Standaryzacja pracy zarządzania projektami – Ayesa Advanced Technologies

Opis projektu

Ayesa chce zarządzać projektami jako pakietami roboczymi, a każdy z pakietów roboczych ma powiązane wymagania i elementy dostarczane.

Oczekiwanie

• Standaryzacja zarządzania projektami pracować tylko z jednym narzędziem
• Szczegóły techniczne: kontrola i zarządzanie produktami, pozycjami umowy, zadaniami, kosztami, spędzonym czasem w jednym narzędziu
• Zarządzanie wydajnością: poprawić elastyczność zasobów
• Hierarchia zasobów pod kontrolą poprzez zarządzanie rolami
• Poprawić produktywność i marża kosztowa
• Standaryzacja procedur

wymagania

• Narzędzie musi umożliwiać różne typy projektów i zadań
• Integracja z innym oprogramowaniem firmowym (SAP, BPC)
• Zarządzanie zasobami i umiejętnościami
• Praca wykonywana przez każdego pracownika (w tym rodzaj pracy i kategoria)
• Dokumentacja kontraktowa projektu i relacji z pracą i pracownikami
• Raportowanie prac wykonanych, oczekujących i w toku
• Raportowanie prac wykonanych w terminie
• Zarządzanie wydajnością
• Szacowany, wykorzystany i zafakturowany czas

Rozwiązanie

Przygotowanie

Przed wdrożeniem odbyła się faza pilotażowa, w której zdefiniowano podstawowe wymagania, które zostały włączone do środowiska Easy Redmine, a następnie przedstawione kierownictwu firmy. Po akceptacji nastąpiła szczegółowa implementacja, w której aktywnie uczestniczyli kluczowi użytkownicy aplikacji z działu biura projektu. W 11 roku zrealizowano pilotaż z 2019 projektami.

Ustawienia

W pierwszym kroku zdefiniowano szczegółową strukturę projektów wraz ze wszystkimi typami użytkowników oraz parametrami stron osobistych użytkowników. Stworzone zostały szablony projektów, dzięki czemu możliwe jest tworzyć projekty o ustandaryzowanych parametrach.

Rozwiązanie serwerowe / rozwiązanie w chmurze

Rozwiązanie w chmurze zostało wybrane przez AYESA. Ustawiliśmy środowisko systemowe na tymczasowej chmurze, a następnie przeprowadziliśmy migrację do ostatecznego środowiska chmurowego. W celu obsługi większej liczby użytkowników i intensywnego korzystania z narzędzia, firma AYESA przeniosła się z: chmura publiczna do chmura prywatna.

Trening

Przeszkoliliśmy kluczowych użytkowników i administratorów podczas wdrożenia oraz pozostałych użytkowników aplikacji dodatkowo w kompleksowe bloki tematyczne.

Testowanie

Klient korzysta ze środowiska testowego z rzeczywistymi danymi, co pozwala na przetestowanie nowych wymagań i funkcji przed wdrożeniem na środowisko produkcyjne. Pilotaż 11 projektów był bardzo ważny, aby zakończyć testowanie i kontynuować wdrożenie.

Ocena

Cele i korzyści

• Implikowana implementacja Easy Redmine:
• Wsparcie metodologii zadań AYESA
• Wspólna i korporacyjna baza danych technicznych
• Standaryzacja narzędzi do zarządzania projektami
• Szczegółowy monitoring obciążenia: planowanie, rezultaty i wymagane prace
• Kontrola działań pracowników (wykonana praca, dedykacje…)

Najczęściej używane funkcje

1. Projekt Gantt: cały zespół używa Gantta, aby zobaczyć plan i zaktualizować zadania.
2. Czas spędzony: Tutaj możemy kontrolować czas spędzony przez zespół i grupy.
3. Zarządzanie zasobami: Aby kontrolować obciążenie członków zespołu.

Jak widzi klient

„ERM daje nam dodatkową widoczność obciążenia pracą i wydajności według działów i obszarów, których nigdy wcześniej nie mieliśmy”.

Carmen Clavijo de la Corte
Kierownik produkcji
Kontrola powietrza Ayesa

„ERM to idealne narzędzie do dobrze zorganizowanego projektu, dzięki któremu każdy członek zespołu wie, że ma do zrobienia przez cały czas, a Kierownik Projektu kontroluje harmonogram”.

Alfonso Moresco Julia
Project Manager
Zaawansowana technologia Ayesa.