Korleis zaimplementował Kunnskapsbase 2.0 i Harmony: Historia Easy Software

Kva w Kunnskapsbase 2.0

Służy do doskonalenia narzędzi do obsługi bedrift si kunnskap, integracji Easy Redmine i dźwigni do tworzenia narzędzi do organizowania i skalowania dokumentów, podręczników, prosessar, kvalitetsstyring i andre behov do oppretthalde kunnskap innych do organizacji.

Les meir

Korleis vi skapte det

• Kva var utfordringa: Hos Easy Software vart mengda stażysta kunnskap som Skulle delast for kompleks for den tidlere løysinga. Berre ein vanleg samling av artiklar i kategoriar var ikkje lenger nok.
• Kva vi trengte: Vi var på jakt eter to specjalna aplikacja, która może pomóc w Easy Redmine. Jest to definitywna wersja open source, która umożliwia korzystanie z oprogramowania Easy Redmine w trybie open source.
• Kva løysing vi valde: BlueSpice passar perfekcyjnie do zdefiniowania. Umożliwia korzystanie z oprogramowania open source, tworzenie wikiverktøy za pomocą kompleksowego systemu nauczania i integrację z Easy Redmine.

Korleis migrasjonen fann stad

Vi hadde allereie eksisterande data vår tidlere kunnskapsbase. Vi ønska å overføre mykje av dette til den nye løysinga. Sjå dei sju stega vi har tatt:

1. Rydd opp i dataene i den opphavlege kunnskapsbasen – rozpocznij før migrasjonen. Vi anbefaler å sortere alle artiklar etter „sist oppdatert” dato og gå frå eldste til nyaste.

• Du vil oppdage and mange artiklar frå toppen kan enkelt slettast
• Andre kan du legge i ein spesifikk kategori kalla „for gjennomgang” – du vil oppdatere dei seinare
• Nokre kan oppdatrast umiddelbart
• Resten kan bli som dei er

Aby uzyskać wskazówki Fleire:

• Dersom fleire personar skal artykuł gjennomgå, kan det vere ein god idé å merke dei på ein eller annan måte eller setje eit tilpassa filc - dla eksempel „Gjennomgått”.
• Sjekk også titlane på artiklane. Dersom dei inneheld problematiske symbol, kan dei føre til problem under migrasjonen. Jej wskazówki są dostępne na mediawiki.org om tytuł poboczny og Miłość do tytułu.

Les meir

2. Instalator Kunnskapsbase 2.0 – teknisk wykorzystujący av funksjonen. Sidan vi bruker Easy Cloud, vart det gjort gniazdo automatyczne

3. Gjer nokre testmigreringar – vi var usikre på wynikatet, så vi gjorde ein testmigrering

• Vi sjekka sidetitlar, innhaldsformatering (overskrifter, avsnitt, lenker og bilete) og kategoriar
• Vi sjekka kor lang tid det ville ta (vi hadde ponad 900 artykułów do migracji)
• Vi gjorde nødvendige endringar i innhaldet i den opphavlege kunnskapsbasen basert på funna frå testmigreringa
• Vi „oppdaterte” Kunnskapsbase 2.0-applikasjonen – fjerna all data

4. Informacje na brukarane våre

• Vi informerte dei om produksjonsmigrasjonsdatoen = etter denne tida er hovudkunnskapskjelda Kunnskapsbase 2.0. Etter denne tida vil brukarane berre ha lesetilgang til dei opphavlege artiklane (berre for referanse og samanlikning) korleis dei ser ut no og før
• Vi holdt nokre rundar med brukaropplæring og opplæring dla administratora

5. Import produktów

• Dagen kom då vi Skulle trykke på knappen og migrasjonen vart køyrd
• Etter vår første sjekk, senka vi Tillatelsane for alle roller i den opphavlege kunnskapsbasen – til lesemodus

Sjå migrasjonsprosessen

6. Støtte stażysty

• Vitpeika nokre kollegaer og ein canal Microsoft Teams der brukarane våre Kunne Stille spørsmål om funksjonen til Kunnskapsbase 2.0
• Nokre problem etter migrasjonen vart oppdaga i produksjon. Sidan vi framleis hadde den opphavlege aktiv, kunne vi løysa kvart problem på rett måte

7. Deaktiver opphavleg kunnskapsbase

• Etter omtrent 6 veker avtok førespørslane om intern støtte
• Vi deaktiverte den opphavlege kunnskapsbasen frå vår Easy Redmine-aplikacja
• Vi anbefaler å ta ein sikkerheitskopiering før du avinstallerer Tillegget

Korleis selskapet aksepterte ein endring

Kvar endring i ein organisasjon tar tid å bli fullt akseptert. Starten er den vanskeligaste, derfor må vi halde brukarane våre oppdaterte om fordelane med det nye systemet.

I tilfellet med Kunnskapsbase 2.0 jest dostępny w om du ikkje veit noko, bør du prøve å søke først (glødelampe i sidepanelet). Du vil sjå wynikat ikkje berre i form av tittelen på artikkelen (som i den opphavlege Kunnskapsbasen), men også i innhaldet på sidene ved første blikk => det er stor sjanse for at du får svar utan å måtte gå andre stader.

Når brukaren enkelt og raskt finn ønska kunnskap frå andre, er dei meir tilbøyelege til å dele sin kunnskap med dei andre, for å gjengjelde tjenesta og følelsen.

Korleis implementeringa gjekk føre seg

Kategoria

Dei vart importerte frå den opphavlege Kunnskapsbasen, noko som er flott. Men strukturen (kategoriar og underkategoriar) kunne ikkje teknisk bli importert. Det første vi gjorde var å gjennomgå kategoriane, der sidene er organiserte.

Vi starta med 3 hovuddimensjonar dla kategorii:

• Målgruppe - for kven er sida mest nyttig - fleire alternativ ertilatne som
• Sal
• Rozwój
• Marknadsføring
• wszystko
• Dokumenttype - kva typ kunnskap blir delt. Etter kvart vil kvar type ha sin eigen mal, slik at dei ser standardiserte ut. Beste praksis seier i kvar side berre skal ha éin dokumenttype.
• Polityka
• Korleisa
• Prozy
• Opplæringsnotat i opptak
• Emne - kva handlar sida om. Denne strukturen kan gå djupare, sidan det er mange tema i selskapet. Å legge til side i ein emnekategori er frivillig - ikkje påkrevd, om det ikkje finst ein passande kategori.
• Produkt
• Kjernefunksjonar
• Ressurstyring
• Hjelpeskrivebord
• Zwinny tavle
• infrastruktura
• Skya
• słynny
• Hybrydowe
• Informatyk stażysta
• Zespół zarządzający
• Outlook
• maskowanie
• Felles maskinvare
• Indywidualna maska ​​​​indywidualna

Sidan kvar redaktør kan opprette nye kategoriar, gjer vi månadlege revisjonar for å unngå at det blir oppretta for mange uklare ein-gongs-kategoriar, ein slags rydding i strukturen for at det ikkje skal bli kaos.

Navigasjonssider

Det er viktig at brukarane kan navigere den nye applikasjonen godt. Ein naturlig del av navigasjonen er hovudmenyen, som delvis kan tilpassast. Eit nyttig Tillegg er heimesida, som ønskar lesarane velkommen, lenker til artikkelen om beste praksis for Kunnskapsbase 2.0 i lenker til sider dedikert til avdelingar i selskapet vårt.

Ved å klikke på f.eks. Marknadsføring blir brukaren sendt til indeksen for marknadsføringssider for å bla gjennom. Den inneholder også Tilleggsinformasjon som er odpowiednie berre dla den avdelinga.

Vi vurderer å bruke navigasjonssider for andre sorteringskriterium (som produktinformasjon eller generelle selskapsretningslinjer).

Eitt steg om gongen

Når du har sett opp kategoriane dine og navigasjonssidene dine, kan brukarane allereie jobbe i det. Det kan verke litt rotete zaczynam, derfor har vi nokre utpeika administrator som passar på at det er litt orden.

Vi har brukt Kunnskapsbasen 2.0 i nokre månader no, og vi er berre i startfasen. Vi er klar over at vi er langt frå ein ideell tilstand med ein perfekt organisert og standisert wiki som alle brukarar (uavhengig av erfaring) kan utenat.

Vi trur at det er betre å gradvis bygge opp kunnskapsbasen, organisk, gjennom engasjerte brukarar, enn å bruke månader på å førebu eit system som brukarane våre måtte studere hardt for å forstå.

Vår anbefaling er å nøye obserwator korleis brukarane bruker det og ta små steg mot å implementere meir presise organisatoriske konfigurasjonar, som sidemalar, typografiregler, osv. Kvar steg som til og med litt kompliserer bruken av kunnskapsbasen til det beste for organisasjonen din, bør følgast opp med ei forklaring på korleis det wszystkie zaangażowane.

wniosek

Vi hos Easy Software jest ferdige med migrerings- i implementeringsprosessen, og noer det din tur. Ved å følgje desse tipa i hente inspirasjon kan alle selskap implementere ein ny Kunnskapsbase 2.0 som møter dei unike behova deira og bevarer kunnskapen deira.

Prøv det gratis