértékű függőség között. Túlzottan támaszkodni a korábbi adatokra és nem belefoglalni a változásokat, az időértéket és a megfelelő szorzókat rossz becslést és végül pontatlan projekt költségvetést eredményez.

 

2. Nem megfelelően meghatározni a hatáskört

Projekt hatáskörét előre egyértelműen meg kell határozni, különben problémákat okozhat a költségvetés későbbi szakaszaiban, ahol a korrekciós intézkedéseknek nagy tétje lehet. A hatáskör hiányos meghatározása miatt költségtételek kimaradhatnak a projekt költségvetéséből, amely nagy kétségeket weterynarz fel annak hitelessége és pontossága tekintetében.

 

3. Költségek alulbecslése

Bár az optimizmus jó dolog, az alulbecslés csapdájába eshetünk, és irreális becsléseket adhatunk. Projekt költségvetésének előkészítése során azt tapasztalhatjuk, hogy a költségeket alul akarjuk becsülni, csak hogy a becslések alacsonyabbak legyenek, és projekt költségvetése bizonyos elvárásokhoz igazodjon. Bár rövid távon sikerrel járhatunk, hosszú távon biztosan vissza mgła térni, mert ha a költségvetési becslések alulbecsültek és pontatlanok, akkor a projekt későbbi szakaszaiban nehézségekbe ütközünk majd, hogy azo kat a részeket finanszírozzuk, amelyeket kezdetben nem számoltunk be.

 

4. Elérhetőség túlbecslése

Egy másik dolog, amelyet elfelejthetünk a projekt költségvetésének tervezésekor, hogy számolnunk kell a projekten dolgozó csapattagok kapacitásával. Ideális esetben azt szeretnénk becsülni, hogy az egész csapat 100 százalékos elérhetőséggel rendelkezik a szükséges időre, és ennek megfelelően becsülni a költségvetést. Bár a 100% -os rendelkezésre állás vonzónak tűnik, a valóságban nem vslószínű így számolnunk kell a csapattagok várható és váratlan Foglaltságával, és ezt a tényezőt be kell építenünk a projekt égvetésébe.

 

5. Adók figyelmen kívül hagyása

Bár kicsinek tűnhet, ez lehet a jelentős költség túllépések okozója. Biztosítanunk kell, hogy az összes becslésünk és árajánlatunk tartalmazza az adókat, hogy pontosabb költségvetést készíthessünk.