Toteuttaa tietopohja 2.0 Harmonyssa: Tarina Easy Softwaresta

Mikä w bazie wiedzy 2.0

Se on täydellinen tapa päästä käsiksi yrityksen tietoon, joka on integroitu Easy Redmineen ja tarjoaa tehokkaan työkalupakin dokumentaation, ohjeiden, prosessien, laadunhallinnan ja muiden tarpeiden järjestämiseen ja skaalaamiseen tieon ylläpitämiseksi organisaatiossa.

Czytaj dalej

Miten loimme sen

• Mikä oli haaste: Easy Softwarella jaettavan sisäisen tieon määrä muuttui liian monimutkaiseksi aiemmalle ratkaisulle. Pelkkä artikkelien joukko kategorioissa ei enää riittänyt.
• Mitä tarvitsimme: Etsimme erikoistunutta sovellusta, joka olisi mahdollisimman tiiviisti sidoksisa Easy Redmineen. Sen täytyi ehdottomasti olla avoimen lähdekoodin, koska tuemme sitä ja Easy Redmine itsessään on avoimen lähdekoodin ohjelmisto.
• Minkä ratkaisun valitsimme: BlueSpice sopii määritelmään täydellisesti. Zobacz avoimen lähdekoodin ratkaisu, erikoistunut wikityökalu, jolla on monimutkainen sopeutuvuus ja integraatio Easy Redminen kanssa.

Miten siirto tapahtui

Meillä oli jo olemassa olevaa tietoa aiemmasta tietopankistamme. Halusimme siirtää suuren osan siitä uuteen ratkaisuun. Katso, mitä seitsemää vaihetta olemme ottaneet:

1. Siivoa data alkuperäisessä tietopanissa – aloita ennen siirtoa. Suosittelemme lajittelemaan kaikki artikkelit "viimeksi päivitetty" -päivämäärän mukaan ja aloittamaan vanhimmista.

• Huomaat, että monet yläosan artikkeleista voidaan yksinkertaisesti poistaa
• Toiset laitat erityiseen „tarkistettavaksi” nimettyyn luokkaan – päivität ne myöhemmin
• Joitain voidaan päivittää välittömästi
• Loput voivat pysyä Sellaisinaan

Kaksi lisävinkkiä:

• Jos useampi henkilö aikoo tarkistaa artikkelit, voi olla hyvä idea merkitä ne jollain tavalla tai asettaa mukautettu kenttä – esimerkiksi „Tarkistettu”.
• Tarkista myös artikkelien otsikot. Jos ne sisältävät ongelmallisia symboleja, ne voivat aiheuttaa ongelmia siirron aikana. Tässä on joitain vinkakejä mediawiki.org-sivustolla sivun otsikoista ja sallituista otsikkomerkeistä.

Czytaj dalej

2. Baza wiedzy Asenna 2.0 – ominaisuuden tekninen toimitus. Koska käytämme Easy Cloud -palvelua, se tehtiin lähes automaattisesti

3. Tee testisiirtoja – emme olleet varmoja tuloksesta, joten teimme testisiirron

• Tarkistimme sivun otsikot, sisällön muotoilun (otsikot, kappaleet, linkt ja kuvat) ja luokat
• Tarkistimme kuinka kauan siirto kestäisi (meillä oli yli 900 artikkelia siirrettävänä)
• Teimme tarvittavat muutokset alkuperäisen tietopankin sisältöön testisiirron havaintojen perusteella
• Baza wiedzy „Päivitimme” 2.0 – sovelluksen – poistimme kaikki tieot

4. Tiedotus käyttäjillemme

• Ilmoitimme heille tuotantosiirron päivämäärästä = tämän jälkeen ensisijainen tietolähde w bazie wiedzy 2.0. Tämän jälkeen käyttäjillä on vain luku- ja vertailuoikeus alkuperäisiin artikkeleihin (vain viitteeksi ja vertailuksi), miten ne näyttävät nyt ja ennen
• Järjestimme muutaman kierroksen käyttäjäkoulutusta ja ylläpitäjien taitojen päivitystä

5. Tuotantosiirto

• Päivä koitti, kun paintoimme nappia ja siirto suoritettiin
• Alkuperäisen tietopankin käyttöoikeuksia alennettiin tarkistusmuotoon

Katso siirtoprosesi

6. Sisäinen tuki

• Nimesimme muutamia kollegoita ja kanavan Microsoft Teamsiin, jossa käyttäjämme voivat esittää kysymiksiä Knowledge Base 2.0:n toiminnasta
• Joitain ongelmia siirron jälkeen havaittiin tuotannossa. Koska meillä oli edelleen alkuperäinen käytössä, pystyimme ratkaisemaan jokaisen ongelman asianmukaisesti

7. Poista alkuperäinen tietopankki käytöstä

• Noin 6 viikon kuluttua sisäisen tuen pyynnöt vähenivät
• Poistimme alkuperäisen tietopankin käytöstä Easy Redmine -sovelluksestamme
• Suosittelemme tekemään varmuuskopion ennen lisäosan poistamista

Miten yritys hyväksyi muutoksen

Jokainen muutos organisaatiossa vie aikaa tulla täysin hyväksytyksi. Alut ovat vaikeimpia, minkä vuoksi meidän on jatkuvasti muistutettava käyttäjiämme uuden järjestelmän eduista.

Tietokannan 2.0 tapauksessa ilmeinen asia on, että jos et tieä jotain, kokeile ensin hakea (sivupalkin lamppu). Näet tuloksia paitsi artikkelin otsikkona (kuten alkuperäisessä tietokannassa), myös sivujen varsinaisessa sisällössä ensisilmäyksellä => on hyvä mahdollisuus saada wasstaus ilman että sinun tarvitsee mennä muualle.

Kun käyttäjä löytää nopeasti haluamansa tieon muilta, on ovat halukkaampia jakamaan tietonsa näille muille, palauttaakseen palveluksen ja tunteen.

Miten toteutus eteni

Kategorie

Ne tuotiin alkuperäisestä tietokannasta, mikä na hienoa. Mutta rakennetta (kategorioita ja alakategorioita) ei voitu teknisesti tuoda. Ensimmäinen asia, jonka teimme, oli tarkistaa kategoriat, joihin sivut on järjestetty.

Aloitimme kolmella pääkategorialla:

• Kohderyhmä - kenelle sivu na hyödyllisin - useita vaihtoehtoja na sallittu, kuten
• obroty
• Rozwój
• Marketing
• Wszystko
• Asiakirjatyyppi - millaista tietoa jaetaan. Lopulta jokaisella typypillä on oma mallipohjansa, joten ne näyttävät kaikki standardoiduilta. Paras käytäntö määrää, että jokaisella sivulla tulisi olla vain yksi asiakirjatyyppi.
• o jej
• Kuinka tehda
• Prosessi
• Koulutusmuistiinpanot ja talenteet
• Aihe - mistä sivu kertoo. Tämä rakenne voi mennä syvemmälle, koska yrityksessä na paljon aiheita. Sivun lisääminen aiheen kategoriaan on vapaaehtoista - ei pakollista, jos sopivaa kategoriaa ei ole olemassa.
• Produkt
• Ydintoiminnot
• Resurssienhallinta
• Azjakaspalvelu
• Agile-työpöytä
• Infrastruktura
• Pilvi
• Palvelin
• Hybridiratkaisu
• Sisäinen IT
• timit
• Outlook
• Laitteisto
• Jaetto laitteisto
• Yksittäinen laitteisto

Koska jokainen toimittaja voi luoda uusia kategorioita, teemme kuukausittaisia ​​tarkistuksia, jotta liian epäselviä tai yksittäiseen käyttöön tarkoitettuja kategorioita ei luotaisi liikaa, ikään kuin järjestelmä ei villiintyisi.

Nawigacja inicjacyjna

On tärkeää, että käyttäjät voivat navigoida uutta sovellusta hyvin. Luonnollinen navigointikohde na pavalikko, joka na osittain mukautettavissa. Hyödyllinen lisävaihtoehto dalej pierwsza strona, joka toivottaa lukijat tervetulleiksi, linkttää artikkeliin parhaista käytännöistä Tietokanta 2.0:lle ja linkttää sivuille, jotka on omistettu yrityksen osastoille.

Klikkaamalla esimerkiksi Markkinointia käyttäjä ohjataan Markkinointisivujen indeksiin selattavaksi. Se sisältää myös lisätietoja, jotka ovat istotneteja vain kyseiselle osastolle.

Harkitsemme navigointisivujen käyttöä muiden lajittelukriteerien (kuten tuotetiedot tai yleiset yrityksen politiikat) osalta.

Yksi zapytaj kerrallaana

Kun olet asettanut kategoriat ja navigointisivut, käyttäjät voivat jo työskennellä niissä. Aluksi se voi vaikuttaa hieman sotkuiselta, minkä vuoksi meillä on muutamia erityisesti nimettyjä ylläpitäjiä, jotka valvovat jonkinlaista järjestystä.

Olemme käyttäneet Knowledge Base 2.0:aa jo muutaman kuukauden ajan, mutta wasta aloitamme. Tiedostamme, että olemme kaukana täydellisesti järjestetystä ja standardoidusta wikistä, jota kaikki käyttäjät (kokemuksesta riippumatta) tuntevat kuin omat taskunsa.

Uskomme, että Baza wiedzy kasvaa vähitellen ja orgaanisesti sitoutuneiden käyttäjien avulla, mikä johtaa parempaan omaksumiseen kuin jos käyttäisimme kuukausia järjestelmän valmisteluun, jonka käyttäjien olisi opiskeltava kovasti ymmärtääkseen sen .

Suosituksena on tarkkailla tarkasti, miten käyttäjät sitä käyttävät, ja ottaa pieniä askelia kohti tarkempia organisatorisia konfiguraatioita, kuten sivupohjia, typografn sääntöjä jne. Jokainen askel, joka edes hieman monimutkaistaa Baza wiedzy -järjestelmän käyttöä organizacja hyväksi, tulisi selittää, miten se hyödyttää kaikkia asianosaisia.

Wniosek

Me Easy Softwarella olemme saattaneet loppuun siirtymis- ja toteutusprosessin, ja nyt on sinun vuorosi. Noudattamalla näitä yllä olevia vinkakejä ja ottamalla inspiraatiota, mikä tahansa yritys voi toteuttaa uuden Knowledge Base 2.0:n, joka vastaa heidän ainutlaatuisia tarpeitaan ja pitää heidän tietonsa turvassa.

Wypróbuj za darmo