Zaimplementuj Kunskapsbas 2.0 i Harmony: Historie om Easy Software

Vadär Baza wiedzy 2.0

Det är det perfekta sättet att få tillgång till ett foretags kunskap, integrerat i Easy Redmine och ger en kraftfull verktygssats for att organizersera och skala dokumentation, manualer, processer, kvalitetsstyrning och andra behov for att upprätthålla kunskap inom en Organization.

Czytaj więcej

Hur vi skapade det

• Vad var utmaningen: På Easy Software blev mängden intern kunskap att dela för komplex för den tidigare lösningen. Bara en vanlig uppsättning artiklar i kategorieräckte inte längre.
• Vad vi behövde: Możesz skorzystać z tej specjalistycznej aplikacji, która jest dostępna aż do łatwego Redmine. Den måste definitivt vara öppen källkod eftersom vi stöder det och Easy Redmine självt är öppen källkod.
• Vilken lösning vi valde: BlueSpice passar definicja perfekt. Det är en öppen källkodslösning, ett specialiserat wikiverktyg, z kompleksową anpassningsbarhet i integracją z Easy Redmine.

Hur migreringen ägde rum

Vi hade redan befintliga data i vår tidigare kunskapsdatabas. Vi ville överföra mycket av det do den nya lösningen. Se vilka sju steg vi har tagit:

1. Rensa upp data i den ursprungliga kunskapsdatabasen – börja innan migreringen. Vi rekommenderar att sortera alla artiklar efter „senast uppdaterad” datum och gå från äldst till nyast.

• Du kommer att märka att många artiklar från toppen kan helt enkelt raderas
• Andra kan du placera i en specifik kategori som kallas „för granskning” – du kommer att uppdatera dem senare
• Vissa kan uppdateras omedelbart
• Resten kan vara oföränrade

Wskazówki dotyczące telewizora:

• Om fler personer ska grańska artiklarna, kan det vara en bra idé att på något sätt märka dem eller ange ett anpassat fält – do exempel „Granskad”.
• Kontrollera också titlarna på artiklarna. Om de innehåller problematiska symboler kan de orsaka problem under migreringen. Znajdź wskazówki na mediawiki.org om siódemka i Tytuł prawny Znaki.

Czytaj więcej

2. Instalator Kunskapsdatabas 2.0 – teknisk lewarans av funktionen. Eftersom vi kör på Easy Cloud, gjordes det nästan automatiskt

3. Gör några testmigreringar – vi var osäkra på wynikatet, så vi gjorde en testmigrering

• Vi kontrollerade sidtitlar, innehållsformatering (rubriker, stycken, länkar och bilder) och kategorie
• Vi kontrollerade hur lång tid det Skulle ta (vi hade över 900 artykułów att migrera)
• Vi gjorde nödvändiga ändringar i innehållet i den ursprungliga kunskapsdatabasen baserat på våra wynik z från testmigreringen
• Vi „uppdaterade” Kunskapsdatabas 2.0-applikationen – tog bort all data

4. Informacje do våra användare

• Vi informerade dem om produktyionsmigreringens datum = efter denna tidpunkt är primär kunskapskälla Kunskapsdatabas 2.0. Efter denna tidpunkt kommer användare endast ha läsåtkomst Until de ursprungliga artiklarna (bara för referens och jämförelse) hur de ser ut nu och tidigare
• Vi höll några omgångar av användarutbildning och administratoratörsutbildning

5. Import produktów

• Dagen kom när vi Skulle klicka på knappen och migreringen kördes
• Efter vår Individuala kontroll sänkte vi behörigheterna för alla roller i den ursprungliga kunskapsdatabasen – do läsläge

Zobacz proces migracji

6. Wsparcie stażystów

• Vi utsåg några kollegor och en kanal w Microsoft Teams där våra användare kunde ställa frågor om funktionen w Kunskapsdatabas 2.0
• Några problem efter migreringen har upptäckts i produktionen. Eftersom vi fortfarande hade den ursprungliga aktiva, kunde vi lösa varje problem på rätt sätt

7. Inaktivera den ursprungliga kunskapsdatabasen

• Po około 6 veckor avtog supportförfrågningarna
• Vi inaktiverade den ursprungliga kunskapsdatabasen från vår Easy Redmine-aplikacja
• Vi rekommenderar att göra en säkerhetskopia innan du avinstallerar dollägget

Hur företaget Accepterade en förändring

Varje förändring i en Organization tar tid att bli fullständigt accepterad. Början är svårast, vilket är varför vi måste fortsätta påminna våra användare om fördelarna med det nya systemet.

I fallet med Knowledge Base 2.0 är det uppenbara att om du inte vet något, forsök att först söka (glödlampa i sidofältet). Du kommer att se resultat inte bara i form av artikelns titel (som i den ursprungliga Knowledge Base), utan också i själva innehållet på sidorna vid första anblicken => det finns en god chans att du får ett svar utan att behöva gå någon annanstans.

När användaren enkelt och snabbt hittar önskad kunskap från andra är de mer benägna att dela sin kunskap med de andra, som en återgäldning och känsla.

Hur implementeringen fortskred

Kategorie

De importerades från den ursprungliga Knowledge Base, viket är bra. Men strukturen (kategorier och underkategorier) kunde inte tekniskt importeras. Det första vi gjorde var att granska kategoriarna, i vilka sidorna är organiserade.

Vi började med 3 huvudsakliga "dimensioner" av kategorie:

• Publik - för vem sidan är mest användbar - flera alternativ är Untilåtna som
• Sprzedaż
• Rozwój
• Marketing
• Alla
• Dokumenttyp - vilken typ av kunskap som delas. Till dziwka kommer varje typ att ha sin egen mall, så att de alla ser standardiserade ut. Bästa praxis säger att varje sida bara ska ha en dokumenttyp.
• Zasady
• Hur człowiek góra
• Procesor
• Träningsanteckningar i inspelningar
• Ęmne - vad sidan handlar om. Denna struktur kan gå djupare, eftersom det finns många ämnen i företaget. Att lägga till en sida i en ämneskategori är frivilligt - inte nödvändigt om det inte finns någon lämplig kategori.
• Produkt
• Funkcjonalność
• Zmartwychwstanie
• Hjälpdesk
• Zwinna tavla
• infrastruktura
• Mol
• serwer
• Połączenie hybrydowe
• Informatyk stażysta
• Zespół zarządzający
• Outlook
• Hardvara
• Delad hardvara
• Individuell hardvara

Eftersom varje redaktör kan skapa nya kategorier gör vi månatliga översyner så att det inte skapas för många otydliga eller engångsanvändar kategorie, en slags strukturtidning så att det inte blir kaotiskt.

Navigeringssidor

Det är kritiskt att användarna kan navigera den nya applikationen väl. En naturlig del för navigering är huvudmenyn, som delvis kan anpassas. Ett användbart tillägg är beginidan, som välkomnar läsarna, länkar till artikeln om bästa praxis for Knowledge Base 2.0 i länkar till sidor som är dedikerade till avdelningar i vårt företag.

Genom att kliknij på t.ex. Marknadsföring kommer användaren att dirigeras till indexet för marknadsföringssidor för att bläddra igenom. Det innehåller också ytterligare informacje som är istotne endast för den avdelningen.

Vi överväger att använda navigeringssidor för andra sorteringskriterier (som produktinformation eller allmänna företagspolicys).

Ett steg i cel

När du har ställt in dina kategoriar och dina navigeringssidor kan användarna redan arbeta i det. Det kan verka lite rörigt från början, vilket är varför vi har några utvalda administratörer som ser till att det finns ordning.

Zapoznaj się z Bazą wiedzy 2.0, która jest dostępna dla wielu użytkowników, a także dla fortfarande bara i början. Vi inser att vi är långt ifrån en idealiskt organiserad och standardiserad wiki som alla användare (oavsett erfarenhet) kan utantill.

Vi tror att det är bättre att gradvis växa kunskapsbasen, organiskt, genom zaangażowanie användare, än att spender månader på att förbereda ett system som våra användare skulle behöva studera hårt för att förstå.

Vår rekommendation är att noga obserwatorra hur användarna använder det och ta små steg mot att implementera mer precisa organisatoriska konfigurationer, som sidmallar, typografiregler itp. s av en förklaring om hur det gynnar alla berörda.

Wniosek

Vi på Easy Software har avslutat migracjis- och implementeringsprocessen och nu är det din tur. Genom att följa dessa tips ovan och t inspiration kan viket foretag som helst implementera en ny Knowledge Base 2.0 som uppfyller deras unika behov och håller deras kunskap säker.

Prova det gratis