Przyjdź i zaimplementuj Bazę wiedzy 2.0 w Harmony: Storia di Easy Software.

Cosa to Baza wiedzy 2.0

Jest to idealny sposób, aby uzyskać dostęp do wiedzy, zintegrować się z Easy Redmine i oferować potężny zestaw narzędzi do organizowania i skalowania dokumentacji, podręczników, procesów, la gestione della qualità e altre esigenze per mantenere la conoscenza all' interno di un'organizzazione.

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Chodź l'abbiamo creato

• Qual è stata la sfida: W Easy Software, la quantità di conoscenza interna da condividere è diventata troppo complessa per la soluzione precedente. Solo un insieme regolare di articoli in categorie non era più wystarczająca.
• Cosa ci serviva: Stavamo cercando un'applicazione specializzata, legata co więcej możliwe Easy Redmine. Musisz wiedzieć, że oprogramowanie open source jest wsparciem i Easy Redmine stesso jest oprogramowaniem open source.
• Quale soluzione abbiamo selezionato: BlueSpice jest dokładnie określona. Jest to rozwiązanie typu open source, wyspecjalizowane narzędzie wiki, z pełnym dostępem i integracją z Easy Redmine.

Come è avvenuta la migration

Abbiamo già avuto dei dati esistenti nella nostra precedente Baza wiedzy. Volevamo transferirne gran parte nella nuova soluzione. Vedi i sette passaggi che abbiamo seguito:

1. Pulizia dei dati nella Baza wiedzy oryginalna – inizia prima della migracja. Consigliamo di ordinare tutti gli articoli per data di „ultimo aggiornamento” e di partire dai più vecchi.

• Troverai che molti articoli dalla parte Superiore possono essere semplemente eliminati
• Altri li metti in una categoria specifica chiamata „da rivedere” – li aggiornerai in seguito
• Alcuni possono essere aggiornati natychmiastowe
• Il resto può rimanere così com'è

Z powodu dalszych sugestii:

• Se più persone devono rewizja gli articoli, Potrebbe essere una buona idea contrassegnarli in qualche modo lub impostare un campo personalizzato – ad esempio, „Revisionato”.
• Controlla anche i titoli degli articoli. Se contengono simboli problematici, potrebbero causare problemi durante la migrazione. Ecco alcuni consigli su mediawiki.org Riguardo AI tytuł strony oraz caratteri del tytuł prawny.

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2. Zainstaluj Bazę wiedzy 2.0 – consegna tecnica della funzionalità. Poiché stiamo utilizzando Easy Cloud, jest prawie automatyczne

3. Effettua alcune migrazioni di prova – non eravamo sicuri dell'esito, quindi abbiamo effettuato una migrazione di prova

• Abbiamo controllato i titoli delle pagine, la formattazione del contenuto (intestazioni, paragrafi, collegamenti e immagini) i le categorie
• Abbiamo controllato quanto tempo ci sarebbe voluto (avevamo oltre 900 articoli da migrare)
• Abbiamo aportato le modifiche in cessarie al contenuto della Knowledge Base Originale in Base alle nostre rangerte dalla migrazione di prova
• Abbiamo „aggiornato” l'applicazione Knowledge Base 2.0 – eliminuje wszystkie dane

4. Informazioni ai nostri utenti

• Li abbiamo informati sulla data della migration di produzione = dopo questo momento, la fonte di conoscenza primaria è Knowledge Base 2.0. Dopo questo momento, gli utenti avranno solo accesso in solo agli articoli originali (solo per riferimento e contrao) su come appaiono ora e prima
• Abbiamo tenuto alcune sessioni di formazione degli utenti e di aggiornamento delle Competenze degli amministratori

5. Importowanie produkcji

• È arrivato il giorno in cui avremmo cliccato il pulsante e la migrazione sarebbe stata eseguita
• Dopo il nostro controllo iniziale, abbiamo abbassato le autorizzazioni per tutti i ruoli nella Knowledge Base originale – in modalità di solo lettura

Vedi il proces migracji

6. Wsparcie wewnętrzne

• Abbiamo oznacza alcuni colleghi i un canale in Microsoft Teams in cui nostri utenti potevano fare domande su come funziona Knowledge Base 2.0
• Sono stati riscontrati alcuni problemi dopo la migracja w produkcji. Poiché avevamo ancora quello originale attivo, siamo stati in grado di rissolvere ogni problema di conseguenza

7. Niepełnosprawność z oryginalnej bazy wiedzy

• Dopo około 6 settimane, le richieste di supporto interno sono diminuite
• Wyłącz dostęp do oryginalnej bazy wiedzy z nowej aplikacji Easy Redmine
• Można wykonać kopię zapasową przed odinstalowaniem wtyczki

Come l'azienda ha accettato un cambiamento

Ogni cambiamento in un'organizzazione richiede Tempo per essere completamente accettato. Gli inizi sono i più difficili, ecco perché dobbiamo continuare a ricordare ai nostri utenti i vantaggi del nuovo sistema.

Nel caso di Knowledge Base 2.0, l'ovvio è se non si sa qualcosa, provare a cercare prima (lampadina nella barra laterale). Vedrai i risultati non solo sotto forma di titolo dell'articolo (come nella Knowledge Base originale), ma anche nel contenuto effettivo delle pagine a prima vista => c'è una buona possibilità che riceverai una risposta senza dover andare da nessun'altra parte .

Quando l'utente trova rapidamente e facilmente la conoscenza desiderata dagli altri, è più incline a condividere la propria conoscenza con gli altri, per ricambiare ulubione i sensacyjne.

Come è proceduta l'implementazione

kategoria

Oni byli importuj z oryginalnej bazy wiedzy, il che è ottimo. Ma la struttura (kategoria e sottokategoria) non poteva essere importata tecnicamente. La prima cosa che abbiamo fatto jest stata quella di rivedere le kategorie, w cui le pagine sono organizzate.

Abbiamo inicjato con 3 główne „wymiary” kategorii:

• Publikuję - per chi è più utile la pagina - sono accordite molteplici opzioni come
• obroty
• Rozwój
• Marketing
• Tutti
• Typ dokumentu - che tipo di conoscenza viene condivisa. Alla fine, każdy tipo avrà il proprio modello, quindi avranno tutti un aspetto standardizzato. La buona pratica impone che każdej pagina debba avere solowe wskazówki dotyczące dokumentu.
• Polityka
• Jak to zrobić
• Proces
• Uwaga e registrazioni di formazione
• Przedmiot - di cosa parla la pagina. Questa struttura potrebbe approfondirsi, poiché ci sono molti argomenti in azienda. Aggiungere una pagina in una categoria di soggetto è volontario - non richiesto, se non esiste una categoria adatta.
• produkt
• Le funzionalità Principali
• Gestion delle risorse
• Help Desk
• Agile board
• infrastruktura
• Chmura
• serwer
• Rozwiązanie ibrida
• IT wewnętrzny
• Zespół zarządzający
• Outlook
• sprzęt komputerowy
• Warunek HW
• Indywidualny HW

Dato che każdy editore può creare nuove categorie, facciamo rewizje mensili w modo che non vengano stworzyć troppe kategorii poco chiare lub ad uso singolo, una sorta di riordino della struttura in modo che non diventi caotica.

Strona nawigacyjna

È fondamentale che gli utenti possano Navigare bene nella new applicazione. Un elemento naturale per la navigazione è il menu główne, che è in parte personalizzabile. Un'utile opzione aggiuntiva è la strona główna, che accoglie lettori, collega all'articolo sulle best pratiche for Knowledge Base 2.0 and collega alle page dedicate ai dipartimenti della nostra azienda.

Cliccando ad esempio su Marketing, l'utente verrà indirizzato all'indice delle pagine di Marketing da sfogliare. Contiene anche informazioni aggiuntive che sono rilevanti esclusivamente per quel dipartimento.

Stiamo valutando l'utilizzo di pagine di navigazione per altri criteri di ordinamento (come le informazioni sul prodotto o le politiche generali dell'azienda).

Krok po kroku

Dopo aver impostato le categorie e le pagine di navigazione, gli utenti sono già in grado di lavorarci. Potrebbe sembrare un po' disordinato all'inizio, motivo per cui abbiamo alcuni administrator designati, che nadzoruno che sia mantenuto un certo ordine.

Abbiamo używa Baza wiedzy 2.0 per un paio di mesi adesso, e siamo ancora solo all'inizio. Uświadamiasz sobie, że jesteś idealny jako idealny organizowany przez wiki i standaryzowany, że wszyscy użytkownicy (niezależni od wiedzy) znają pamięć.

Crediamo che far crescere gradualmente la Baza wiedzy, organicamente, attraverso in tuoi utenti coinvolti, porti infine a una lepiej adozione, rispetto a se dovessimo passare mesi a preparare un sistema che in nostri utenti dovrebbero studiare duramente per capire.

La nostra raccomandazione è di osservare atttentamente chodź gli utenti lo utilizzano e fare piccoli passi incrementali verso l'implementazione di configurazioni organizzative più precision come i modelli di pagina, le regole di tipografia, etc. Ogni passo che anche leggermente complica l'uso della Knowledge Base per il bene maggiore della tua organizzazione dovrebbe essere accompagnato da una spiegazione di come beneficia tutti i soggetti coinvolti.

wnioski

Noi di Easy Software abbiamo kompletny proces migracji i wdrożenia ed ora tocca a te. Kolejne pytania są konsekutywne i prendendo ispirazione, qualsiasi azienda può implementare una noova Baza wiedzy 2.0 che soddisfile sue esigenze uniche e mantenga al sicuro le sue conoscenze.

Provalo Gratuitamente