Kontroluj budżety projektów jak profesjonalista

Podstawowe umiejętności kierownika projektu obejmują zarządzanie finansami projektu i upewnienie się, że projekt mieści się w założonym budżecie. W końcu dotrzymanie planu finansowego często jest także jednym z najczęstszych kryteria oceny projektu sukces.

Poszczególne wydatki będą stopniowo „pochłaniać” całkowitą kwotę pieniędzy, jaką masz do dyspozycji na projekt. Monitorowanie dochodów, wydatków i ogólnego przepływu środków pieniężnych ma zatem zasadnicze znaczenie dla prawidłowego zarządzania całym budżetem projektu. Jeśli zarządzasz jednocześnie wieloma projektami, m.in. ich budżety, wówczas konieczne jest monitorowanie stanu finansowego całego portfela projektów.

5 kroków do planowania finansowego projektu

Aby uniknąć marnowania budżetu projektu i ostatecznie jego niepowodzenia, przygotowaliśmy kroki do planowania finansowego Twojego projektu.

Wybór narzędzi

Przede wszystkim konieczna jest identyfikacja jedno narzędzie który będzie stanowić centralny punkt zarządzania finansami Twojego projektu. Nie tylko w świetle wydarzeń roku 2020, ale także chcesz mieć dostęp online do tego narzędzia, dzięki czemu Ty i Twój zespół będziecie mogli dodawaj wydatki w czasie rzeczywistym z dowolnego miejscai o niczym nie zapomnieć. Idealnym scenariuszem jest bezpośrednie wykorzystanie oprogramowania, którego już używasz, do zarządzania samym projektem. Na przykład w Easy Redmine masz bezpośredni dostęp do dedykowanych paneli za budżet, płace i faktury lub przepływy pieniężne.

Identyfikacja wydatków

Jednak samo oprogramowanie nie wystarczy, jeśli nie zidentyfikujesz dokładnie wszystkich pozycji, które należą do Twojego budżetu. Aby to zrobić, zalecamy użycie CBS lub Struktura podziału kosztów, pomóc Ci w przejrzysty sposób mapuj wszystkie składniki swojego budżetu. CBS nie może zabraknąć żadnych kosztów ani wydatkóww przeciwnym razie narażasz się na błędy, które mogą znacząco wpłynąć na całe planowanie projektu.

Tworzenie budżetu

Kiedy już będziesz miał przegląd przewidywanych dochodów i wydatków, możesz przystąpić do faktycznego planowania, czyli tworzenia budżetu. Kiedy rzeczywiście zostaną zidentyfikowane wszystkie koszty stałe i zmienne, Ty zorientuj się w projekcieprzybliżona wartość i kwoty, które możesz osiągnąć lub nie.

Monitoruj postęp

Podczas realizacji projektu Ty lub osoba upoważniona musicie monitorować rzeczywisty rozwój finansów i porównaj je z pierwotnym budżetem. Dlatego musisz pracować z zestawieniami zysków i strat oraz monitorować przepływy pieniężne. Ponadto w przypadkach, w których używasz oddzielnych narzędzi księgowych do monitorowania i rejestracji, uprościliśmy Twoją pracę dzięki usłudze integrację tych narzędzi w Easy Redmine.

Co najważniejsze, pamiętaj, że tylko możesz zapobiec potencjalnemu przekroczeniu budżetu monitorując rozwój swoich kosztów i od razu będziesz wiedział, czy część projektu wymknie się spod kontroli.

Oceniać

Jak zwykle nie zapomnij zrobić retrospektywy po zakończeniu projektu. Porównanie wynikających z tego wydatków z pierwotnym planem da ci wyobrażenie o dokładności twojego planowania, które możesz poprawić w innych projektach. Możesz również śledzić, które części projektu najbardziej odbiegały od planu i określić, czy dzieje się to wielokrotnie. W skrócie, maksymalnie wykorzystać zebrane dane.