Pracovat chytře: Jak najít správnou rovnováhu mezi krátkodobými požadavky a dlouhodobými projekty.

Řekněme, že provozujete svůj vlastní podnik a klienti na vás přicházejí, ale zároveň chcete prozkoumat nedotčené příležitosti. Nebo možná vaše společnost chce v reakci na Covid-19 snížit provozní náklady bez odložení projektuů, které mohou potenciálně podporovat dlouhodobý růst. Jak zvládnete spravovat úkoly, které musíte udělat právě teď, s klíčovými cíli, které musíte dosáhnout v budoucnosti?

Nie, většina plachetnic je vybavena záložním dieselovým motorem, aby je udržela v chodu během bezvětří. Podobne metody musíte vyvinout své pro přežití náročných požadavků a udržení všeho w správném směru.

Naštěstí egzystencjují účinné přístupy k dosažení této rovnováhy. Níže uvedené kroky mohou být zvláště prospěšné pro správu krátkodobých požadavků a potřeb bez ztráty zřetele k vaší dlouhodobé vizi.

1. Propojte krátkodobé a dlouhodobé cíle

Zdaleka nejdůležitější otázky, které si musíte položit, když zvažujete, zda máte splnit nový krátkodobý požadavek, souvisejí s tím, jak se váže k vaší vizi a strategia. Pohybuje vás požadavek směrem k vaší představované budoucnosti? Existují aspekty tohoto požadavku, které ohrožují vaši schopnost dosáhnout vaší vize? Můžete v budoucnu využít některé prvky tohoto krátkodobého projektu?

Přemýšlení o těchto otázkách vám umožní pochopit, zda je krátkodobý úkol „jednorázový” projekt, nebo zda by mohl sloužit jako šablona pro inicializaci nového projektu w budoucnu. Většinou jsou krátkodobé požadavky, které stojí za to přijmout, mohou být v budoucnu využity k něčemu většímu.

Samozřejmě, jednorázové úkoly nejsou vždy špatné. Například, pokud se jedná o technické riziko, které nemůžete ignorovat, musíte být připraveni a ochotni přesunout své zdroje, aby se mu přizpůsobili.

Když tak učiníte, musíte přistupovat k problému stejně jako k projekt neustálého zlepšování. Musite kolem něj vytvořit strukturovaný plán a porozumět a kvantifikovat jeho účinky. Nástroj pro řízení projektů jako łatwy Redmine může poskytnout cennou pomoc při odhadování a plánování projektů a při výpočtu kritické cesty.

2. Opravdovost krátkodobých požadavků zdůvodněte daty

Jakmile jste své krátkodobé požadavky porovnali s vaší dlouhodobou vizí, začněte se dívat na realitu práce před vámi. Ujistěte se, že to, co zvažujete, má smysl jak z hlediska objektivních, tak subjektivních dat.

V této fázi je důležité oddělit vznikající emocionální požadavky od racionálních potřeb, které se vztahují k širšímu publiku. Studie ukazují, že příliš mnoho krátkodobých požadavků se zaměřuje na ad hoc emocionální reakce. Pokud jste například IT podpora pracující na dálku, může vás klient kontaktovat s reklamací na nedostatek systému. Tato stížnost vás může nutit rychle přejít do režimu odpovědi, aniž byste dostatečně zvážili dopad problému na vaše dlouhodobé projekty.

Abyste účinně pracovali, musíte shromáždit dostatek dat o krátkodobé práci, která na vás padá. Tímto způsobem můžete přesně určit její důležitost a plánovat ji podle toho.

3. Důsledně sledujte krátkodobé i dlouhodobé projekty

Krátkodobé požadavky mohou být rychlé úkoly, ale protože se objevují neustále, mohou rychle zaplnit celý váš backlog práce. Je důležité, abyste pečlivě sledovali své backlogy, aby vaše krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé úkoly zůstávaly na správné cestě.

Správné řešení pro řízení projektů vám může pomoci tyto projekty sledovat efektivně a označovat jejich požadavky, abyste mohli kolem nich stavět deska rozdzielcza, Diagram Ganttovego a raportowy. Díky této viditelnosti můžete udržovat rovnováhu efektivně. Můžete se vyhnout obětování krátkodobých požadavků ve prospěch ročního budoucího výhledu nebo ohrožení této budoucnosti tím, že se pokusíte ve svém aktuálním plánu vměstnat příliš mnoho krátk odobych úkolů.

Pokud jste součástí týmu, dashboardy a reporty vám mohou pomoci udržovat členy informované o přesných informacích. Takže místo toho, abyste trávili čas v Zoom hovorech discutujících o názorech, můžete mluvit v termínech analýz jako náklady, výnosy a budoucí dopady.

Rovnováha je v tobě

Kdykoli se ocitneš v boji s konkurenčními krátkodobými a dlouhodobými prioritami, udělej si hluboký nádech a vrať se k výše uvedeným krokům. Porozuměj, jak krátkodobá poptávka může ovlivnit celkový obraz a použij data k posouzení práce, která je zapotřebí. Pokud je správným rozhodnutím přijmout poptávku, použij efektivní řešení projektového Managementu k sledování svého pokroku a přizpůsobení svého plánu novým informacím.

Pokud se řídíš tímto strukturovaným přístupem, nejenže budeš úspěšný v navázání rovnováhy mezi krátkodobými a dlouhodobými požadavky, ale také budeš schopen vytvořit proces, který funguje pro současné i budoucí projektów. Můžeš tedy přejít z reakce a „hasičení” na rozhodování, které tě neodchýlí od tvé vize.