Jak dawna Baza Wiedzy 2.0 w Harmony: Historia Easy Software.

Czym jest Baza Wiedzy 2.0

Aby uzyskać dostęp do wiedzy firmy, oprogramowania z Easy Redmine i dostarczania zestawu narzędzi do organizowania i skalowania dokumentacji, instrukcji, oprogramowania, obsługi urządzeń i innych potrzeb związanych z obsługą wiedzy w organizacji.

czytaj więcej

Jak to stworzyliśmy

• Jakie było nieprawidłowe: W Easy Software ilość zasobów wiedzy do udostępnienia stałego się zbyt oryginalnego dla rozwiązania. Zwykły zestaw artykułów w zestawie już nie wymagał.
• Czego potrzebowaliśmy: Szukaliśmy specjalistycznej aplikacji, jak najwyżej jakości z Easy Redmine. Na pewno być open-source, ponieważ wspieramy podejście, samo Easy Redmine jest oprogramowaniem open-source.
• Jakie rozwiązanie wybrano: BlueSpice idealny model do tej samej równości. Jest rozwiązaniem open-source, specjalistycznym narzędziem wiki, z kompleksową adaptacyjnością i integracją z Easy Redmine.

Jak przebiegała migracja

dzięki czemu już istnieją dane w naszej unikalnej wiedzy. Chcieliśmy wiele z nich zrobić nowe rozwiązania. Zobacz, jakie siedem kroków popełniliśmy:

1. Wyczyść dane w oryginalnej niezwykłej wiedzy – zacznij przed migracją. Wprowadziliśmy sortowanie wszystkich artykułów według „ostatnio rzeczowych” i zaczynanie od nowych.

• Zauważysz, że wiele artykułów z góry można po prostu skasować
• Inne umieść w specjalnej kategorii o nazwie „do sprawdzenia” – zaktualizujesz je później
• Możliwe, że od razu
• Pozostałe mogą pozostać bez zmian

Dwa dodatki dodatkowe:

• Jeśli będzie więcej osób przeglądać artykuły, warto je jakoś o skonstruować lub ustawić ustawione pole – na przykład „Przeglądane”.
• Sprawdź także tytuły artykułów. Jeśli występują problematyczne symbole, mogą wystąpić problemy podczas działania. Tutaj znajdziesz kilka na mediawiki.org dotyczące tytułów silnych i Tytuł prawny Znaki.

czytaj więcej

2. Zainstaluj aktualizację wiedzy 2.0 – techniczne zaawansowane funkcje. Dzięki temu, że działamy w systemie Easy, system automatycznie działa.

3. Przeprowadź kilka testów testowych – nie byliśmy pewni, przeprowadziliśmy testową migrację

• Sprawdziliśmy tytuły stron, formatowanie treści (nagłówki, akapity, link i obrazy) oraz kategorie
• Sprawdziliśmy, jak długo to wystąpiło (mieliśmy ponad 900 artykułów do przeniesienia)
• Dokonaliśmy zmian w treści oryginalnej bazy danych na podstawie wyników z testu baterii
• „Odświeżyliśmy” Pomoc bazy wiedzy 2.0 – usunęliśmy wszystkie dane

4. Informacje dla naszych użytkowników

• Poinformowaliśmy ich o dacie wsparcia produkcyjnego = po tym czasie głównym źródłem wiedzy jest baza wiedzy 2.0. Po tym czasie zaczniesz tylko dostęp do wejścia zewnętrznego tylko do portu (tylko dla celów porównawczych) – jak wygląda teraz i wcześniej
• Przeprowadziliśmy kilka rund urządzeń sterujących dla użytkowników i urządzeń dla administratorów

5. Import produkcyjny

• Nadszedł dzień, w którym kliknęliśmy przycisk, a migracja została uruchomiona
• Po naszej początkowej weryfikacji zmniejszyliśmy świadczenie dla wszystkich osób, które otrzymały oryginalne źródło wiedzy – do trybu tylko do uwierzytelnienia

Zobacz proces ładowania

6. Wewnętrzne wsparcie

• Wyznaczyliśmy kilka urządzeń i kanałów w Microsoft Teams, gdzie nasi użytkownicy mogli zadawać pytania dotyczące funkcjonowania bazy wiedzy 2.0
• Po wydobyciu w produkcji znaleziono kilka problemów. Dzięki przeszukiwanej bazie wiedzy była ciągle aktywna, udało nam się rozwiązać każdy problem w odpowiedni sposób

7. Wyłącz wyłączenie obsługi wiedzy

• Po około 6 źródłach zapytania o wsparcie wewnętrzne zaczynają słabnąć
• Wyłączyliśmy moduł obsługi wiedzy z naszej aplikacji Easy Redmine
• Naprawmy wykonanie kopii zapasowej przed wykonaniem wtyczki

Jak firma zaakceptowała decyzję

Wymagana jest każda zmiana w organizacji pewnego czasu na pełne przyjęcie. Początki są trudnesze, dlatego wciąż działają nasi użytkownicy korzystający z nowego systemu.

W Bazy Wiedzy 2.0 najbardziej oczywistą korzyścią jest to, że jeśli coś nie wiesz, Jak więc wyszukać (żarówka w pasku bocznym). Zobaczysz wyniki nie tylko w postaci tytułu artykułu (jak w oryginalnej Bazie Wiedzy), ale także w treści na pierwszy rzut oka => jest duża szansa, że ​​odpowiedź bez konieczności szukania gdzie indziej.

Kiedy szybko użytkownik i łatwo poszukiwaną wiedzę od innych, jest bardziej skłonny do podzielenia się swoim uznaniem z innymi, aby odwzajemnić przysługę i poczucie.

Jak przebiegała realizacja

kategoria

Zostań zaimportowane z oryginalnej Bazy Wiedzy, co jest świetne. Jednak struktura (kategorie i podkategorie) nie może zostać zaimportowana do funkcji. Pierwszą podstawową, którą zrobiliśmy, było przejrzenie kategorii, na które podzielone są strony.

Zaczęliśmy od 3 główne kategorie „wymiarów”:

• Odbiorcy - dla kogo strona jest najczęstsza - jakie są różne opcje, takie jak
• Sprzedaż
• Rozwój
• Marketing
• Wszyscy
• Wpisz dokument - jaki rodzaj wiedzy jest udostępniany. Każdy typ będzie miał swoje własne szablony, więc wszyscy będą korzystać ze standaryzacji. Najlepsza praktyka nakazuje, aby każda strona była tylko jeden typ dokumentu.
• Polityka
• Jak-do
• proces
• Notatki i nagrania szkoleniowe
• Temat - o czym jest strona. Ta struktura może być bardziej złożona, ponieważ w firmie jest wiele tematów. Dodawanie strony do kategorii Temat jest uzasadniony - nie jest wymagane, jeśli nie istnieje kategoria.
• Produkt
• Główne funkcje
• Zarządzanie zasobami
• Help Desk
• Tablica Agile
• Infrastruktura
• chmura
• serwer
• rozwiązanie hybrydowe
• Wewnętrzne IT
• Zespoły
• Outlook
• Sprzęt
• We wspólnym sprzęcie
• Indywidualny sprzęt

Każdy redaktor może oceniać nowe kategorie, oceniamy miesięcznych przeglądów, aby nie było zbyt wielu niejasnych kategorii jednorazowego użytku, sortowanie struktury, aby nie było stosowane chaotycznie.

Strony nawigacyjne

Ważne jest, aby zastosować dobrze porusza się po nowej aplikacji. Naturalnym częstotliwością nawigacji jest główne menu, które są wspomagane. Przydatną dodatkową jest strona główna, która witają czytelników, linkuje do artykułu o najlepszych praktykach dla Bazy Wiedzy 2.0 i linkuje do strony poświęconej działam w naszej firmie.

Klikając na np. Marketing, który zostanie wysłany do indeksu stron Marketingowych do przeglądania. Zawiera również dodatkowe informacje, które są istotne wyłącznie dla tego działu.

Rozważamy wykorzystanie stron nawigacyjnych dla innych kryteriów sortowania (takich jak informacje o produkcie lub ogólna polityka firmy).

Jeden krok naraz

Po zainstalowaniu kategorii i stron nawigacyjnych, użytkownicy mogą już z niej korzystać. Na początku może się wydawać trochę chaotyczne, dlatego mamy kilku wyznaczonych administratorów, którzy dbają o utrzymanie porządku.

Od kilku miesięcy korzystamy z Bazy wiedzy 2.0 i wciąż zaczynamy. Zdajemy sobie opinię, że jesteśmy dalecy od idealnego stanu prawidłowego systemu i standaryzowanego wiki, którego wszyscy użytkownicy (niezależnie od doświadczenia) podlegają na pamięć.

Uważamy, że stopniowe rozwijanie bazy wiedzy, organicznie, przez zaangażowanych użytkowników, którzy prowadzą do uzyskania akceptacji, niż bylibyśmy razem na przygotowaniu systemu, którego nasi użytkownicy mogliby się uczyć.

Nasza rekomendacja do przeglądania, jak korzystanie z niej pomaga i stopniowe wprowadzanie zaawansowanych układów organizacyjnych, takich jak szablony stron, zasady typografii itp. Każdy krok, który nawet komplikuje korzystanie z bazy wiedzy dla dobra organizacji, powinien być poprzedzony wyjaśnieniem, jak to ma wpływ na wszystkich użytkowników.

Podsumowanie

W Easy Software usprawniliśmy proces ładowania i regeneracji, teraz kolej na Ciebie. Dzięki wskazówkom i inspiracjom każda firma może włączyć nowy system wiedzy 2.0, który zapewnia jej wyjątkową potrzebę i zachowanie zgodności w ochronie.

Wypróbuj za darmo