Nejčastější chyby při zahájení nového projekt.

11/16/2021
8 minut
Jakub Ryba

Přemýšleli jste někdy o problémech, které jste museli řešit při řízení vašeho posledního projektu? Souhlasíte s tím, že některé z nich měly svůj základ v fázi zahájení? Pokud ano - a pokud se chystáte začít pracovat na dalším projekt - nechte tyto ověřené aproveditelné tipy být vaším průvodcem, jak začít nový projekt správně.

Proč projektoví manažeři a týmy podceňují fázi zahájení projekt?

Není to tím, že by projektoví manažeři by líní nebo nekonzistentní. (Ano, to se také může stát, ale věříme, že usilujete o to stát se TOP hráčem.) Věc spočívá v tom, že většina PM zažívá situaci "skákání z jednoho projektu na druhý". Pokud nemáte čas uzavřít "mentální dveře" za projekt, který jste právě dokončili, zatímco už jste pod tlakem začít další, pravděpodobně selžete - nebo alespoň uděláte chyby a špatná rozhodnutí. Proto předtím, než začnete běžet na svůj nový velký projekt, požádejte o nějaký čas navíc na přípravu a pak postupujte krok za krokem podle našich rad.


"Raději si vezměte den nebo dva navíc na zahájení
nového projekt – takže ho můžete prakticky i mentálně přijmout.”


Před zahájením

Předtím, než sdělíte svému týmu nový projekt, je třeba udělat nějakou práci. Začněte tím, že promluvíte s vaším klient interesariuszy o níže uvedených tématech. Vytvořte novou myšlenkovou mapu, abyste si zapsali všechny informace, poznámky a nápady v logické struktuře, takže je budete mít všechny na jednom místě, což je zásadní pro jejich pozdější hodnocení.


  • Co se stane, pokud tento projekt nikdy neproběhne?

    Jistě, můžete se zeptat zdvořileji: "Jaký je účel projekt?" Ale potřebujete víc - aby jste svého klienta donutili přemýšlet hlouběji o skutečném dopadu a účelu projektu. Protože "Jak tento projekt pomáhá uspět vaší strategii?" je mnohem lepší otázka. Byli byste překvapeni, jak často se otázky jako tyto nakonec změní samotný brief!


  • Skutečný příběh: Firma na mléčné výrobky kontaktovala reklamní agenturu, aby vymyslela novou reklamní kampaň na podporu prodeje. Po řadě hlubších otázek od agentury a několika debriefingech se celý přístup k požadavku změnil. Problémem nebyla nedostatečná reklama, ale jednoduše příliš velké jogurtové kelímky - było to příliš mnoho jídla pro děti, takže nikdy nedojedly všechny jogurty, což poté rozzlobilo rodiče, protože museli zbytky vyhodit. První věcí, která musela být udělána, było tedy změnit balení produktů z aktuální velikosti na menší. Jakmile klient souhlasil s touto změnou, było čas vytvořit reklamní kampaň, která by komunikovala praktičtější velikost produktu.


  • Kolik peněz máme na projekt?

    Znovu, nejde jen o samotnou částku. Pokuste se zjistit, zda jsou k dispozici nějaké další zdroje (v případě, že přijdete s speciálním řešením) nebo zda je rozpočet pevný. Nebojte se také mluvit o tématech jako splatnost faktur, způsob platby, podíly z dodatečných prodejů atd. Odpovědi ocenite, až vástakeholdeři budou ptát na strukturu nákladů a tok hotovosti vašeho nového projekt.


  • Kdy by měl být projekt dokončen?

    Pokuste se dostat svého klienta co nejpřesnější. „V říjnu” není odpověď. Protože pravděpodobně běží několik projektů ve vaší společnosti (a někteří členové týmu mohou pracovat na více z nich), budete muset časování přizpůsobit nejen přání vašeho klienta, ale také aktuálnímu portfolio projektů vaší společnosti.


  • Definujte způsob komunikace

    Ušetřete si mnoho stresu a na obou stranách (vaší i vašeho klienta) definiuj osobę nebo týmy, kteří budou spolu komunikovat o průběhu projekt. Takto získáte shromážděnou a strukturovanou zpětnou vazbu místo toho, abyste dostávali tuny chaotických e-mailů od různých osob. Snažte se používat co nejméně komunikačních kanálů. Při výběru vašeho softwaru pro řízení projektů se ujistěte, že má také plynule Běžící aplikacjaci s chytrými e-mailovými notifikacemi.

    TIP: Pro mnoho projektů (zejména digitalních a softwarových vývojových projektů) je vhodné pracovat agilně. V tomto případě využijte buď Scrum lub Kanban tablica. Můžete to také představit svému klientovi a vysvětlit princip sprintů.


Výsledek? Po této před-kick-off seanci jste připraveni definovat svůj železný trojúhelník skládající se z rozpočtu, rozsahu a časových omezení. Skvělé, že?


„Začněte nový projekt dvakrát: na úrovni PM-klienta
a pak s vaším týmem”.


Jak začít projekt se svým týmem

Nyní, když máte odpovědi od svého klienta, můžete začít pracovat na projekt. Berte to s klidem, zorganizuj se a zapojte svůj tým.


  1. Vytvořte svůj tým

    Abyste mohli vytvořit tým snů pro váš projekt, musite nejprve zkontrolovat kapacity svých zdrojů. Získat aktuální přehled o úkolech, které jsou překročené a problémy s alokací hodin. Zohledněte dovolené členů týmu a jejich aktuální pracovní zátěž. Pokud je třeba obssadit konkrétní rola, neváhejte najmout profesionála zvenčí.

    Wynik: Plně pokrývající tým na základě času + kapacit zátěže, zaznamenaný v nástroji PM.


  2. Nastavte zahajovací schůzku

    Pozvěte všechny, kteří budou na projekt pracovat. Představte fakta, která jste se dozvěděli od svého klienta, a umožněte členům týmu, aby položili otázky. Nezoufejte, pokud na některé z nich nemůžete odpovědět, navzdory vašemu předchozímu úsilí. Naopak se radujte, že se dozvíte o díře před tím, než do ní spadnete!

    TIP: V závislosti na projekt a vašem vztahu s klient můžete také zvážit pozvání klienta na zahajovací schůzku.

    Wynik: Debriefing s klient nebo pokračování v rozkladu práce.


  3. Získejte přehled o všech nápadech

    Pokud čtete naše blogy pravidelně, museli jste si všimnout, že často upozorňujeme na mapowanie myśli. Použijte nástroj Mapowanie myśli, abyste využili toho, že máte celý tým v jedné místnosti - nebo v jednom hovoru. Zapište vše, co je možné dodat celý projekt. Tím vytvoříte seznam všech nápadů a později je můžete prioritizovat a převést některé z nich na úkoly.

    Wynik: Vizuální seznam všech možných úkolů, vytvořený všemi členy týmu pracujícími na projekt.


  4. Zorganizujte úkoly w Ganttově diagramu

    Jakmile víte, jaké úkoly je třeba dodat, můžete je organizovat v časovém rámci. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je použití funkce przeciągnij i upuść Easy Gantta. Přidejte milníky, podúkoly a vztahy mezi úkoly. Jakmile je připraven, můžete ho sdílet se svým týmem, aby všichni členové viděli, jak jejich práce závisí a souvisí.

    Wynik: Vizuální organizace úkolů v časovém rámci.


„Pokud máte opakující se typ projektu,
ušetřete čas použitím šablony projekt. "


záver

Začátek projektu určuje celý jeho průběh a konečné dodání. Abychom se vyhnuli nejčastějším chybám na začátku nového projekt, použijte sadu nástrojů, které vám pomohou lépe začlenit váš tým. Ale především si dejte čas s klient a získávejte hluboké a podrobné informace o účelu projektu a jeho očekáváních.

Začínáte nový projekt správně? Snadne.

Vylepšete své nástroje pro plánování, řízení a kontrolu projektů.

Vyzkoušejte Easy Redmine na 30 dni zdarma

Kompletní funkce, chráněno protokolem SSL, denní zálohování, ve vaší lokalitě.