Sådan wdrożył Bazę wiedzy 2.0 i Harmony: Historie om Easy Software

Hvad er Baza wiedzy 2.0

Służy do doskonałego tworzenia plików dla virksomheds viden, integracji Easy Redmine i dźwigni i kraftfuldt værktøjssæt dla organisere i skalere dokumentation, manualer, Processer, kvalitetsstyring i andre behov for at opretholde viden inden dla całej organizacji.

Czytaj więcej

Sådan skabte vi det

• Hvad var udfordringen: Hos Easy Software jest przeznaczony dla stażystów, der Skulle Deles, for Complex for den tidligere løsning. Bare en almindelig samling af artikler i kategorier var ikke længere nok.
• Hvad vi havde brug dla: Viledte po specjalistycznej aplikacji, która może zostać wykorzystana do Easy Redmine w dowolnym miejscu. Dzięki czaszce można korzystać z oprogramowania typu open source, fordi vi støtter det i Easy Redmine selv z oprogramowaniem typu open source.
• Hvilken løsning vi valgte: BlueSpice przechodzi doskonale do definicji. Jest to narzędzie open-source-løsning i specjalistyczne wiki-værktøj, z kompleksem tilpasningsevne i integracją z Easy Redmine.

Sådan foregik migracjien

Vi havde allerede existerende data in vores tidligere vidensdatabase. Vi ønskede at overføre meget af det til den nye løsning. Se hvilke syv trin vi har taget:

1. Dane Rens w bazie danych oprindelige videns - rozpocznij migrację. Vi anbefaler and sortere alle artikler efter „senest opdateret” dato i gå fra ældste til nyeste.

• Du vil opdage, i wiele artykułów z toppen kan slettes
• Andre placerer du i en specifik kategori kaldet "til gennemgang" - du opdaterer dem senere
• Nogle kan opdateres med det samme
• Resten kan forblive som de er

Aby uzyskać wskazówki:

• Hvis flere personer skal gennemgå artiklerne, kan det være en god idé at mærke dem eller angive et brugerdefineret Felt - f.eks. „Gennemgået”.
• Tjek også titlerne på artiklerne. Hvis deholder problematiske symboler, kan de forårsage problemer under migracjien. Jej wskazówki znajdują się na mediawiki.org om tytuł poboczny og piękny tytuł.

Czytaj więcej

2. Instalator Vidensdatabase 2.0 - technika wykorzystująca funkcje. Da vi kører på Easy Cloud, Blev det gjort næsten automisk

3. Udfør nogle testmigrationer - vi var ikke sikre på wynikatet, så vi lavede en testmigration

• Vi tjekkede sidetitler, indholdsformatering (overskrifter, afsnit, linki i billedery) i kategorie
• Vi tjekkede, hvor lang tid det ville tage (vi havde ponad 900 artykułów, der Skulle Migreres)
• Vi foretog nødvendige ændringer i indholdet af den oprindelige vidensdatabase baseret på voresresultater fra testmigrationen
• Vi "opdaterede" Vidensdatabase 2.0-applikationen - przeglądaj wszystkie dane

4. Informacje do vores brugere

• Vi informerede dem om produktymigrationsdatoen = efter dette tidspunkt er primærvidenskilden Vidensdatabase 2.0. Efter dette tidspunkt vil brugerne kun have skrivebeskyttet adgang til de oprindelige artikler (kun til reference og sammenligning) for at se, hvordan de ser ud nu og før
• Vi afholdt nogle runder af brugertræning i admin-færdighedsopdateringer

5. Import produktów

• Dagen kom, hvor vi Skulle kliknij på knappen i migracja Blev Kørt
• Efter vores første kontrol sænkede vi tiladelserne for alle roller i den oprindelige vidensdatabase - til skrivebeskyttet tilstand

Zobacz proces migracji

6. Wsparcie stażystów

• Możesz korzystać z kolleger i kanałów w Microsoft Teams, a następnie korzystać z funkcji nadal używanych w Vidensdatabase 2.0
• Problemy występują po migracji przez fundusze i produkty. Da vi stadig havde den oprindelige aktiv, kunne vi løse hvert problem derefter

7. Deaktiver oryginalnej bazy danych videns

• Po około 6 uger aftog supportanmodningerne
• Vi deaktiverede den oprindelige vidensdatabase fra vores Easy Redmine-aplikacja
• Vi anbefaler and lave en sikkerhedskopi, inden du afinstallerer pluginet

Sådan akceptowane virksomheden en ændring

Enhver ændring i en tager tid organizacji i blive fuldt Accepteret. Begyndelserne er de sværeste, derfor skal vi blive ved med at minde vores brugere om fordelene ved det nye system.

I Tilfældet z Knowledge Base 2.0 jest dostępny, i hvis du ikke ved noget, skal du prøve i søge først (pære i sidepanelet). Du vil se wynikater ikke kun i form af artikelens titel (som i den oprindelige Knowledge Base), men også i selve indholdet af siderne ved første øjekast => der er en god szansa for, at du får et svar uden at Skulle gå andre steder kura.

Når brugeren hurtigt og nemt finder den ønskede viden fra andre, er de mere tilbøjelige til at dele deres viden med de andre, for at gengælde tjenesten og følelsen.

Sådan forløb implementeringen

Kategorie

De blev importeret fra den oprindelige Knowledge Base, hvilket er fantastisk. Men strukturen (kategorier i underkategorier) kunne ikke teknisk importeres. Det første, vi gjorde, var at gennemgå kategorierne, som siderne er organiseret i.

Zacznij od 3 hoveddimensioner w kategoriach:

• Publiczność - hvem er siden mest nyttig for - flere muligheder er tiladt som
• salg
• Rozwój
• Marketing
• wszystko
• Typ dokumentu - hvilken type viden der deles. På sigt vil hver type mają sin egen skabelon, så de alle ser ensartede ud. Bedste praksis dikterer, po stronie kun skal mają én dokumenttype.
• Polityka
• Sådan gør du
• proces
• Træningsnoter i optagelser
• Emne - hvad handler siden om. Denne struktur kan gå dybere, da der er mange emner i virksomheden. Tilføjelse af en side til en emnekategori er frivillig - ikke påkrævet, hvis der ikke findes en passende kategori.
• Produkt
• Kernefunktioner
• Stymulowanie zasobów
• Hjælpeskranke
• Zwinny tavle
• infrastruktura
• Chmura
• serwer
• Utrata hybrydy
• Informatyk stażysta
• Zespoły
• Outlook
• sprzęt komputerowy
• Delt HW
• Indywidualny HW

Da enhver redaktør kan oprette nye kategorier, foretager vi månedlige rewizja dla at undgå, at der oprettes for mange uklarer til enkeltbrug, en slags oprydning i strukturen, så den ikke bliver uoverskuelig.

Nawigator

Det er vigtigt, at brugerne kan navigere godt i den nye aplikacji. Ten naturalny element nawigacji jest wyświetlany w menu, a niektóre z nich mogą być wyświetlane. En nyttig ekstra mulighed er hjemmesiden, który może być używany do szybkiego wyszukiwania, linker do artykułów lub najlepszych praktyk dla Knowledge Base 2.0 i linker do sider dedikeret dla afdelinger do vores virksomhed.

Ved i klikke f.eks. på Marketing bliver brugeren dirigeret til indekset over Marketing-sider for at gennemse dem. Det indeholder også yderligere Information, der kun er istotne dla den afdeling.

Vi overvejer and bruge nawigacjisider til andre sorteringskriterier (såsom produktinformation eller generelle virksomhedspolitikker).

Et skridt ad gangen

Når du har indstillet dine kategorier og dine nawigacjisider, kan brugerne allerede arbejde i det. Det kan virke lidt rodet i starten, hvilket er grunden til, at vi har nogle udpegede administrator, der sørger for, at der er orden.

Vi har brugt Knowledge Base 2.0 i par måneder nu, og vier stadig kun lige begyndt. Vi er klar over, at vier langt fra en ideel tilstand af en perfekt organiseret og standardiseret wiki, som alle brugere (uanset erfaring) kender udenad.

Vi tror på, deter bedre at vokse Knowledge Base gradvist, organisk, gennem dine angażrede brugere, end at bruge måneder på at forberede et system, som vores brugere Skulle studere hårdt for at forstå.

Możesz je obserwować, hvordan brugerne bruger det, lub używać små trin mod i wdrażać tylko praktyczną konfigurację organizacyjną w przypadku side-skabeloner, typografiregler osv. Hver eneste trin, der selv let komplicerer brugen af ​​Knowledge Base dla organizacji din, bør ledsages af en forklaring på, hvordan det gavner alle zaangażowane.

Wniosek

Vi hos Easy Software har afsluttet migracji- i implementeringsprocessen, og nuer det din tur. Dostępne są także te wskazówki i instrukcje, które można zaimplementować w bazie wiedzy Knowledge Base 2.0, a które mogą być używane przez użytkowników i posiadaczy plików wideo.

Prøv det gratis