Jak zaimplementować Kennisbank 2.0 w Harmony: Jego wersja Easy Software.

Wat to Baza Wiedzy 2.0

Het is de perfecte manier om toegang te krijgen tot de kennis van een bedrijf, geïntegreerd in Easy Redmine en levert een krachtige set tools om documentatie, handleidingen, processen, kwaliteitsbeheer en andere behoeften te organizeren en schalen om kennis binnen een organisatie te behouden.

Czytaj więcej

Hoe we het hebben gemaakt

• Co było de uitdaging: Bij Easy Software werd de hoeveelheid interne kennis om te delen te złożone voor de vorige oplossing. Gewoon een set artikelen in categorieën was niet meer voldoende.
• Co my kiwamy głową Hadden: Jesteśmy waren op zoek naar een gespecialiseerde applicatie, zo nauw mogelijk verbonden spełnione Easy Redmine. Najwięcej zeker open-source zijn omdat we het ondersteunen en Easy Redmine zelf open-source software is.
• Welke oplossing we hebben geselecteerd: BlueSpice Past Perfect in de definitie. Jest przeciwnikiem open source, specjalnym narzędziem wiki, z kompleksową obsługą i integracją z Easy Redmine.

Hoe de migratie heeft plaatsgevonden

Mieliśmy al bestaande gegevens w onze vorige Kennisbank. We wilden veel ervan overzetten naar de nieuwe oplossing. Zie welke zeven stappen we hebben genomen:

1. Maak de gegevens w oryginalnej szkole Kennisbank - rozpocząć voor de migratie. We raden aan om alle artikelen te sorteren op "laatst bijgewerkt" datum en van oudste naar nieuwste te gaan.

• U zult merken dat veel artikelen van bovenaf eenvoudig kunnen worden verwijderd
• Anderen plaatst u in een specifieke categorie genaamd "ter beoordeling" - u zult ze later bijwerken
• Sommige kunnen onmiddellijk worden bijgewerkt
• De rest kan blijven zoals het is

Nog twee wskazówki:

• Als er meer mensen zijn die de artikelen gaan beoordelen, kan het een goed idee zijn om ze op de een of andere manier te taggen of een aangepaste veld in te stellen - bijvoorbeeld "Beoordeeld".
• Kontroluj tytuły artykułów. Als ze problematische symbolen bevatten, kunnen ze problemen veroorzaken tijdens de migratie. Hier zijn enkele tips na mediawiki.org koniec tytuły stron en Wettelijke tytuły.

Czytaj więcej

2. Instalator Kennisbank 2.0 - technische lewaring van de functie. Aangezien we op Easy Cloud draaien, gebeurde dit bijna automatisch

3. Doe enkele testmigraties - we waren niet zeker van de uitkomst, dus we deden een testmigratie

• We hebben paginatitels, inhoudsopmaak (koppen, alinea's, links en afbeeldingen) en categorieën gecontroleerd
• We hebben gecontroleerd hoe lang het zou duren (we moesten meer dan 900 artikelen migreren)
• We hebben noodzakelijke wijzigingen aangebracht in de inhoud van de originele Kennisbank na podstawie van onze bevindingen uit de testmigratie
• We hebben de Kennisbank 2.0-toepassing "vernieuwd" - alle gegevens verwijderd

4. Informatie voor onze gebruikers

• Hebben hen geïnformeerd over de datum van productiemigratie = na deze tijd is de primaire kennisbron Kennisbank 2.0. Na deze tijd hebben gebruikers alleen leestoegang tot de originele artikelen (alleen ter referentie en vergelijking) hoe ze er nu uitzien en voorheen
• We hebben een paar rondes van gebruikerstraining en beheerdersvaardigheden gehouden

5. Import produktów

• De dag kwam dat możemy op de knop zouden klikken en de migratie werd uitgevoerd
• Na onze eerste controle hebben we de machtigingen voor alle rollen in the originele Kennisbank verlaagd - naar alleen-lezen modus

Bekijk het migratieproces

6. Kontynuacja wewnętrzna

• We hebben enkele collega's angewezen en een kanaal in Microsoft Teams waar onze gebruikers eventuele vragen konden stellen over de werking van Kennisbank 2.0
• Er zijn enkele problemen na de migratie in produceie gevonden. Aangezien my nog rumaki de originele actief hadden, konden my elk problem dienovereenkomstig oplossen

7. Schakel de originele Kennisbank uit

• Na ongeveer 6 weken verdwenen de interne ondersteuningsverzoeken
• We hebben de originele Kennisbank uitgeschakeld van onze Easy Redmine-toepassing
• Raden aan een backup te maken voordat u de plug-in verwijdert

Hoe het bedrijf een verandering Accepteerde

Elke verandering in een organisatie kost tijd om volledig geaccepteerd te worden. De Beginfase to het moeilijkst, daarom moeten we onze gebruikers blijven herinneren aan de voordelen van het nieuwe systeem.

W het geval van Kennisbank 2.0 jest het voordeel duidelijk: als je iets niet weet, probeer dan eerst te zoeken (lampje in de zijbalk). Je ziet resultaten niet alleen in de vorm van de titel van het artikel (zoals in de originele Kennisbank), maar ook in de daadwerkelijke inhoud van de pagina's in één oogopslag => er is een goede kans dat je antwoord krijgt zonder ergens anders heen te gaan.

Wanneer een gebruiker snel en gemakkelijk de gewenste kennis vindt, is hij meer geneigd zijn kennis met anderen te delen, als gunst en als gevoel van wederkerigheid.

Hoe de implementatie verliep

Kategorie

Ze zijn geïmporteerd uit de originele Kennisbank, wat geweldig is. Maar de structuur (categorieën en subcategorieën) kon technisch gezien niet worden geïmporteerd. Het eerste wat we deden was de categorieën bekijken waarin de pagina's zijn georganiseerd.

Zaczęliśmy spotykać 3 hoofddimensies van categorieën:

• Grupa docelowa - voor wie is de pagina het meest nuttig - meerdere opties zijn toegestaan ​​zoals
• Sprzedaż
• Rozwój
• Marketing
• Wszyscy
• Typ dokumentu - wat voor soort kennis wordt gedeeld. Uiteindelijk zal elk type zijn eigen sjabloon hebben, zodat ze er allemaal gestandaardiseerd uitzien. Beste praktijk dicteert dat elke pagina slechts één documenttype mag hebben.
• Zniewaga
• Jak
• proces
• Powiadomienia o szkoleniach en opnames
• Temat - war gaat de pagina koniec. Deze structuur kan dieper gaan, omdat er veel onderwerpen zijn in het bedrijf. Het toevoegen van een pagina aan een onderwerpcategorie is vrijwillig - niet verplicht, als er geen geschikte categorie bestaat.
• Produkt
• Funkcje kern
• Źródło zasobów
• Helpdesk (pomoc online)
• Agile board
• Infrastruktura
• Chmura
• serwer
• Opór hybrydy
• Informatyka internetowa
• Zespoły
• Outlook
• sprzęt komputerowy
• Sprzęt firmy Gedeelde
• Sprzęt indywidualny

Aangezien elke redacteur nieuwe categorieën kan maken, voeren we maandelijkse herzieningen uit zodat er niet te veel onduidelijke of eenmalige categorieën worden gemaakt, een soort opruimen van de structuur zodat het nie uit de handlopt.

Navigatiepagina's

Het is essentieel dat gebruikers de nieuwe applicatie goed kunnen navigeren. Een natuurlijk item voor navigatie is het hoofdmenu, dat gedeeltelijk aanpasbaar is. Een nuttige extra optie is de startpagina, die de lezers verwelkomt, linkt naar het artikel over best practice voor Kennisbank 2.0 en links naar pagina's die zijn gewijd aan afdelingen in ons bedrijf.

Drzwi bijvoorbeeld op Marketing te klikken, wordt de gebruiker naar de index van Marketingpagina's geleid om doorheen te bladeren. Het bevat ook aanvullende informatie die alleen istotne jest voor die afdeling.

We overwegen navigatiepagina's te gebruiken voor andere sorteercriteria (zoals productinformatie of algemeen bedrijfsbeleid).

Een stap tegelijk

Zodra je je categorieën en navigatiepagina's hebt ingesteld, kunnen gebruikers er al in werken. Het kan in het begin een beetje rommelig lijken, daarom hebben we een paar aangewezen beheerders die ervoor zorgen dat er enige orde wordt gehouden.

We gebruiken nu al een paar maanden Kennisbank 2.0, maar my zijn nog maar net begonnen. Zdajemy sobie sprawę, że verwijderd zijn van een ideale staat van perfect georganiseerde en gestandaardiseerde wiki die alle gebruikers (ongeacht hun ervaring) uit hun hoofd kennen.

We geloven dat het geleidelijk laten groeien van de kennisbank, organisch, drzwi betrokken gebruikers uiteindelijk leidt tot een betere adoptie, dan wanneer możemy maanden zouden besteden aan het voorbereiden van een system dat onze gebruikers hard zouden moeten bestuderen om het te begrijpen.

Onze aanbeveling jest om nauwlettend te obserwatoren motyka gebruikers het gebruiken en kleine inkrementele stappen te zetten om meer precieze organisatorische configuraties te implementeren, zoals paginasjablonen, typografische regels, enz. Elke stap die het gebruik van de kennisbank zelfs maar enigszins compliceert voor het grotere goed van uw organisatie, moet worden vergezeld van een uitleg van motyka het voordelen biedt voor iedereen die erbij betrokken is.

Wniosek

Wij bij Easy Software hebben het migratie- en implementatieproces afgerond en nu is het jouw beurt. Drzwi deze bovenstaande porady te volgen en inspiratie op te doen, kan elk bedrijf een nieuwe Kennisbank 2.0 implementeren die voldoet aan hun unieke behoeften en hun kennis veilig houdt.

Badanie jest bezpłatne