Jak wdrożyć Knowledge Base 2.0 v Harmony: Příběh společnosti Easy Software.

Co je Baza wiedzy 2.0

Jedná se owykonalý způsob, jak získat přístup k znalostem společnosti, integrovaný do Easy Redmine, který poskytuje výkonný nástrojový soubor pro organizaci a škálování dokumentace, manuálů, procesů, řízení kvality a dalších potřeb pro udržování znalostí v organizaci.

Czytaj więcej

Jak jsme ho vytvořili

• Jaký byl problem: V Easy Software se množství internich znalostí k sdílení stalo příliš složitým pro předchozí řešení. Pouhá sada článků v kategoriích už Nestačila.
• Co jsme potřebovali: Hledali jsme specializovanou aplikaci, co nejvíce propojenou s Easy Redmine. Pobierz musí být open-source, protože ji podporujeme a samotne Easy Redmine je open source software.
• Které řešení jsme zvolili: BlueSpice perfektně odpovídá definici. Jedná se lub open-source řešení, specializovaný wiki nástroj, s komplexní přizpůsobivostí i integrací s Easy Redmine.

Jak probíhala migrace

Měli jsme již presentující data v naší předchozí znalostní bázi. Chtěli jsme převést mnoho z nich do nového řešení. Podívejte se, jakých sedm kroků jsme podnikli:

1. Upravte data v původní znalostní bázi – začněte před migrací. Doporučujeme třídit všechny články podle data „poslední Updateace“ a postupovat od nejstarších.

• Zjistíte, že mnoho článků z vrchu lze jednoduše smazat
• Jiné umístíte do specifické kategorie nazvané „k přezkoumání“ – Aktualizujete je později
• Některé lze okamžitě Updateovat
• Zbytek může zůstat tak, jak je

Dwa dalsze typy:

• Pokud bude více lidí přezkoumávat články, může být dobrý nápad je nějak označit nebo nastavit vlastní pole – například „Přezkoumáno”.
• Zkontrolujte také názvy článků. Pokud obsahují problematické symboly, mohou způsobit problémy během migrace. Zde jsou některé tipy na mediawiki.org Jeżeli chodzi o nazvů stránek a legálních znaků v názvech.

Czytaj więcej

2. Zainstaluj znalostní bázi 2.0 – technické dodání funkce. Protože běžíme na Easy Cloud, było toprovedeno téměř automaticky

3. Proveďte několik testovacích migrací – nebyli jsme si jisti výsledkem, tak jsmeprovedli testovací migraci

• Zkontrolovali jsme názvy stránek, formátování obsahu (nadpisy, odstavce, odkazy a obrázky) a kategorie
• Zkontrolovali jsme, jak dlouho to bude trvat (měli jsme více než 900 článků k migraci)
• Na základě našich zjištění z testovací migrace jsmeprovedli potřebné změny v obsahu původní znalostní báze
• „Obnovili” jsme aplikaci znalostní baze 2.0 – odstranili všechna data

4. Informace pro naše uživatele

• Informovali jsme je o datu produkční migrace = po této době je primárním zdrojem znalostní báze 2.0. Po této době budou mít uživatelé pouze čtení přístup k původním článkům (jen pro referenci a srovnání), jak vypadají nyní a dříve
• Uspořádali jsme několik kol uživatelského školení a zlepšení správy

5. Import produktów

• Přišel den, kdy jsme kliknij na tlačítko a migrace byla spuštěna
• Po naší počáteční kontrole jsme snížili oprávnění pro všechny role v původní znalostní bázi – do režimu pouze pro čtení

Podívejte se na proces migracji

6. Interní podpora

• Určili jsme několik kolegů a kanál w Microsoft Teams, kde si naši uživatelé mohou položit jakékoliv otázky ohledně fungování znalostní báze 2.0
• V produkci byly nalezeny některé problémy po migraci. Protože jsme stále měli původní aktivní, by jsme schopni každý problemlém řešit odpovídajícím způsobem

7. Zakázat původní znalostní bázi

• Po asi 6 týdnech se požadavky na interní podporu postupně snížily
• Zakázali jsme původní znalostní baz z naszej aplikacji Easy Redmine
• Doporučujeme vytvořit zálohu před odinstalováním pluginu

Jak společnost přijala změnu

Každá změna v organizaci vyžaduje nějaký čas na plné přijetí. Začátky jsou nejtěžší, proto musíme uživatele neustále připomínat výhody nového systému.

V případě Baza wiedzy 2.0 je zřejmé, že pokud něco nevíte, zkuste nejprve vyhledat (žárovka v postranním panelu). Uvidíte výsledky nejen ve formě názvu článku (jako v původním Knowledge Base), ale také v samotném obsahu stránek na první pohled => istnieje dobrá šance, že dostanete odpověď bez toho, abyste museli jít jinam.

Když uživatel jednoduše a rychle najde požadované znalosti od ostatních, je více ochoten sdílet své znalosti s těmi ostatními, aby se odvděčil a měl dobry pocit.

Jak probíhalo implementace

kategoria

Cześć importovány z původního Baza wiedzy, což je skvělé. Struktura (kategorie a podkategorie) však nemohla být technicky importována. První věcí, kterou jsme udělali, było přezkoumání kategorií, do kterých jsou stránky organizovány.

Začali jsme s 3 hlavními „rozměry” kategorií:

• Grupa docelowa - pro koho je stránka nejvíce užitečná - jsou povoleny různé možnosti, jako je
• Zniżka
• Rozwój
• Marketing
• Wszystko
• Wpisz dokument - jaký druh znalostí se sdílí. Nakonec bude mit každý typ svou vlastní šablonu, takže budou vypadat standardizovaně. Nejlepší praxe stanovuje, že každá stránka by měla mít pouze jeden typ dokumentu.
• polityka
• Jak to zrobić
• proces
• Školicí poznámky i nahrávky
• motyw - o čem stránka je. Tato struktura může jít hlouběji, protože v společnosti je mnoho témat. Přidání stránky do kategorii tématu je dobrovolné - není nutné, pokud neexistuje vhodná kategorie.
• Produkt
• Podstawowe funkcje
• Správa zdroju
• Help Desk
• Agilní deska
• Infrastruktura
• Chmura
• serwer
• Hybridní řešení
• Stażysta IT
• tymmy
• Outlook
• sprzęt komputerowy
• Sdílený HW
• Indywidualne HW

Jelikož každý redaktor může vytvářet nové kategorie, provádíme měsíční rewizja, aby nebylo vytvořeno příliš mnoho nejasných kategorií jednorázového použití, jakýsi úklid struktur, aby nevznikl chaos.

Stránky nawigacja

Je kritické, aby uživatelé se w nowej aplikacji dobre orientalne. Přirozenou položkou pro navigaci je menu hlavní, které je částečně přizpůsobitelné. Užitečnou další možností je Domovská stránka, která vítá čtenáře, odkazuje na článek lub nejlepších postupech pro Knowledge Base 2.0 i odkazuje na stránky věnované oddělením v naší společnosti.

Kliknutím například na Marketing bude uživatel přesměrován na index stránek Marketingu k prohlížení. Obsahuje také další informace, které jsou istotnení pouze pro toto oddělení.

Zvažujeme použití stránek navigace pro další kritéria třídění (například informace o produkcie nebo obecné firemní politiky).

Jeden krok po druhém

Jakmile nastavíte své kategorie a navigační stránky, uživatelé již mohou v ní pracovat. Na začátku do může působit trochu chaoticky, proto máme několik určených správců, kteří dohlížejí na udržování pořádku.

Moja používáme Baza wiedzy 2.0 již několik měsíců a stále teprve začínáme. Uvědomujeme si, že jsme daleko od ideálního stavu dokonale organizované a standardizované wiki, kterou všichni uživatelé (bez ohledu na zkušenosti) znanají nazpaměť.

Věříme, že postupné rozšiřování znalostní báze, Organicky, prostřednictvím zapojení vašich uživatelů, nakonec povede k lepšímu přijetí, než kdybychom strávili měsíce přípravou systému, který by naši uživatelé museli pečlivě studovat, aby ho pochopili.

Naší doporučení je pečlivě pozorovat, jak uživatelé již systém používají a postupně implementovat přesné organizační konfigurace, jako jsou šablony stránek, pravidla typografie atd. Každý krok, který alespoň trochu komplikuje používání znalostní báze pro větší dobro vaší organizace, by měl být doprovázen vysvětlením, jak to prospívá všem zúčastněným.

záver

My v Easy Software jsme dokončili proces migracji a implementace a nyní je na řadě vaše firma. Následováním těchto tipů a inspirací může každá společnost implementovat novou znalostní bázi 2.0, která splňuje její jedinečné potřeby a udržuje její know-how v bezpečí.

Vyzkoušejte do zdarma