Jest dostępny w wersji 2.0 w Harmony: oprogramowanie Easy Software.

Що таке База знань 2.0

Це ідеальний спосіб доступу до знань компанії, інтегрований w Easy Redmine, який надає набір інструментів дл я організації та масштабування документації, посібників, процесів, управління якістю та інших потреб для збереження знань в організації.

ізнатися більше

Як ми створили це

• Які були виклики: У Easy Software кількість внутрішніх знань для обміну стала занадто складною для попереднього рішення. Простий набір статей у категоріях вже не відповідав потребам.
• Що нам потрібно було: Ми шукали спеціалізовану програму, яка була б максимально пов'язана з Easy Redmine. Вона обов'язково повинна бути відкритим джерелом, оскільки ми підтримуємо це, a сам Easy Redmine є відкритим програмни м забезпеченням.
• Яке рішення ми обрали: BlueSpice ідеально підходить dla użytkownika. Jest to aplikacja, która jest dostępna dla użytkownika Easy Redmine.

Як відбулася міграція

У нас вже були наявні дані в нашій попередній базі знань. Ми хотіли перенести багато з них до нового рішення. Дивіться, які сім кроків ми зробили:

1. Очистити дані в оригінальній базі знань – почніть до міграції. Ми рекомендуємо сортувати всі статті за датою «останнього оновлення» та починати з найстаріших.

• Ви знайдете, що багато статей зверху можна просто видалити
• Інші ви поміщаєте в певну категорію під назвою «для перегляду» - ви оновите їх пізніше
• Деякі можна оновити негайно
• Решта можуть залишатися такими, які є

Ще два поради:

• Якщо більше людей будуть переглядати статті, можна якось позначити їх або встановити користувацьке поле - наприклад, «Переглянуто».
• Також перевірте назви статей. Якщо вони містять проблемні символи, вони можуть викликати проблеми під час міграції. Ось деякі поради на mediawiki.org o nasz artykuł i легальні символи назв.

ізнатися більше

2. Встановити базу знань 2.0 – технічна доставка функції. Moje rozwiązanie w Easy Cloud, które jest dostępne za darmo

3. Зробити деякі тестові міграції – ми не були впевнені у результаті, тому зробили тестову міграцію

• Ми перевіиили назви сорінок, форматуананаje вісту (заголовки, азаци, посиланя т зображатееїїїїїї
• Ми перевірили, скільки це займе часу (у нас було понад 900 статей для міграції)
• Ми внесли необхідні зміни вміст оригінальної бази знань на основі наших висновків з тестової міграції
• Mój «оновили» додаток бази знань 2.0 - видалили всі дані

4. Інформація для наших користувачів

• Ми повідомили їх про дату виробничої міграції = після цього часу основним джерелом знань є база знан ь 2.0. Після цього часу користувачі матимуть лише доступ для читання до оригінальних статей (тільки для посилання та порівняння), як вони виглядають зараз і раніше
• Ми провели кілька раундів навчання користувачів та підвищення кваліфікації адміністраторів

5. Виробничий імпорт

• Настала день, коли ми натиснули кнопку, і міграція була запущена
• Після нашої перевірки ми знизили дозволи для всіх ролей в оригінальній базі знань - в режимі тільки дл я читання

Дивіться процес міграції

6. Внутрішня підтримка

• Mój program jest podłączony do kanału w Microsoft Teams, dzięki czemu można uzyskać dostęp do kanałów w Microsoft Teams нування бази знань 2.0
• Деякі проблеми після міграції були виявлені в виробництві. Оскільки ми все ще мали оригінальну базу знань активною, ми зmogли вирішити кожну проблему відповідно

7. Вимкнути оригінальну базу знань

• Після близько 6 тижнів запитів на внутрішню підтримку зникли
• Moje вимкнули оригінальну базу знань з нашого додатку Easy Redmine
• Moje polecenie зробити резервну копію перед видаленням плагіна

Як компанія прийняла зміни

Кожна зміна в організації потребує певного часу для повного прийняття. Найважчі початки, тому ми повинні нагадувати нашим користувачам переваги нової системи.

У випадку Baza wiedzy 2.0 очевидним є те, що якщо ви щось не знаєте, спробуйте спочатку знайти (лампочка в бічній панелі). Ви побачите результати не тільки у вигляді назви статті (baza wiedzy як у вихідному), ale й у фактичному вмісті сторінок на перший погляд => є велика ймовірність, що ви отримаєте відповідь, не знаходячись десь ще.

Коли користувач швидко і просто знаходить потрібні знання від інших, він більш схильний ділитися своїmi знаннями з іншими, щоб повернути послугу та відчуття.

Як пройшла реалізація

Категорії

Вони були імпортовані з вихідного Baza wiedzy, więc дуже добре. Але структуру (kategoria та підкатегорії) технічно не можна було імпортувати. Першим, що ми зробили, було переглянути категорії, в які організовані сторінки.

Moje uwagi з 3 основних "вимірів" категорій:

• Аудиторія - для кого сторінка найбільш корисна - дозволяється кілька варіантів, таких як
• Obroty
• Rozwój
• marketing
• Wszystko
• Typ dokumentu - який вид знань ділиться. Згодом кожен тип матиме свій власний шаблон, тому вони будуть виглядати стандартизовано. Найкраща практика вимагає, щоб кожна сторінка мала лише один тип документу.
• Polityka
• Jak zrobić
• Proces
• Нотатки та записи тренінгів
• motyw - про що сторінка. Ця структура може бути більш глибокою, оскільки в компанії є багато тем. Додавання сторінки до категорії Temat є добровільним - не потрібно, якщо немає відповідної категорії.
• produkt
• Основні функції
• Управління ресурсами
• Довідкова служба
• Agile board
• infrastruktura
• Chmura
• Server
• Гібридне рішення
• Внутрішній IT
• Komandi
• Outlook
• Sprzęt
• Спільне обладнання
• Індивідуальне обаднання

Оскільки кожен редактор може створювати нові категорії, ми робимо щомісячні перегляди, щоб не створювалося занадто багато незрозумілих або одноразових категорій, сортування структури, щоб вона н е виходила з-під контролю.

Сторінки навігації

Дуже важливо, щоб користувачі добре орієнтувалися в новому додатку. Природним елементом для навігації є головне меню, яке частково можна налаштувати. Корисною додатковою опцією є домашня сторінка, яка вітає читачів, посилається на статтю про найкращі практики для Baza wiedzy 2.0 та посилається на сторінки, прис вячені відділам у нашій компанії.

Клацнуи, наunkturówentów, на маркетинг, користувач баunkcjeаавлений на індекс сорінок маркетинг пля п. Він також містить додаткову інформацію, яка є відповідною для цього відділу.

Ми розглядаємо можливість використання сторінок навігації для інших критеріїв сортування (наприклад, інформа ція про продукт або загальні політики компанії).

[image alt="Stop

Крок за кроком

Як тільки ви встановите свої категорії та сторінки навігації, користувачі вже зможуть працювати з ним. На початку це mov ь за тим, щоб дотримуватися певного порядку.

Ми використовуємо Knowledge Base 2.0 вже кілька місяців, і ми все ще тільки починаємо. Ми розуміємо, що ми далекі від ідеального стану досконало організованої та стандартизованої вікі, яку всі користув ачі (незалежно від досвіду) знають наизусть.

Ми віримо, що поступове зростання бази знань, органічно, за допомогою залучених користувачів, нарешті пр изведе до кращого прийняття, ніж якби ми витратили місяці на підготовку системи, яку наші користувачі мусили б в ивчати, щоб зрозуміти.

Нашою рекомендацією є уважно спостерігати, як користувачі використовують це, і зробити невеликі інкрементал ьні кроки до впровадження більш точних організаційних конфігурацій, таких як шаблони сторінок, правила типо графіки тощо. Кожен крок, який хоча б трохи ускладнює використання бази знань на благо вашої організації, повинен с упроводжуватися поясненням того, як це корисно для всіх зацікавлених сторін.

Wniosek

Moje oprogramowanie Easy Software jest dostępne w języku angielskim. Дотримуючись цих порад та беручи натхнення, будь-яка компанія може впровад