Migracja danych z Jira do Easy Redmine: studium przypadku Aspecta

W szybko rozwijającym się środowisku konsultingu IT, Aspecta, innowacyjna firma konsultingowa IT z siedzibą na Słowacji, dostrzegła potrzebę unowocześnienia swoich możliwości zarządzania projektami. Pomimo wykorzystania Jira Software, niezawodnego narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami, firma stanęła przed poważnym wyzwaniem. W standardowej wersji Jira brakowało kompleksowych funkcji zarządzania zasobami i wydajnością, niezbędnych dla ekspansywnej i dynamicznej działalności Aspecta.

Przejście z Jira na Easy Redmine rozpoczęło się w grudniu 2022 r., a zakończyło w maju 2023 r. Migracja była spowodowana poszukiwaniem ujednoliconego narzędzia, które zapewniłoby kompleksowy obraz wykorzystania mocy obliczeniowej przy jednoczesnym płynnym zarządzaniu projektami i zadaniami. Rozwiązanie Easy Redmine okazało się preferowanym rozwiązaniem ze względu na rozszerzone funkcje zarządzania zasobami i planowania wydajności, w tym widoki Gantta, wsparcie budżetowania projektów i otwarty interfejs API do integracji zewnętrznych.

Przed przejściem na Easy Redmine

Aspekt używany Oprogramowanie Jira w celu wsparcia działań związanych z zarządzaniem projektami. Było to w pełni wystarczające do zarządzania zadaniami i projektów zwinnych/kaskadowych. Jednak tak się stało nie zapewnia (w wersji standardowej) funkcje zarządzania zasobami i wydajnością. Dla Aspecta, jako szybko rozwijającej się firmy, posiadanie w każdym momencie szczegółowych informacji na temat wykorzystania zasobów jest niezwykle istotne.

Nasze zadanie i wyzwania

Oczekiwania do spełnienia:

• Aby mieć kompleksowy widok wydajności i wykorzystania zasobów w jednym narzędziu z zarządzaniem projektami/zadaniami
• Aby poznać warunki czasowe/budżetowe dla wszystkich projektów
• Posiadać możliwości planowania portfela i zarządzania nim

wymagania:

• Widok Ganta z zarządzaniem wydajnością/zasobami
• Wsparcie budżetowania projektu w całym dostarczonym projekcie
• Otwarte API na integrację zewnętrzną
• Aby obsługiwać wszystkie „standardowe” funkcje oferowane przez Jira Software

Czas na realizację

1. Przygotowanie

Stworzyliśmy zespół kliencki składający się z kluczowych użytkowników, najbardziej uwzględnionych w konfiguracji Jira i procesach firmowych oraz zdefiniowaliśmy role/obowiązki podczas nadchodzącego wdrożenia. Klient otrzymał z wyprzedzeniem aplikację Easy Redmine do gry, a my zorganizowaliśmy szkolenie administratora jako warunek wstępny planowanego procesu migracji.

2. Ustawienia

Główną częścią wdrożenia była migracja z Jira do Easy Redmine. Jira była jeszcze w fazie produkcyjnej (codzienna praca), więc musieliśmy stworzyć wieloetapową migrację. Po pierwsze: wstępne, obejmujące wszystkie dane wyeksportowane z wieloletniej historii Jira, skonsoliduj dane (oczyść i usuń niepotrzebne zaimportowane obiekty), skonfiguruj narzędzie (połącz projekty realizacyjne i helpdeskowe, ustaw wszystkie dashboardy) i wykonaj drugą migrację tuż przed Przejdź na żywo.

3. Trening

Przeszkoliliśmy KLUCZOWYCH użytkowników klienta głównie z konkretnych modułów, takich jak Gantt, zarządzanie zasobami i administracja systemem. Przedstawiciele klienta byli silnymi osobistościami technicznymi, dlatego skupialiśmy się głównie na wskazówkach i trikach oraz przypadkach narożnych w narzędziu Easy Redmine.

4. Testowanie

Po pierwszej migracji i konfiguracji systemu klient przetestował w narzędziu wszystkie migrowane dane i codzienną rutynę. Kilka razy powtórzyliśmy migrację, aby wyjaśnić przepływ i naprawić drobne ustalenia. Ze względu na to, że narzędzie było pełne zmigrowanych danych historycznych z Jira, klient miał szansę zobaczyć zwłaszcza wszystkie raporty, takie jak zarządzanie zasobami. żyć z danymi.

Wdrożenie Easy Redmine przyniosło:

• Ujednolicony widok wszystkich zasobów i możliwości
• Identyfikacja luk w wykorzystaniu
• Usprawnienie działań związanych z zarządzaniem portfelem
• Efektywne zarządzanie zadaniami w ramach wielu projektów/działań klienta

Najczęściej używane funkcje:

• Zarządzanie zadaniami w projektach
• Globalne zarządzanie zasobami – widok miesięczny z niestandardowym filtrem
• Niestandardowy pulpit nawigacyjny w całym portfelu projektów
• Karty czasu pracy i związane z nimi raporty