Ποια είναι τα λάθη που πρέπει να αποφύγετε κατά τον προγραμματισμό ενός προ ϋπολογισμού έργου

To προϋπολογισμός του έργου οργανώνει όλες τις εκτιμήσεις κόστους σε κατηγορίες και περαιτέρω σε έ να έγγραφο που αποδεικνύεται χρήσιμο σε πολλά στάδια του έργου.

Ο προϋπολογισμός ενός έργου είναι ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία οποιου δήποτε προϋπολογισμού, και δικαίως. Αυτό το έγγραφο μόνο του χρησιμοποιείται ως βάση για πολλές αποφάσεις και μπορεί να παίξει σημαντικό ρόλο στον προσδιορισμό της επιτυχίας ενός έργο υ. Λειτουργεί επίσης ως μηχανισμός ελέγχου, ο οποίος χρησιμοποιείται για να μ ετρήσει την πρόοδο και τα έξοδα, σε τακτικά διαστήματα, για να αναλύσει την α πόδοση του έργου.

Ο προϋπολογισμός ενός έργου χρησιμοποιεί πολλές πηγές πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης μιας δομής διάσπασης εργασιών, ιστορικών πληροφορι ών, αρχικού προϋπολογισμού, απαιτούμενων πόρων, εκτιμήσεων διάρκειας δραστηριοτήτων και αναμενόμε νων αποκλίσεων.

 

Πώς να προετοιμάσετε έναν επιτυχημένο προϋπολογισμό έργου;

Δεδομένου του κρίσιμου ρόλου ενός προϋπολογισμού έργου, είναι σημαντικό να είναι ρεαλιστικός και όσο το δυνατόν πιο κοντά στην πραγματικότητα. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να εξασφαλίσετε ότι έχετε προετοιμάσει έναν ε πιτυχημένο προϋπολογισμό έργου.

 

1. Καθορίστε μια κατάλληλη τεχνική

Πριν ξεκινήσετε την προετοιμασία, πρέπει να καθορίσετε μια κατάλληλη τε χνική για τον προϋπολογισμό έργου σας. Ανάλογα με την ανάλυση του τύπου, της φύσης και των στόχων του έργου σας, μπορείτε να επιλέξετε αναλογικές εκτιμήσεις, ανωτέρω εκτιμήσεις και / ή παραμετρικές εκτιμήσεις. Ενώ μια από αυτές τις τεχνικές μπορεί να λειτουργήσει καλύτερα για ένα σ υγκεκριμένο έργο, η ίδια τεχνική μπορεί να μην είναι κατάλληλη για ένα άλλο έργο που διαφέρει στη φύση του. Συνεπώς, η τεχνική που επιλέγετε για τον προϋπολογισμό του έργου σας πρ έπει να συμβαδίζει με το έργο σας.

 

2. Αναπτύξτε και καθορίστε τους KPI

Ένας προϋπολογισμός έργου είναι τόσο καλός όσο τα Κύρια Δείκτες Απόδοσης (KPI) nie. Καλά καθορισμένοι KPI θα καταστήσουν ευκολότερη την παρακολούθηση και τη μέ τρηση των στοιχείων του προϋπολογισμού έργου σας. Μπορείτε να ζητήσετε συμβουλές από ειδικούς εντός του έργου σας και να α ναπτύξετε τα σχετικά KPI αναλόγως.

 

3. Αξιοποιήστε Ιστορικά Δεδομένα και Προηγούμενα

Ξεκινώντας με τη χρήση και την αξιοποίηση προηγούμενων προϋπολογισμών κα ι αναλύσεων θα ήταν μια εξαιρετική ιδέα. Όχι μόνο μπορείτε να αντλήσετε έμπνευση από το είδος τεχνικών, αναλύσεων και πληροφοριών που χρησιμοποιή

3. Υποτίμηση Κόστων

Ενώ η αισιοδοξία είναι καλό πράγμα, μπορεί να σας παγιδεύσει στο να υποτιμή σετε τα κόστη και να παρουσιάσετε ανεπαρκείς εκτιμήσεις. Κατά την προετοιμασία του προϋπολογισμού ενός έργου, μπορεί να βρεθείτε να θέλετε να υποτιμήσετε τα κόστη απλά για να καταστήσετε τις εκτιμήσεις χαμ ηλότερες και να βοηθήσετε τον προϋπολογισμό του έργου σας να τηρεί συγκεκ ριμένα όρια. Ενώ μπορεί να ξεφύγετε από αυτό στον σύντομο χρόνο, σίγουρα θα σας επιστρέ ψει για να σας στοιχίσει, επειδή αν οι εκτιμήσεις του προϋπολογισμού σας εί ναι υποτιμημένες και ανακριβείς, θα βρεθείτε να αγωνίζεστε να εγκριθούν ε πιπλέον κονδύλια στα αργότερα στάδια του έργου, για να καλύψετε τα κενά που δεν λάβατε υπόψη αρχικά.

 

4. Υπερεκτίμηση Διαθεσιμότητας

Κάτι άλλο που μπορεί να ξεχαστεί κατά τον προγραμματισμό ενός προϋπολογισμο ύ έργου είναι ότι θα πρέπει να λάβετε υπόψη τη μη διαθεσιμότητα των μελώ ν της ομάδας που ερ